dcLINKSalesOrderMaintenance

An option that specifies the type of processing for an event.

A code that indicates the activity you want to perform. Valid codes are:    A Add new record    C Change existing record    D Delete existing 
record    I Inquire on existing record    .       End of program or function    space Clear the form  If you enter a code that is not active, the system 
highlights the code and no action occurs. NOTE: Depending on how your company has set up action code security, you might not be authorized 
to use all action codes.

The date that specifies the last update to the file record.

The time that specifies when the program executed the last update to this record.

The code that identifies a user profile.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

The job number (work station ID) which executed the particular job.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

A user-defined set of specifications that control how applications and reports run. You use versions to group and save a set of user-defined 
processing option values and data selection and sequencing options. Interactive versions are associated with applications (usually as a 
menu selection). Batch versions are associated with batch jobs or reports. To run a batch process, you must choose a version.

An option that specifies the type of processing for an event.

This error code indicates if any errors occurred during the creation of the Trip Document Detail (F4914) records by the Delivery Document 
Set Server program (XT4914).

A 4-digit number assigned to all errors. When this number is used in the error message facility (F7 from any form), you may enter a specific 
error message number and press F13 to automatically exit to the revisions program referenced within the text of the error message. This 
function applies only to error messages that refer to items such as user defined codes.

Number of Days in Future to Query for Responses Due. 

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

A number that identifies an original document. This document can be a voucher, a sales order, an invoice, unapplied cash, a journal entry, 
and so on.

A user defined code (00/DT) that identifies the type of document. This code also indicates the origin of the transaction. J.D. Edwards has 
reserved document type codes for vouchers, invoices, receipts, and time sheets, which create automatic offset entries during the post 
program. (These entries are not self-balancing when you originally enter them.) The following document types are defined by J.D. Edwards and 
should not be changed: P Accounts Payable documents   R Accounts Receivable documents   T Payroll documents   I Inventory documents  
O Purchase Order Processing documents   J General Accounting/Joint Interest Billing documents   S Sales Order Processing documents

A number that, along with order number and order type, uniquely identifies an order document (such as a purchase order, a contract, a 
sales order, and so on). If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year facility, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
order company to retrieve the correct next number for that company. If two or more order documents have the same order number and order 
type, the order company lets you locate the desired document. If you use the regular Next Numbers facility, the order company is not used to 
assign a next number. In this case, you probably would not use the order company to locate the document.

In the A/R and A/P systems, a code that corresponds to the pay item. In the Sales Order and Procurement systems, this code identifies 
multiple transactions for an original order. For purchase orders, the code is always 000. For sales orders with multiple partial receipts against an 
order, the first receiver used to record receipt has a suffix of 000, the next has a suffix of 001, the next 002, and so on.

A code that controls how the system processes lines on a transaction. It controls the systems with which the transaction interfaces, such as 
General Ledger, Job Cost, Accounts Payable, Accounts Receivable, and Inventory Management. It also specifies the conditions under 
which a line prints on reports, and it is included in calculations. Codes include the following: S Stock item   J Job cost   N Nonstock item   F Freight  
T Text information   M Miscellaneous charges and credits   W Work order

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

A number that identifies the item. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to 
alternative item numbers. The three types of item numbers are: Item Number (short) An 8-digit, computer-assigned item number. 2nd Item Number A 
25-digit, user defined, alphanumeric item number. 3rd Item Number  Another 25-digit, user defined, alphanumeric item number. In addition to 
these three basic item numbers, the system provides an extensive cross-reference search capability. You can define numerous 
cross-references to alternative part numbers. For example, you can define substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, or 
supplier numbers.

An inventory item number. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to other item 
numbers (see data item XRT) to accommodate substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, supplier numbers, and 
so forth. The item numbers are as follows:   o Item Number (short) - An eight-digit, computer-assigned item number     o 2nd Item Number - The 
25-digit, free-form, user defined alphanumeric item number     o 3rd Item Number - Another 25-digit, free-form, user defined alphanumeric item 
number

A user defined code (00/UM) that indicates the quantity in which to express an inventory item, for example, CS (case) or BX (box).

The quantity of units affected by this transaction.

The list or base price to be charged for one unit of this item. In sales order entry, all prices must be set up in the Item Base Price File table 
(F4106).

The number of units multiplied by the unit price.

The storage location from which goods will be moved.

A number that identifies a lot or a serial number. A lot is a group of items with similar characteristics.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The address number of the location to which you want to ship this order. The address book provides default values for customer address, 
including street, city, state, zip code, and country.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

A code that identifies the domestic (base) currency of the company on a transaction. 

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.

An alphanumeric value used as a cross-reference or secondary reference number. Typically, this is the customer number, supplier 
number, or job number.

The date that an order was entered into the system. This date determines which effective level the system uses for inventory pricing.

The date that an item is scheduled to arrive or that an action is scheduled for completion.

The promised shipment date for either a sales order or purchase order. The Supply and Demand Programs use this date to calculate 
Available to Promise information. This value can be automatically calculated during sales order entry. This date represents the day that the item 
can be shipped from the warehouse.

The promised shipment date for a sales order. This date represents the day that the item can be shipped from the warehouse.

The date that the order should be canceled if the goods have not been sent to the customer or the goods have not been received from the 
supplier. This is a memo-only field and does not cause the system to perform any type of automatic processing. If a line on a sales order in 
canceled in Sales Order Entry, this field will  be updated with the date the line has been canceled.                         

The date an item will be delivered to the customer.

The number of units committed for shipment in Sales Order Entry, using either the entered or the primary unit of measure defined for this 
item. In the Manufacturing system and Work Order Time Entry, this field can indicate completed or scrapped quantities. The quantity type is 
determined by the type code entered.

The number of units backordered in Sales Order Management or in Work Order Processing, using either the entered or the primary unit of 
measure defined for this item.

The number of units canceled in Sales Order or Work Order Processing, using either the entered or the primary unit of measure defined for 
this item. In manufacturing, this can also be the number of units scrapped to date.

The amount per unit, derived by dividing the total cost by the unit quantity.

For accounts receivable and accounts payable, the invoice (gross) amount. For sales orders and purchase orders, the unit cost times the 
number of units.

The address book number of the preferred provider of this item.

Brief information about an item; a remark or an explanation.

A second, 30-character description, remark, or explanation.

A code (system 40/type AT) specifying the last step in the processing cycle that this order line has successfully completed.

A user defined code (system 40/type AT) indicating the next step in the order flow of the line type.

A user defined code (41/P5) that indicates the landed cost rule for an item. The landed cost rule determines purchasing costs that exceed 
the actual price of an item, such as broker fees or commissions. You set up landed cost rules on the Landed Cost Revisions form.

A user defined code (00/UM) that indicates the unit of measure in which you usually price the item.

The unit of measure that indicates the weight of an individual item. Typical weight units of measure are:    GM Gram    OZ Ounce    LB Pound    
KG Kilogram    CW Hundredweight    TN Ton 

The weight of one unit of an item, expressed in the primary unit of measure.

A code that indicates whether the item is subject to sales tax when you sell it. The system calculates tax on the item only if the customer is 
also taxable.

The user defined code (00/PY) that specifies how payments are made by the customer. For example: C Check   D Draft   T Electronic funds 
transfer  

A user defined code that you assign to each print message. Examples of text used in messages are engineering specifications, hours of 
operation during holiday periods, and special delivery instructions.

A unique number your company assigns to identify a particular agreement. You might want to assign some significance to the agreement 
number (for example,an agreement type code, location, year, and so forth). An agreement might have multiple supplements to record 
addendum or changes, for example.

The supplement number records any changes or addendum to agreements that occur over time or by item. It can also indicate individual 
agreements that are tied to a master agreement. The system allows up to 999 different supplements per base agreement number.

A user defined code (00/TM) that describes the nature of the carrier being used to transport goods to the customer. For example, by rail, by 
road, and so on.

The address number for the preferred carrier of the item. The customer or your organization might prefer a certain carrier due to route or 
special handling requirements.

A user defined code (system 40, type DS) identifying the duty status of an order line. You should only specify this value for duty reporting. 
The system supplies a default value based on the End Use preference. You can override this value at order entry.

A user defined code (system 40, type LB) identifying a customer's line of business.

User defined code (system 40, type EU) identifying the end use of an order line and used for duty reporting only. The system supplies a 
default value based on the End Use preference. You may override this value at order entry.

A business unit is an accounting entity required for management reporting. It can be a profit center, department, warehouse location, job, 
project, work center, branch/plant, and so forth. This business unit is from the business unit entered on the header of a sales/purchase order for 
reporting purposes. This data is always right justified on entry (for example, CO123 would appear as _______CO123).  A security mechanism 
has been provided to inhibit users from entering or locating business units outside the scope of their authority.

User defined code (system 40, type P1) you can use to control pricing adjustments. You can associate this code with a preference 
profile. When you specify a price code 1 in the preference, it fills or overrides this field in the sales order detail.

User defined code (system 40, type P2) you can use to control pricing adjustments. You can associate this code with a preference 
profile. When you specify a price code 2, the system fills this field in the sales order detail.

User defined code (system 40, type P3) you can use to control pricing adjustments. You can associate this code with a preference 
profile. Price code 3 is not visible on the sales order, but the system includes it in the detail file.

A user defined code (system 40/type PI) that identifies an inventory price group for an item. Inventory price groups have unique pricing 
structures that direct the system to incorporate discounts or markups on items on sales and purchase orders. The discounts or markups are 
based on the quantity, dollar amount, or weight of the item ordered. When you assign a price group to an item, the item takes on the same pricing 
structure defined for the inventory price group. You must assign an inventory price group to the supplier or customer, as well as to the item, for 
the system to interactively calculate discounts and markups on sales orders and purchase orders.

A code that specifies the terms of payment, including the percentage of discount available if the invoice is paid by the discount due date. 
Use a blank code to indicate the most frequently-used payment term. You define each type of payment term on the Payment Terms Revisions 
form. Examples of payment terms include: Blank Net 15 001      1/10 net 30 002      2/10 net 30 003      Due on the 10th day of every month 006     
Due upon receipt  This code prints on customer invoices.

A code that tells the system to handle this customer's orders on a priority basis. Use this value to set up print pick slips so you can choose 
to print them on a priority basis. This code is assigned from the Customer Billing Instructions. In addition, the backorder print report and 
automatic batch release program can be sequenced by this code to release those orders with the highest priority first.

A user defined code (42/RC) that explains the purpose for a transaction. For example, you can indicate the reason that you are returning 
items.

A discount which is passed forward from the manufacturer or mill to the customer based upon the payment terms of the supplier.  Enter 10 
percent as 10.00.

A user defined code (41/9) that identifies the G/L offset that system uses when it searches for the account to which it posts the transaction. If 
you do not want to specify a class code, you can enter **** (four asterisks) in this field. You can use automatic accounting instructions (AAIs) to 
predefine classes of automatic offset accounts for the Inventory Management, Procurement, and Sales Order Management systems. You 
might assign G/L class codes as follows:    IN20   Direct Ship Orders    IN60   Transfer Orders    IN80   Stock Sales  The system can generate 
accounting entries based upon a single transaction. For example, a single sale of a stock item can trigger the generation of accounting entries 
similar to the following:         Sales-Stock (Debit) xxxxx.xx     A/R Stock Sales (Credit) xxxxx.xx     Posting Category: IN80             Stock Inventory 
(Debit) xxxxx.xx     Stock COGS (Credit) xxxxx.xx The system uses the class code and the document type to find the AAI.

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

One of ten category codes for sales coding purposes. These codes can represent such classifications as color, material content, or use.

One of ten category codes for sales coding purposes. These codes can represent such classifications as color, material content, or 
use. This field represents one of ten property type categories available for sales purposes.

One of ten category codes for sales coding purposes. These codes can represent such classifications as color, material content, or use.

One of ten category codes to be used for sales coding purposes. These codes can represent such classifications as color, material 
content, or use.

One of ten category codes to be used for sales coding purposes.  These codes can represent such classifications as color, material 
content, or use.

An option that specifies whether the system performs freight calculations during processing.  Valid values are: On The system performs 
freight calculations during processing. Off The system does not perform freight calculations during processing.

A user defined code (41/E) that represents an item property type or classification (for example, international shipment handling). The 
system uses this code to sort and process similar items. This field is one of three classification categories available primarily for inventory and 
shipping purposes.

A code (table 41/C) that represents an item property type or classification,such as special shipping conditions. The system uses this code 
to sort and process like items. This field is one of three classification categories available primarily for inventory and shipping purposes.

The user defined code (system 41/type RT) for freight rate. This designates the amount that the customer is charged for postage, freight, or 
other miscellaneous expenses for an order.

The route field is a user defined code (system 42, type RT) that represents the delivery route on which the customer resides. This field is 
one of several factors used by the freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking, use the route code with 
the stop and zone codes to group all of the items that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up a default for 
each of these fields on the Customer Billing Instruction form.

The stop code is a user defined code (system 42, type SP) that represents the stop on a delivery route. This field is one of several factors 
used by the freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking, you can use the stop code with the route and 
zone codes to group all items that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up the default for each of these fields 
on the Customer Billing Instructions form.

The zone field is a user defined code (system 40, type ZN) that represents the delivery area in which the customer resides. This field is one 
of several factors used by freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking you can use the zone code 
with the route and stop codes to group all item that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up the default for each 
of these fields on the Customer Billing Instructions form.

The cubic units occupied by one inventory item. The definition of the unit itself (cubic feet, yards, meters, and so on) is defined in the volume 
unit of measure.

The unit of measure for the cubic space occupied by an inventory item. Typical volume unit of measures are:    ML Milliliter    OZ Fluid Ounce   
 PT Pint    LT Liter    CF Cubic Foot    CM Cubic Meter    CY Cubic Yard 

Used to indicate whether the sales value or gross margin earned in this order detail line should be included in the calculation of 
commission for the salesperson(s) responsible for this order.

The first of two salespeople who have responsibility for or can receive a commission on sales to this customer. You create this code by 
using the Address Book system or the Related Salesperson form.

The percentage commission rate that the system uses in computing commission liability on sales made by salesperson 01.

The second of two salespeople who have responsibility for or can receive a commission on sales to this customer. You create this code by 
using the Address Book system or the Related Salespersons form.

The percentage commission rate that the system uses in computing commission liability on sales made by salesperson 02.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

This is a 2 position code that is reserved for the user.  JDE does not currently use this field and will not utilize this field in the future.

This is a 6 position code that is reserved for the user.  JDE does not currently use this field and will not utilize this field in the future.

This is a 15 position code that is reserved for the user.  JDE does not currently use this field and will not utilize this field in the future.

This is a 8 position code that is reserved for the user.  JDE does not currently use this field and will not utilize this field in the future.

A 15-position reference that is reserved for the user.  J.D. Edwards does not currently use this field and does not plan to use it in the future.

Percentage by which the system reduces the price of each item. This is the only discount that will be applied. You can override it if you 
enter a price. Enter the percentage as a whole number (that is, 5 for 5%).

A user defined code (system 40/type PC) identifying the pricing group associated with this customer or supplier:     o For sales orders, you 
assign a pricing group to a customer through the Customer Billing Instructions. Groups typically contain customers with common pricing 
characteristics, such as retailers, wholesalers, and so forth.     o For purchase orders, you assign a pricing group to a supplier through the Supplier 
Billing Instructions.

The first of three fields available to record credit card transactions. This field allows you to record the customer's account number with the 
credit card company or bank.

This field is to record the account number and expiration date of credit cards used by your customers who make purchases from you.  It is 
for information purposes only.

This field lets you record the authorization number provided by the credit card company or bank which issued the card.

One of two fields that you use to enter delivery instructions.

The second of two fields that you use to enter delivery instructions.

A user defined code (42/FR) designating the method by which supplier shipments are delivered. For example, the supplier could deliver to 
your dock, or you could pick up the shipment at the supplier's dock. You can also use these codes to indicate who has responsibility for 
freight charges. For example, you can have a code indicating that the customer legally takes possession of goods as soon as they leave the 
supplier warehouse and is responsible for transportation charges to the destination.

A code (table 41/P1) that represents an item property type or classification,such as commodity type, planning family, or so forth. The 
system uses this code to sort and process like items. This field is one of six classification categories available primarily for purchasing purposes.

A code (table 41/P2) that represents an item property type or classification,such as commodity type, planning family, or so forth. The 
system uses this code to sort and process like items. This field is one of six classification categories available primarily for purchasing purposes.

A code (UDC table 41/P3) that represents an item property type or classification, such as commodity type, planning family, or so forth. The 
system uses this code to sort and process like items. This field is one of six classification categories available primarily for purchasing 
purposes.

A user defined code (41/P4) that represents an item property type or classification, such as commodity type or planning family. The system 
uses this code to sort and process like items. This field is one of six classification categories available primarily for purchasing purposes.

A code that identifies the Inter-Process Communication ID.

The number that tax authorities issue to tax-exempt individuals and companies to identify their tax-exempt status.

The number of invoice copies required by the customer. The system prints the number of invoices specified in this field. The system 
always prints at least one invoice.

The address book number that identifies who is responsible for setting up and maintaining the correct stocking levels for each inventory 
item.

An option that indicates whether price information appears on the customer's pick list, purchase order, or sales order. Valid values 
are: On Price information appears Off Price information does not appear

A user defined code (42/HC) that identifies why an order is on hold.

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is divided by to calculate a domestic currency amount. The number you enter in 
this field can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

If the secondary unit of measure option in Inventory Constants is selected,this field will display on data entry screens.

A user defined code (00/UM) that indicates an alternate unit of measure for the item.

The Address Book number of a user authorized to approve and submit batches to post for a group of secured users. Secured users are 
restricted from approving and posting batches. If the Approved By user has authority to approve all users' batches, you may enter *ALL in the 
Secured User field rather than identifying each user individually.

The address book number of a user restricted from approving and posting batches. The Approved By user is the only person allowed to 
approve and post batches for Secured users.

The time requested for delivery. Enter the time using the 24-hour time format (HHMMSS). For example, enter 6:00 a.m. as 060000, and enter 
7:00 p.m. as 190000.

The time when the order is scheduled to be picked. Enter the time in the 24-hour format and include a leading zero if necessary. For 
example, enter 6:00 a.m. by typing 060000 and enter 7:00 p.m. by typing 190000.

The scheduled time of a shipment. Enter the time using the 24-hour time format (HHMMSS). For example, enter 6:00 a.m. as 060000, and 
enter 7:00 p.m. as 190000.

The promised time for a delivery. Enter the time using the 24-hour time format (HHMMSS). For example, enter 6:00 a.m. as 060000, and 
enter 7:00 p.m. as 190000.

The port from which or to which the goods were shipped. For VAT reporting, certain countries require information about the port of exit or 
entry. This information is not available in the system at the present time. You specify the port of entry or exit when creating a purchase order by 
using the PO Receipts program (P4312), when creating a sales order by using the Sales Order Entry program (P4210), when confirming 
shipments by using the Shipment Confirmation program (P4205), or by using the Intrastat Revision program (P0018T). Set up valid values in UDC 
40/PE.