RetrieveandProcessNR4TaxInforma

A code that identifies the year-end form. Valid values are: 1 T4 2 Relevé 1 3 T4A 4 Relevé 2 5 NR4

The tax year, including the century.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The employee's date of birth.

A number that indicates the tax ID. In the United States, the tax ID is the social security number. In Canada, it is the social insurance number. 
If you add employee information for a non-US or non-Canadian company, you can leave this field blank. However, if the international code is 
set to Y and the default company is non-Canadian and non-United States, you can enter a 16-character number for the tax ID. The system 
does not permit duplicate tax ID numbers. Also, the number cannot include dashes. For example, if a social security number of nn-nn-nnnn is 
used, the number should be entered as follows: 123456789.

The company number where the employee records generally reside.

The number of the business unit in which the employee generally resides.

A code that specifies the tax method that the Vertex payroll-tax calculation system uses to calculate certain taxes. The codes are defined in 
UDC 07/TM. This code can also determine the form that the employee receives for year-end tax reporting. For example, when you enter C, 
a contract employee receives IRS Form 1099-M rather than IRS Form W-2. If a form is not specified in Description 2, the system generates 
IRS Form W-2. For employees who are paid multiple times within one pay period, the system should review previous payments within the same 
pay period and then adjust tax amounts. To specify this function, enter S. If a tax method exists for an employee in addition to the normal tax 
method that is set up in the Employee Master Information table (F060116), the system can use the alternative tax method to interactively 
process interim payments. To specify this function, enter Z. Some values, such as S and Z, might require additional setup in the UDC table.

A two-digit number that specifies the applicable year. If you leave this field blank, the program uses the system date.

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

The description or title of the form.

The code that identifies a user profile.

You can enter a date with or without slashes (/) or dashes (-) as separators. If you leave a date entry field blank, the system supplies the 
current date.

Used by the Report Design Aid function to provide the description to the TIME keyword for externally defined report files. This field must 
never be removed from the Data Dictionary.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

A code that specifies whether employees with the same Tax ID and different company IDs are to be summarized into one reporting record. 
Valid values are: 0 Do not summarize. 1 Summarize. The system summarizes on Tax ID for T4 and Relevé forms only.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

A code that classifies the recipient of the NR4 form. This code is printed on the NR4 form. Valid values are assigned by the Canada 
Customs and Revenue Agency (CCRA) and are defined in UDC 77Y/RT.

A code that indicates the source of income. This code is printed on the NR4 form. Valid values are assigned by the Canada Customs and 
Revenue Agency (CCRA) and are defined in UDC 77/IC.

The currency code of the amount of gross income reported in box 16 or 26 and the amount of tax withheld reported in box 17 or 27. Income 
should be reported in Canadian funds if possible. However, if you cannot convert gross income (box 16 or 26) and tax withheld (box 17 or 27), 
the Canada Customs and Revenue Agency (CCRA) converts both amounts to Canadian funds, based on the currency code and the average 
annual rate as published by the Bank of Canada on December 31, 2001. Valid three-letter codes are assigned by the CCRA and are 
defined in UDC 77/CU.

A code that gives the authority under the Income Tax Act or a bilateral tax treaty to exempt the amount from Part XIII withholding tax, or to 
apply a reduced withholding rate. Valid values are assigned by the Canada Customs and Revenue Agency (CCRA) and are defined in UDC 
77/EX.

Everest Parent Data Item

A unique code that identifies a group of employees for whom you are processing year-end forms for a particular year. Use this ID to 
process each step of year-end processing.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

An option that specifies the type of processing for an event.

An option that specifies the type of processing for an event.

An option that specifies the type of processing for an event.

An option that specifies the type of processing for an event.