A number that identifies a group of transactions that the system processes and balances as a unit. When you enter a batch, you can either 
assign a batch number or let the system assign it using the Next Numbers program.

A code that determines the batch types and markup rules for invoice, revenue, and component amounts. The system assigns the batch 
type when the batch is created. Depending on how you define the billing constants, different markup rules can apply to different amounts. Valid 
values are: 1 Apply the markup rule to invoice, revenue, and component amounts. If the billing constants specify that invoice and revenue 
amounts are always the same, the markup rule applies to revenue, invoice, and component amounts. If the billing constants specify that the 
invoice and revenue amounts can be different, the markup rule still applies to revenue, invoice, and component amounts if no type 2 rule 
exists. 2 Apply the markup rule to revenue and component amounts. If the billing constants specify that the invoice and revenue amounts can be 
different, the markup rule applies to revenue and component amounts only. 3 Apply the markup rule to component amounts only. This rule is not 
dependent on billing constants settings.

A number that identifies an original document. This document can be a voucher, a sales order, an invoice, unapplied cash, a journal entry, 
and so on.

A user defined code (00/DT) that identifies the type of document. This code also indicates the origin of the transaction. J.D. Edwards has 
reserved document type codes for vouchers, invoices, receipts, and time sheets, which create automatic offset entries during the post 
program. (These entries are not self-balancing when you originally enter them.) The following document types are defined by J.D. Edwards and 
should not be changed: P Accounts Payable documents   R Accounts Receivable documents   T Payroll documents   I Inventory documents  
O Purchase Order Processing documents   J General Accounting/Joint Interest Billing documents   S Sales Order Processing documents

A number that, along with order number and order type, uniquely identifies an order document (such as a purchase order, a contract, a 
sales order, and so on). If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year facility, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
order company to retrieve the correct next number for that company. If two or more order documents have the same order number and order 
type, the order company lets you locate the desired document. If you use the regular Next Numbers facility, the order company is not used to 
assign a next number. In this case, you probably would not use the order company to locate the document.

The parent contract number to which this particular contract is attached.

The parent contract type to which this particular contract is attached.

Parent Contract Document Company.

The last or current application number for the specified contract. (The system assigns a new application number each time an invoice is 
issued for the contract.)

A number used to control changes to closed applications. Closed applications represent invoices that have been sent. This number is 
always zero unless you reopen a previous application.

The change number of the contract. The change order number of the base contract is always initialized to 000. Each time you enter a 
change order for a contract, the system automatically increases the change order number by one. For example, the base contract is the change 
order number 000, the first change order is 001, the second is 002, and so on.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

The pay item number as defined by the owner. This field is alphanumeric and can be up to 15 characters in length. It is recommended that 
you use numeric information for this pay item number.

A code that specifies the billing terms that are defined by the billing line on the contract. The system uses the predefined codes for the 
pricing type to access formulas and other information related to the calculation of billing and revenue amounts for the billing line. Valid alphabetic 
codes are: B Burden T Time and Materials U Unit Price L Lump Sum F Fee Line C Component M Milestone P Progress D Direct Draw R Rated 
Draw Valid numeric codes are: 0 Burden 1 Time and Materials 2 Unit Price 3 Lump Sum 4 Fee Line 5 Component 6 Milestone 7 Progress 8 Direct 
Draw 9 Rated Draw

The Billing Rule Flag attaches to each pay item on a contract. The flag indicates:    blank Add billing records to the Invoice Summary Work 
file (F4822) and bill the appropriate amounts.    1     Add billing records to the work file but do not bill any amounts.    2     Do not create billing 
records for the work file.    3     Add billing records to the work file and ignore any Not to Exceed Limits. Note:  This field works with the NTE field. 
The flag determines how the system handles a situation where the NTE has been exceeded.

The address book number to which the system posts billing and accounts receivable transactions.

An alternate address to which accounts payable can send payments due.

A code that specifies the terms of payment, including the percentage of discount available if the invoice is paid by the discount due date. 
Use a blank code to indicate the most frequently-used payment term. You define each type of payment term on the Payment Terms Revisions 
form. Examples of payment terms include: Blank Net 15 001      1/10 net 30 002      2/10 net 30 003      Due on the 10th day of every month 006     
Due upon receipt  This code prints on customer invoices.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

A code that determines the trade account that the system uses as the offset when you post invoices or vouchers. The system concatenates 
the value that you enter to the AAI item RC (for Accounts Receivable) or PC (for Accounts Payable) to locate the trade account. For 
example, if you enter TRAD, the system searches for the AAI item RCTRAD (for receivables) or PCTRAD (for payables).  You can assign up to four 
alphanumeric characters to represent the G/L offset or you can assign the three-character currency code (if you enter transactions in a 
multicurrency environment). You must, however, set up the corresponding AAI item for the system to use; otherwise, the system ignores the G/L 
offset and uses the account that is set up for PC or RC for the company specified.  If you set up a default value in the G/L Offset field of the 
customer or supplier record, the system uses the value during transaction entry unless you override it.  Note: Do not use code 9999. It is reserved for 
the post program and indicates that offsets should not be created.

The from date used to determine if a transaction is billed. The transaction is billed if the general ledger date falls between the from date and 
the through date.

This field will be used in the Recurring Billing module as part of a date-oriented billing method, as opposed to period-oriented billing.  This 
field will contain the latest date for which billings have been generated for the associated billing line.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

In Accounts Receivable, the date that the net payment is due. In Accounts Payable, the date that the payment is due to receive a discount 
or, if no discount is offered, the net due date. The system calculates the due date based on the payment term entered, or you can enter it 
manually. If you enter a negative voucher or invoice (debit or credit memo), the system might use the G/L date as the due date regardless of the 
payment term entered. A processing option in the master business function (P0400047 for vouchers and P03B0011 for invoices) controls how 
the system calculates the due date for debit and credit memos.

A date that indicates when you purchased goods or services, or when you incurred a tax liability. 

A number that identifies a group of transactions that the system processes and balances as a unit. When you enter a batch, you can either 
assign a batch number or let the system assign it using the Next Numbers program.

The original document number.  This can be a voucher, an invoice, unapplied cash, a journal entry number, etc.  Matching document 
numbers are also used to identify related documents in the Accounts Receivable and Accounts Payable systems.  See matching document 
(DOCM).  This document number (DOCO) is always the original document number, and the matching document number (DOCM) is the check, 
adjustment, or credit to be applied against the original document. For example: A/P Automated/Manual Payment: Original (DOCO) - Voucher; 
Matching Document (DOCM) - Payment  A/R Original Invoice: Original (DOCO) - Invoice  Receipt Application: Original (DOCO) - Invoice; Matching 
Document (DOCM) - Receipt Credit Memo/Adjustment: Original (DOCO) - Invoice; Matching Document (DOCM) -Credit Memo  Unapplied 
Case: Original (DOCO) - Receipt

A user defined (00/DI) document type for invoice entry. Any document type set up for invoice-only entry should begin with the letter R 
(receivables). The default is RI, RR, or RM. Reserved document types have been defined for vouchers, invoices, receipts, and time sheets. The 
reserved document types are: P_ Accounts Payable Documents R_Accounts Receivable Documents T_ Payroll Documents I_Inventory 
Documents O_ Order Processing Documents  Note: Verify that the default document type for invoices is set up in both UDC 00/DT and UDC 00/DI.

Invoice Document Company.

A number that identifies the pay item for a voucher or an invoice. The system assigns the pay item number. If the voucher or invoice has 
multiple pay items, the numbers are sequential.

The date of the last or current application. (An application is assigned each time an invoice is issued for the contract.)

This code designates the status of the posting of each transaction in the Contract Billing file.

A code that indicates you want the system to create a void entry to reverse a transaction. Valid values are:    V        Yes, create a void entry    
blank No, do not create a void entry You cannot use R in this field to reverse the transaction.

A code that uniquely identifies a series of formats and determines the overall layout of the invoice.

An alphanumeric UDC that identifies different versions of the same invoice format. For example, you might use the codes 'D' and 'F' to 
differentiate draft formats from final invoice formats.

The quantity of something that is identified by a unit of measure. For example, it can be the number of barrels, boxes, cubic yards, gallons, 
hours, and so on.

A user defined code (00/UM) that identifies the unit of measurement for an amount or quantity. For example, it can represent a barrel, box, 
cubic meter, liter, hour, and so on.

The list or base price you charge for one primary or pricing unit of this item.

The foreign price per unit.

The units previously billed this period for the line item on the contract.

A number that identifies the amount that the system will add to the account balance of the associated account number.  Enter credits with a 
minus sign (-) either before or after the amount. 

The foreign currency amount entered on the transaction. If the Multi-Currency Conversion option on the General Accounting constants is set 
to Y, the foreign amount is multiplied by the exchange rate to arrive at the domestic amount. If the Multi-Currency Conversion option is set to Z, 
the foreign amount is divided by the exchange rate.

The amount that is being billed for this contract pay item.

The amount that is being billed for this contract pay item. On entry screens,you can enter this amount one of three ways:     o A Dollar 
Amount.     o A Percent Complete. Enter a percent sign % before or after the percent complete amount. For example, you can enter 10% complete as 
%10 or 10%.        The system calculates this amount as the Schedule of Values minus prior payments.     o Number of Units. Enter a forward 
slash / before or after the number of units. For example, you can enter 10 units as /10 or 10/. The system calculates this amount as the number 
of units multiplied by the unit rate. You must have a unit rate payment type and a valid unit price for the contract pay item in order to use this 
entry method.

Reserved by J.D. Edwards.

The amount previously billed this period for the line item on the contract.

The amount previously billed this period for the line item on the contract.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

The amount assessed and payable to tax authorities. It is the total of the VAT, use, and sales taxes (PST).

The tax amount in foreign currency.  This can be the sales, use, or VAT tax. 

The tax amount previously billed for the billing line on the contract.

The foreign tax amount previously billed for the billing line on the contract.

The amount on which taxes are assessed.

That portion of the sale that is subject to tax in foreign currency.

The amount upon which taxes are not assessed. This is the portion of the transaction not subject to sales, use, or VAT taxes because the 
products are tax-exempt or zero-rated.

The foreign amount associated with this document which is not subject to sales, use or value-added tax due to the nature of the transaction 
and not due to the nature of the parties to the transaction (as in tax exemption).

A one byte flag that indicates whether the invoice pay item is used specifically for the release of retainage.  Also, it indicates that the 
retainage has been released from the invoice.      R or 0 - The invoice pay item will be used for retention release only       P or 1 - Retention release 
has been processed for this invoice

A code that designates the offset accounts for retainage, for example RETN or 1225. You set up the code as an automatic accounting 
instruction. Note:  Do not use code 9999. This is reserved for the post program and indicates that offsets should not be created.

The retainage rate for the contract. The rate is a percentage that is expressed as a whole number. For example, you enter a retainage rate 
of 10.5 percent as 10.5.

A rule the system uses to calculate retainage on a contract. For example: Retn % - 10.00; Percent Complete - 50.00 Retn % - 5.00; Percent 
Complete - 95.00 This rule indicates that there is a 10% retainage until 50% of the job is complete. Then a 5% retainage is calculated for the next 
45% of the job until 95% of the job is complete. Once 95% of the job is complete, retainage is no longer withheld.

An option that determines whether the retainage amount is stored in the Accounts Receivable or General Accounting system and whether 
tax is calculated on the whole amount, including the retainage, or on each amount as it is billed. Valid values are: Blank The retainage is 
stored in the Accounts Receivable system and the tax is computed from the total taxable amount. 1 The retainage is stored in the Accounts 
Receivable system and the tax on the retainage amount is calculated and then subtracted from the total tax amount. This tax on retainage is 
deferred until the retainage is released. 2 The retainage is stored in the General Accounting system and the tax is computed from the total taxable 
amount. 3 The retainage is stored in the General Accounting system and the tax on the retainage amount is calculated and then subtracted from 
the total tax amount. This tax on retainage is deferred until the retainage is released.

This field is the retained dollars for a contract line.

xThis field is the retained dollars for a contract line.

Retainage Amount through the last application or adjustment for a specific contract.

Retainage Amount through the last application or adjustment for a specific contract.

The deferred tax associated with the retainage amount.

The deferred tax associated with the retainage stored in the foreign currency of the transaction.

A code that specifies whether to accrue or defer additional costs to a job. A deferred cost can be the value of stored materials, which have 
been received but not yet used on a job. A positive amount in this field is an accrued cost that increases the job-to-date actual costs. A 
negative amount is a deferred cost that decreases the job-to-date actual costs. In the profit recognition process, this amount is initially set to 
zero. Note: The JCSMI and JCSMJ AAIs identify the accounts for deferred costs. JCAPC and JCAPO AAIs identify the accounts for accrued costs.

A field in which you can specify to either accrue or defer additional costs to a job. A deferred cost can be the value of stored materials, 
which have been received but not yet used on a job. A positive amount in this field is a deferred cost that decreases the job-to-date actual costs. 
A negative amount is an accrued cost that increases the job-to-date actual costs. In the profit recognition process, this amount is initially set 
to zero. Note: The JCSMI and JCSMJ AAIs identify the accounts for deferred costs, and the JCAPC and JCAPO AAIs identify the accounts for 
accrued costs.

The amount previously billed for Stored Material for the line item on the contract.

The amount previously billed for Stored Material for the line item on the contract.

The Retainage Rule defined for Stored Material.  See Data Item "RTNR".

This field is the retained dollars for stored materials.

The prior foreign retained amount for the stored materials.

The prior retained amount for the stored materials.

The total labor amount of the invoice or bill.

The total labor foreign amount of the invoice or bill.

The total burden amount of the invoice or bill.

The total burden foreign amount of the invoice or bill.

The amount of the invoice or voucher pay item that is eligible to be subtracted from the gross amount when the transaction is paid. The 
system calculates discount amounts based on the payment term entered on the transaction.  Note: If the system calculates the discount, verify 
that it applies to the pay item specified. Usually, freight, sales tax, and labor charges that are included in the gross amount do not qualify for 
discounts.

The foreign amount of the discount available as opposed to the amount of the discount actually taken.

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.

A code that identifies the currency of a transaction. 

The currency code of the insured amount.

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is divided by to calculate a domestic currency amount. The number you enter in 
this field can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

A generic field that you use for a remark, description, name, or address.

This code indicates the mode of input for Schedule of Values. Valid values are:    blank indicates dollar amount entered.    %       indicates 
percent complete entered.    /       indicates units entered.

This code indicates the mode of input for Stored Materials.    blank indicates dollar amount entered.    %       indicates percent complete 
entered.

A code that identifies and defines a unit of information. It is an alphanumeric code up to 8 characters long that does not allow blanks or 
special characters such as %, &, or +. You create new data items using system codes 55-59. You cannot change the alias.