dcLINKSpeedTimeEntry

An option that specifies the type of processing for an event.

A code that indicates the activity you want to perform. Valid codes are:    A Add new record    C Change existing record    D Delete existing 
record    I Inquire on existing record    .       End of program or function    space Clear the form  If you enter a code that is not active, the system 
highlights the code and no action occurs. NOTE: Depending on how your company has set up action code security, you might not be authorized 
to use all action codes.

The date that specifies the last update to the file record.

The computer clock in hours:minutes:seconds.

The code that identifies a user profile.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

The job number (work station ID) which executed the particular job.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

A user-defined set of specifications that control how applications and reports run. You use versions to group and save a set of user-defined 
processing option values and data selection and sequencing options. Interactive versions are associated with applications (usually as a 
menu selection). Batch versions are associated with batch jobs or reports. To run a batch process, you must choose a version.

An option that specifies the type of processing for an event.

This error code indicates if any errors occurred during the creation of the Trip Document Detail (F4914) records by the Delivery Document 
Set Server program (XT4914).

A 4-digit number assigned to all errors. When this number is used in the error message facility (F7 from any form), you may enter a specific 
error message number and press F13 to automatically exit to the revisions program referenced within the text of the error message. This 
function applies only to error messages that refer to items such as user defined codes.

Number of Days in Future to Query for Responses Due. 

The date used as the actual work date or pay-period ending date.

A number that identifies a group of transactions that the system processes and balances as a unit. When you enter a batch, you can either 
assign a batch number or let the system assign it using the Next Numbers program.

A category code that defines payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for information such as Division, Supervisor, Branch office, Health insurance plan, Stock plan, and so on. 
Note: When setting up category codes in the Workforce Management system, you should coordinate information with the payroll department 
to insure that information is not duplicated or overwritten.

A category code which specifies payroll system needs. You may define the use and description of this code to fit your organization.  For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan  Work Force Management: Coordinate the use of this category code with the payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

A value that represents the location in which the employee worked. You can use this value to specify that an employee worked at this 
location but charged the time to a different business unit. This value is used for deriving rates from the Union Pay Rate table and is used 
exclusively by the Certified Payroll Register. A value in this field overrides the rates that are set up in the Union Rates table if the table is set up by job 
or business unit.

A user defined code (07/CR) that specifies the check routing or mail-stop code. Use this code to sequence the printing of payroll checks to 
facilitate their handling and delivery.

A user defined code (00/SH) that identifies daily work shifts. In payroll systems, you can use a shift code to add a percentage or amount to 
the hourly rate on a timecard. For payroll and time entry: If an employee always works a shift for which a shift rate differential is applicable, 
enter that shift code on the employee's master record. When you enter the shift on the employee's master record, you do not need to enter the 
code on the timecard when you enter time. If an employee occasionally works a different shift, you enter the shift code on each applicable 
timecard to override the default value.

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

A code that defines the type of pay, deduction, benefit, or accrual. Pay types are numbered from 1 to 999. Deductions and benefits are 
numbered from 1000 to 9999.

The number of hours associated with each transaction.

A value that identifies an account in the general ledger. Use one of the following formats to enter account numbers:   o  Standard account 
number (business unit.object.subsidiary or flex format).   o  Third G/L number (maximum of 25 digits).   o  Account ID number. The number is eight 
digits long.       o  Speed code, which is a two-character code that you concatenate to the AAI item SP. You can then enter the code instead of 
an account number. The first character of the account number indicates its format. You define the account format in the General Accounting 
constants. 

The hourly rate for the employee. If applicable, the values for Pay Type Multiplier and Differential will be added to the hourly rate. If you 
change the value of the data display decimals for this field, you must also change the Hourly Rate (PHRT) and Base Rate (BHRT) fields in Time 
Entry to have exactly the same data display decimals.

A user defined code (07/G) that defines the jobs within your organization. You can associate pay and benefit information with a job type and 
apply that information to the employees who are linked to that job type.

A user defined code (07/GS) that designates a specific level within a particular job type. The system uses this code in conjunction with job 
type to determine pay rates by job in the Pay Rates table.

A lump sum amount, an adjustment amount, or an amount that represents an employee's gross pay. This amount temporarily overrides any 
pay calculation that the system normally performs.

The date used as the actual work date or pay-period ending date.

A number used to indicate an order of succession. In routing instructions, a number that sequences the fabrication or assembly steps in the 
manufacture of an item. You can track costs and charge time by operation. In bills of material, a number that designates the routing step in the 
fabrication or assembly process that requires a specified component part. You define the operation sequence after you create the routing 
instructions for the item. The Shop Floor Management system uses this number in the backflush/preflush by operation process. In engineering 
change orders, a number that sequences the assembly steps for the engineering change. For repetitive manufacturing, a number that 
identifies the sequence in which an item is scheduled to be produced. Skip To fields allow you to enter an operation sequence that you want to begin 
the display of information. You can use decimals to add steps between existing steps. For example, use 12.5 to add a step between steps 
12 and 13.

An identification code that represents an asset. You enter the identification code in one of the following formats: 1 Asset number (a 
computer-assigned, 8-digit, numeric control number)   2 Unit number (a 12-character alphanumeric field)   3 Serial number (a 25-character alphanumeric 
field) Every asset has an asset number. You can use unit number and serial number to further identify assets. If this is a data entry field, the first 
character you enter indicates whether you are entering the primary (default) format that is defined for your system, or one of the other two 
formats. A special character (such as / or *) in the first position of this field indicates which asset number format you are using. You assign special 
characters to asset number formats on the fixed assets system constants form.

A user defined code (06/UN) that represents the union or plan in which the employee or group of employees work or participate.

A code that you use for budgetary (position) control purposes. The position ID consists of:   o  Position (position code and its description)     
o  Fiscal year     o  Home business unit  For example, you can identify position A0-1 as Accounting Manager for fiscal year 2005-2006, for 
home business unit 41. You might choose to set up positions so that the position IDs are the same as the corresponding job IDs. Within a home 
business unit, positions appear in the alphanumeric sequence of their position IDs. For example, position A0-1 appears before position A0-2.

An amount that the system adds to an employee's base hourly rate. For example, you might enter a rate differential for equipment 
operators when they move from operating one piece of equipment to another piece.  The system adds the uprate amount to the base pay rate to 
calculate gross wages before it performs any other rate calculations, such as applying a shift differential or pay type multiplier.

An additional rate, expressed in dollars or percent, added to an employee's hourly rate, depending on the shift worked. This rate can be 
applied in one of two ways, as defined by the Shift Differential Calculation Sequence (data item CMTH).

A code that specifies whether Shift Differential contains an hourly rate or a percentage. Valid values are: H The system adds the amount in 
Shift Differential to the hourly rate. % The amount in Shift Differential is a percentage of the hourly rate that the system adds to the hourly rate.

The company number where the employee records generally reside.

The number of the business unit in which the employee generally resides.

A code that identifies a geographical location and the tax authorities for an employee work site, including employee and employer statutory 
requirements. In the Vertex payroll tax calculation software, the tax area code is synonymous with GeoCode. To determine the valid codes 
for your location, refer to the documentation for the tax calculation software that you are using.

An inventory item number. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to other item 
numbers (see data item XRT) to accommodate substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, supplier numbers, and 
so forth. The item numbers are as follows:   o Item Number (short) - An eight-digit, computer-assigned item number     o 2nd Item Number - The 
25-digit, free-form, user defined alphanumeric item number     o 3rd Item Number - Another 25-digit, free-form, user defined alphanumeric item 
number

The rate paid for the type of component (piece) produced.  If you enter a rate in this field, this rate overrides the rate in the Employee Master 
file.

The number of pieces for piecework or any other unit of measure you want to track for this employee. Examples are:  recording miles driven 
for drivers of company vehicles, cubic yards of concrete, feet drilled, or miles flown and so forth.

A user defined code (00/W1) that indicates the current stage or phase of development for a work order. You can assign a work order to only 
one phase code at a time. Note: Certain forms contain a processing option that allows you to enter a default value for this field. If you enter a 
default value on a form for which you have set this processing option, the system displays the value in the appropriate fields on any work 
orders that you create. The system also displays the value on the Project Setup form. You can either accept or override the default value.

A name or remark that describes the purpose for using an account or conveys any other information that the user wants about the 
transaction.

A code that identifies whether the employee is to be handled through the Recharge processing option for the Payroll Journal Entry 
program. Valid codes are:    1   Payroll Processing Only    2   Payroll and Recharge Processing    3   Recharge Processing Only  After a timecard has 
been added, you cannot change its record type.

A user defined code (00/W) that represents a workers' compensation insurance (WCI) code. This code should correspond to the 
classifications on your periodic workers' compensation insurance reports.

A code that specifies any special circumstances associated with the workers compensation insurance (WCI) code, resulting in multiple 
rates for the same WCI code due to location or risk, for example. The subclass should remain blank if multiple rates do not exist. Default codes 
are: Blank There are no special circumstances associated with this code. F There are special circumstances associated with this code.

A user defined code (00/RC) that indicates a billing rate, such as DY for daily, MO for monthly, and WK for weekly. You can set up multiple 
billing rates for a piece of equipment. If you leave this field blank, the system searches for a valid billing rate in the following sequence: 1.  
Account Ledger Master (F0901) This table contains the most detailed rate information. You can assign multiple rates for a job. For example, you 
can set up separate rates for different equipment working conditions. 2.  Job or Business Unit Master (F0006) This table contains less detailed 
rate information than the Account Ledger Master. You can only set up a single rate for a job based on this table. 3.  Rental Rules (F1302) This 
table contains the least detailed rate code information. The system searches this table according to the criteria you establish when setting up 
the table.

Use this field to indicate the object account to which you want the system to distribute equipment utilization charges. If you leave this field 
blank, the system uses a default value from the Payroll Accounting tables. You can override this value on individual timecards.

The dollar amount for the equipment billing rate. Each equipment item can have numerous billing rates based on the rate code (see 
Equipment Billing Rate -ERC). The equipment billing rate can consist of up to ten different rates. For example: Billing Rate = $100          $20 = Rate 1 
(Ownership Component)         $50 = Rate 2 (Operating Component)         $25 = Rate 3 (Maintenance Component)          $5 = Rate 4 (Other Costs 
Component) The Equipment Time Entry program provides for the entries of debits or charges to specific cost accounts using the total billing 
rate (for example, $100). When these entries are posted to the general ledger, credits are recognized in revenue accounts for each of the rate 
components. This allows you to separate portions of the equipment billing by type of cost. You do not need to use the rate components 
concept unless it is appropriate to your business.

The number of hours the equipment was operated. If you leave this field blank,the system uses the hours from employee time entry when 
you enter an equipment number. If you do not enter employee hours, you must complete this field.

A unique number that the system assigns to each timecard. You can use this field in the Time Entry By Job program to retrieve a specific 
timecard for display. This field is also used to tie a timecard to each Actual Burden audit record created for the timecard during the Actual 
Burden Journaling process.

A code that indicates the status of a timecard related to other payroll functions. Valid values are: A A step of the payroll cycle is active.  This 
timecard is protected. C Checks have been printed for this payroll.  This timecard is protected unless checks are reset. F The final update for 
payroll is active.  The timecard is protected. I This timecard belongs to an interim check.  This timecard is protected.  You can only change this 
timecard using the Interims Workbench. L This timecard is locked because Pre-Payroll has been run.  You can change locked out information if 
you are authorized to do so, but you must run a Changes Only payroll when you do. M This timecard was created using the Time Entry 
Interim Generator. If you change this timecard, you must process the Interim ID associated with this timecard from the Interim Payment Workbench 
in order to update the interim payment. P Journal Entries have already been created (posted).  This timecard is protected. ! You have 
attempted to enter a timecard into an active payroll.  An entry is not allowed. R Reversing timecard created by the Automatic Timecard Generator for a 
timecard posted by Special Timecard Post.

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

A name or remark that describes the purpose for using an account or conveys any other information that the user wants about the 
transaction.

An identification code that represents an asset. You enter the identification code in one of the following formats: 1 Asset number (a 
computer-assigned, 8-digit, numeric control number)   2 Unit number (a 12-character alphanumeric field)   3 Serial number (a 25-character alphanumeric 
field) Every asset has an asset number. You can use unit number and serial number to further identify assets. If this is a data entry field, the first 
character you enter indicates whether you are entering the primary (default) format that is defined for your system, or one of the other two 
formats. A special character (such as / or *) in the first position of this field indicates which asset number format you are using. You assign special 
characters to asset number formats on the fixed assets system constants form.

The Address Book number of a user authorized to approve and submit batches to post for a group of secured users. Secured users are 
restricted from approving and posting batches. If the Approved By user has authority to approve all users' batches, you may enter *ALL in the 
Secured User field rather than identifying each user individually.

The address book number of a user restricted from approving and posting batches. The Approved By user is the only person allowed to 
approve and post batches for Secured users.

A number that identifies an original document. This document can be a voucher, a sales order, an invoice, unapplied cash, a journal entry, 
and so on.

A rate used for the billing of labor services. This rate is often referred to as the billing or recharge rate. The extended amount based on this 
rate will be charged to the primary distribution account on the timecard with an offset being made to an account derived from the Accounting 
Rules table. This rate will not affect the employee's payroll. To allow billing rates in time entry,you must set the employee's record type as 
either 2 or 3 on the Basic Employee Entry form. Enter a rate on any of the following forms to override the rate in the Employee Primary Job table:     
o Pay Rate Information     o Employee Labor Distribution     o Occupational Pay Rates     o Time Entry by Employee     o Time Entry by Job or 
Business Unit     o Daily Timecard Entry     o Time Entry by Employee with Equipment     o Time Entry by Shop Floor Control

A user defined code (07/LV) that describes the leave time that an employee takes or requests. This information can be used to report 
leave trends. Valid values might include: C Comp Time   S Sick Time   M Maternity Leave Time

A user defined code (00/UM) that identifies the unit of measurement for an amount or quantity. For example, it can represent a barrel, box, 
cubic meter, liter, hour, and so on.

A code used to identify individual leave requests that are made by employees. This code is used to track and identify leave request 
records.

A UDC code (07/OR) that indicates which overtime rule to apply to the timecard record when the timecard automation process is used.