A user defined code (00/DT) that identifies the origin and purpose of the transaction.  PeopleSoft reserves several prefixes for document 
types, such as, vouchers, invoices, receipts, and timesheets. The reserved document type prefixes for codes are: P Accounts payable 
documents R Accounts receivable documents  T Time and Pay documents I Inventory documents  O Purchase order documents  S Sales order 
documents 

A number that identifies the original document, such as a voucher, invoice, or journal entry. On entry forms, you can assign the document 
number or let the system assign it using the Next Numbers program (P0002). Matching document numbers (DOCM) identify related documents 
in the Accounts Receivable and Accounts Payable systems. Examples of original and matching documents are: Accounts Payable     o 
Original document - voucher     o Matching document - payment  Accounts Receivable     o Original document - invoice     o Matching document - 
receipt  Note: In the Accounts Receivable system, the following transactions simultaneously generate original and matching documents: 
deductions, unapplied receipts, chargebacks, and drafts.

A number that, with the document number, document type and G/L date, uniquely identifies an original document, such as invoice, voucher, 
or journal entry. If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year feature, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
document company to retrieve the correct next number for that company. If two or more original documents have the same document number and 
document type, you can use the document company to locate the desired document.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

A number that designates a line within a journal entry. The system uses this field to sequence the journal entry lines for inquiry purposes.

A number that the system assigns to each general ledger account in the Account Master table (F0901) to uniquely identify it. 

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

Category code 11 associated with the Business Unit Master file (F0006).  This is a user defined code (system 00, type 11) for use in flex 
account mapping and in printing selected information on reports.

The portion of a general ledger account that refers to the division of the Cost Code (for example, labor, materials, and equipment) into 
subcategories. For example, you can divide the Cost Code for labor into regular time, premium time, and burden. Note: If you use a flexible chart of 
accounts and the object account is set to 6 digits, J.D. Edwards recommends that you use all 6 digits. For example, entering 000456 is not 
the same as entering 456 because if you enter 456 the system enters three blank spaces to fill a 6-digit object.

A subset of an object account. Subsidiary accounts include detailed records of the accounting activity for an object account.

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

^

A user defined code (00/W1) that indicates the current stage or phase of development for a work order. You can assign a work order to only 
one phase code at a time. Note: Certain forms contain a processing option that allows you to enter a default value for this field. If you enter a 
default value on a form for which you have set this processing option, the system displays the value in the appropriate fields on any work 
orders that you create. The system also displays the value on the Project Setup form. You can either accept or override the default value.

A user defined code (00/W7) that indicates the service type for the work order.

The calendar century associated with the year. Enter is the first two digits of the year. For example, 19 indicates any year beginning with 19 
(1998, 1999), 20 indicates any year beginning with 20 (2000, 2001), and so on.

A number that identifies the fiscal year. Generally, you can either enter a number in this field or leave it blank to indicate the current fiscal 
year (as defined on the Company Setup form). Specify the year at the end of the first period rather than the year at the end of the fiscal period. 
For example, a fiscal year begins October 1, 1998 and ends September 30, 1999. The end of the first period is October 31, 1998. Specify the 
year 98 rather than 99.

A number indicating the current accounting period.  This number, used in conjunction with the Company Constants table (F0010) and the 
General Constants table (F0009), allows the user to define up to 14 accounting periods. See General Ledger Date.  The current period number 
is used to determine posted before and posted after cut off warning messages.  It is also used as the default accounting period in the 
preparation of financial reports.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

A user defined code (system 00, type DT) that identifies the origin and purpose of the original document.

The number that identifies a specific pay item associated with the document.

A number that is used in conjunction with the values in the ODCT and OKCO fields to identify a transaction.

A number that is used in conjunction with the values in the ODOC and ODCT fields to identify a transaction.

A document that authorizes the delivery of specified merchandise or the rendering of certain services.

For purchase orders, a code that differentiates a record from another with the same document number, document type, and G/L date.  If you 
are using the Next Numbers by Company/Fiscal Year feature of the software, the Next Numbers program (X0010) uses the document 
company to retrieve the next number. If two or more original documents have the same document number and type, you can use the document 
company to locate the correct record.

The purchase order suffix is used to distinguish between multiple occurrences of a single purchase order.  It is frequently used in the case 
of blanket purchase orders.

A number identifying which line on the original order that the current line matches.

Category code 1 associated with the Account Master table (F0901). This is a user defined code (09/01) for use in flex account mapping and 
in printing selected information on reports.

Category code 2 associated with the Account Master table (F0901). This is a user defined code (09/02) for use in flex account mapping and 
in printing selected account information on reports.

Category code 3 associated with the Account Master table (F0901). The system uses this user defined code (09/03) in mapping flexible 
account numbers and printing selected account information on reports.

A unique number that the system assigns to each timecard. You can use this field in the Time Entry By Job program to retrieve a specific 
timecard for display. This field is also used to tie a timecard to each Actual Burden audit record created for the timecard during the Actual 
Burden Journaling process.

A user defined code (07/G) that defines the jobs within your organization. You can associate pay and benefit information with a job type and 
apply that information to the employees who are linked to that job type.

A user defined code (07/GS) that designates a specific level within a particular job type. The system uses this code in conjunction with job 
type to determine pay rates by job in the Pay Rates table.

A code that defines the type of pay, deduction, benefit, or accrual. Pay types are numbered from 1 to 999. Deductions and benefits are 
numbered from 1000 to 9999.

A code that specifies the type of payroll tax being processed. This is a user defined code (07/TX). To set up state minimum wage amounts, 
you must enter MW in this field. To do so, you must first add MW to UDC 07/TX. However, you should not change the codes and definitions 
that J.D. Edwards provides with the software.

The ID number of the equipment an employee used to perform a job. For example, an employee might drive a company dump truck or 
operate a printing press. Use this field to distribute the cost of using the equipment to the proper account in the general ledger.

The ID number for the equipment that an employee maintained or repaired, but did not use. For example, an employee might change the 
oil in the company dump truck. Use this field to direct labor expenses to this piece of equipment.

A user defined code (12/CO) that groups similar items for billing. If you are an Equipment Management client and you use Equipment 
Billing, you must use this category code for rate group purposes only.

A user defined code (00/RC) that indicates a billing rate, such as DY for daily, MO for monthly, and WK for weekly. You can set up multiple 
billing rates for a piece of equipment. If you leave this field blank, the system searches for a valid billing rate in the following sequence: 1.  
Account Ledger Master (F0901) This table contains the most detailed rate information. You can assign multiple rates for a job. For example, you 
can set up separate rates for different equipment working conditions. 2.  Job or Business Unit Master (F0006) This table contains less detailed 
rate information than the Account Ledger Master. You can only set up a single rate for a job based on this table. 3.  Rental Rules (F1302) This 
table contains the least detailed rate code information. The system searches this table according to the criteria you establish when setting up 
the table.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The compressed description contains the alpha name without slashes, dashes, commas, and other special characters.  The compressed 
description is the field used in the Name Search.

The number of the business unit in which the employee generally resides.

The Business Unit responsible for the job.  This is particularly useful during transfer pricing.

Category code 12 associated with the Business Unit Master file (F0006).  This is a user defined code (00/12) for use in flex account mapping 
and in printing selected information on reports.

A date that indicates when you purchased goods or services, or when you incurred a tax liability. 

This is the override aging date for a specific transaction. If it is blank,the aging based on date will be used to determine the age.

A flag to instruct the system to suspend the aging calculated for a specific transaction. Any non-blank value will cause the system to 
suspend the aging.

A description, remark, explanation, name, or address.

A name or remark that describes the purpose for using an account or conveys any other information that the user wants about the 
transaction.

A code to indicate if the record has an associated burden record(s) attached to it.    Blank Burden record does not exist (F0624)    1     Burden 
record does exist (F0624)

A base or default price that is used with multipliers from the pricing rules to develop discounted prices. If no formula applies to an item or no 
discounts apply to a customer, the system uses this price without adjustments.

The quantity of something that is identified by a unit of measure. For example, it can be the number of barrels, boxes, cubic yards, gallons, 
hours, and so on.

A user defined code (00/UM) that identifies the unit of measurement for an amount or quantity. For example, it can represent a barrel, box, 
cubic meter, liter, hour, and so on.

A number that identifies the amount that the system will add to the account balance of the associated account number.  Enter credits with a 
minus sign (-) either before or after the amount. 

The number of the matching document, such as a receipt, payment, adjustment,or credit. You apply a matching document (DOCM) against 
an original document (DOC), such as an invoice or voucher.

^

A user defined code (00/DT) that identifies the type of document. This code also indicates the origin of the transaction. J.D. Edwards has 
reserved document type codes for vouchers, invoices, receipts, and time sheets, which create automatic offset entries during the post 
program. (These entries are not self-balancing when you originally enter them.) The following document types are defined by J.D. Edwards and 
should not be changed: P Accounts Payable documents   R Accounts Receivable documents   T Payroll documents   I Inventory documents  
O Purchase Order Processing documents   J General Accounting/Joint Interest Billing documents   S Sales Order Processing documents

A number that, along with order number and order type, uniquely identifies an order document (such as a purchase order, a contract, a 
sales order, and so on). If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year facility, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
order company to retrieve the correct next number for that company. If two or more order documents have the same order number and order 
type, the order company lets you locate the desired document. If you use the regular Next Numbers facility, the order company is not used to 
assign a next number. In this case, you probably would not use the order company to locate the document.

The change number of the contract. The change order number of the base contract is always initialized to 000. Each time you enter a 
change order for a contract, the system automatically increases the change order number by one. For example, the base contract is the change 
order number 000, the first change order is 001, the second is 002, and so on.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

^

The parent contract number to which this particular contract is attached.

The parent contract type to which this particular contract is attached.

Parent Contract Document Company.

A number that provides an audit trail to the original transaction of a billing detail transaction. The system initially assigns 000 as the parent 
sequence number. The number remains 000 unless you split the transaction. In this case,the sequence number (SBSQ) of the original 
transaction becomes the parent sequence number (PRSQ) for the resulting transactions.

A number that provides an audit trail for the billing detail transactions related to the same billing control ID. The system initially assigns 001 
as the sequence number (SBSQ) of the original transaction. If you split a transaction, the system increments the number to the next available 
sequence numbers (SBSQ) for the resulting transactions.

A number you can use to track the changes applied to a billing detail transaction. The system initially assigns 001 as the secondary 
sequence number (SCSQ). Each time you modify the billing detail transaction, the system increases the number by 1.

A unique number that the system assigns to each billing record. The system assigns the number from the Next Numbers - Automatic table 
(F0002) for system 15, line 2 (Billing Control).

A code to denote final sequence entry for a Service Billing detailed record. When the last record is moved to history file, this flag will be set 
to 1.

This field is currently not active.

A code that identifies the classification of a billing transaction. Valid codes are: Blank An ad hoc entry in the active Billing Detail Workfile 
table (F4812). A Contract revenue, not a time and materials record. B NTE place holder. C Service contracts (SWM). D Service orders 
(SWM). E Claims (SWM). F Calls (SWM). R Retainage. 0 Components. 1 Labor entry. 2 Burden entry. 3 Equipment entry. 4 Reserved by PeopleSoft. 5 Purchasing 
accounts payable entry. 6 Journal entry. 7 Manual entry. 8 System-generated control record. 9 Reserved by PeopleSoft.

A code that specifies how the system processes a transaction at the single-transaction level. Valid values are: 0 Available for invoicing and 
revenue. 1 Available for invoicing only. 2 Available for revenue only. 3 Non-billable. 4 Available for cost only. 5 Available for accounts payable 
only. The system assigns eligibility codes to workfile transactions based on the Billable (Y/N) field in the Account Master table (F0901) and the 
Journal Generation Control field that you set up in your system constants. For example, if an account with a Y in the Billable (Y/N) field is 
processed through the billing system and the Journal Generation Control field is set for billing only, the eligibility code for the transaction is 1. An 
eligibility code of 1 specifies that the transaction is available for invoicing only.

A code that identifies whether the system has created the accounting Journals.    0   Not Journaled    1   Journaled    2   Posted    3   Billing 
detail transaction has been changed    4   History record has completed the billing cycle and any adjustments for accounting journals have been 
created

A batch number the system automatically assigns when you run Revenue Journal Generation.

The date the invoice was printed. The system updates this date when you run the invoice print program in the Sales Order Management 
system.

A code that identifies the type of hold status applied to a billing detail transaction. Valid alpha values are: Blank Not on hold. A On hold for 
invoicing, revenue recognition, and cost transfers. B On hold for invoicing and revenue recognition. Cost transfers are not allowed. I On hold for 
invoicing only. Revenue recognition and cost transfers are allowed. R On hold for revenue recognition. This value applies only when the Journal 
Generation Control flag in the system constants is set to process revenue only. Valid numeric values are: Blank Not on hold. 1 On hold for 
invoicing, revenue recognition, and cost transfers. 2 On hold for invoicing and revenue recognition. Cost transfers are allowed. 3 On hold for 
invoicing only. Revenue recognition and cost transfers are allowed. 4 On hold for revenue recognition. This value applies only when the Journal 
Generation Control flag in the system constants is set to process revenue only.

The date the held order was released.

A code that indicates you want the system to create a void entry to reverse a transaction. Valid values are:    V        Yes, create a void entry    
blank No, do not create a void entry You cannot use R in this field to reverse the transaction.

This is the batch number assigned during the Service Billing generation.  This batch number will be used as a linking mechanism to allow 
the user to reset records in the Service Billing History file (F4812H) to their previous journal status.  This field will contain a batch number only 
while the batch is recognized by the system as being active and hasn't been posted.  This field can be cleared at two possible times during 
the Service Billing Generation cycle; either when the batch is identified for deletion or if the batch is posted.

This field stores the value of the journal status code to enable the user to delete a batch and reset thejournal status to its previous status.

This code indicates whether the payroll burden associated with this billing detail transaction has been processed by the billing system. 
Valid values are:    Blank  No burden has been processed for this payroll transaction, or this is the billing detail transaction created from the 
burden.    0       The payroll transaction was processed from F0618 (Employee Transaction History). The burden has been processed.    1       The 
payroll transaction was processed from F06116 (Employee Transaction Detail). The burden will not be processed.

The split link field ties component records to their base record when a transaction split occurs.

A component code identifies a provisional burden that is accounted for at the billing detail transaction level.

A code that attaches the component record to its base work file record.

A code that identifies a component cost rate table to use for this entry in the Billing Rate / Mark up Table (F48096). The component table 
identifies the components and their calculation rules. These component amounts are applied as overhead to the original cost. You set up 
component tables on the Component Table Revisions form.

A code that specifies the component table to use for this Billing Rate/Markup Table entry. The component table identifies the components 
and their calculation rules. These component amounts are billed in addition to any invoice markups. You set up component tables with the 
Component Table program (P4860).

A user defined code (48/AR) that you use to specify the reason for a revision to a single or a group of billing detail transactions in the Billing 
Workfile (F4812). The system updates the historical billing detail transaction with this reason for audit purposes.

This date is used as the basis for comparison to the effective dates of the various tables used by the Service Billing system.  This date is 
determined by the values set up in the Service Billing Constants at the time the Service Billing Work File (F4812) is generated.

This flag indicates whether the associated amount is the override rate or the cap of the rate. Values are:    blank Override Rate.    1       Cap of 
the Rate.  If the cost rate is less than the cap rate, the cost rate will be used; if the cost rate is greater than the cap rate, the Cap Rate will be 
used.

A rate that the system uses to mark up the revenue amount reflected in the billing of professional services such as draftsmen, engineers, or 
consultants. This rate does not affect the employee's paycheck. You can use the markup rate as an override rate or as a maximum rate. The 
calculation of the rate override for the total revenue markup is as follows: (Rate Override * Unit) * (1 + Markup Percent) + Markup 
Amount When you specify a maximum or cap rate, the system compares the rate override with the rate from the cost transaction. The system then uses 
the lower rate as the override rate. You set up the override or maximum unit rate using the Billing Rate / Markup Table program (P48096). Within 
the Service Billing and Contract Billing systems, you can mark up the revenue amount at a different rate from the invoice amount. The 
Independent Revenue/Invoice Amounts option in the Billing System Constants table (F48091) controls this function. Use generation type 1 to 
specify a table for invoice, revenue, and component markup rates and use generation type 2 to specify a table for revenue and component 
markup rates. Use generation type 1 to specify the invoice, revenue, and component markup rates only when the Independent Revenue/Invoice 
Amounts are set to not equal in the Billing Constants.

The percentage that you use to mark up the revenue amount reflected in the billing of professional services workers, such as draftsmen, 
engineers, or consultants fees. This percentage rate does not affect the employee's paycheck. This percentage rate is set up in the Billing 
Rate/Markup Table program (P48096) using generation type 1 to specify a table for revenue/invoice markup percentage rates. Enter 
percentages as whole numbers. For example, 50.275% would be entered as 50.275.

An amount that the system uses to mark up the revenue amount for the billing of professional services, such as the services of draftsmen, 
engineers, or consultants. This amount does not affect the employee's payment. You use the Billing Rate / Markup Table program (P48096) to 
set up the amount. Use generation type 1 to specify a table for invoice, revenue, and component markup amounts. Use generation type 2 
to specify a table for revenue and component markup amounts. With the Service Billing and Contract Billing systems, you can mark up the 
revenue amount by a different amount than the invoice amount. The Independent Revenue/Invoice Amounts option in the Billing System 
Constants table (F48091) controls this function. Use generation type 2 to specify a table for revenue and component markup amounts.

A flag to indicate if the associated amount is the override rate or the cap of the rate.

^

A number that specifies the percentage that the system uses to mark up the revenue amount reflected in the billing of professional services, 
such as fees for draftsmen, engineers, and consultants. Enter the percentage as a whole number. For example, 50.275 percent would be 
entered as 50.275. This percentage rate does not affect the employee's payment. You set up this percentage in the Billing Rate / Markup 
Table program (P48096). Use generation type 1 to specify a table for invoice, revenue, and component markup rates. With the Service Billing and 
Contract Billing systems, you can mark up the revenue amount at a different rate than the invoice amount. The Independent 
Revenue/Invoice Amounts option in the Billing Constants program (P48091) controls this function. Use generation type 2 on the Billing Rate/Markup 
Revisions form to specify a table for revenue and component markup rates.

An amount that the system uses to mark up the invoice amount for the billing of professional services, such as the services of draftsmen, 
engineers, or consultants. This amount does not affect the employee's payment. You use the Billing Rate / Markup Table program (P48096) to 
set up the amount. Use generation type 1 to specify a table for invoice, revenue, and component markup amounts. With the Service Billing and 
Contract Billing systems, you can mark up the revenue amount by a different amount than the invoice amount. The Independent 
Revenue/Invoice Amounts option in the Billing System Constants table (F48091) controls this function. Use generation type 2 to specify a table for 
revenue and component markup amounts.

A code that indicates whether the item is subject to sales tax when you purchase it. The system calculates tax on the item only if the supplier 
is also taxable.

This field indicates to the system whether the marked up billing amount is a taxable amount or gross amount.  The system then will have 
different ways to calculate the tax amount.  The following allowed values will determine the calculation:    1 The marked up billing is taxable 
amount; the system will calculate the tax amount and the gross amount.    2 The marked up billing is gross amount; the system will calculate the tax 
amount and the taxable amount.    3 The marked up billing is for both the gross and the taxable, and the system will calculate the tax amount.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

The percent of the total invoice or voucher that you will discount if it is paid within the discount period. You enter the discount percent as a 
decimal, for example, a 2 percent discount is .02.

The portion of the tax amount calculated for this entry that is not automatically generated by the post program.

The portion of the tax amount calculated for this entry that is not automatically generated by the post program.

The revenue amount for a billing detail transaction.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.

The total amount of the invoice or bill.  The total of the individual line items must match this amount.

The invoice amount for a billing detail transaction.

The portion of the invoice amount that is subject to tax.

The amount of the discount available, as opposed to the amount of the discount actually taken.  The discount calculated is based on the 
invoice amount rather than the revenue amount.

The total amount of the invoice in foreign currency.

The portion of the foreign invoice amount that is subject to tax.

The tax amount on the invoice in foreign currency.  This can be either the sales, use or VAT tax.

The foreign currency amount of the discount available, as opposed to the amount of the discount actually taken.  The discount calculated is 
based on the foreign invoice amount.

A code that identifies if the invoice journal has been created.    0   Not Journaled    1   Journaled    2   Posted Note: You can leave the field 
blank for 0.

This code identifies whether a particular transaction has been printed. If the transaction has not been printed, this field will be blank. If it has 
been printed, this field will contain the Invoice Type value (for example, "D" for draft or "F" for final) of the Invoice Format on which the 
transaction was last printed.

A number that identifies a group of transactions that the system processes and balances as a unit. When you enter a batch, you can either 
assign a batch number or let the system assign it using the Next Numbers program.

The address book number to which the system posts billing and accounts receivable transactions.

The supplier's invoice number that is used for voucher entry. Voucher entry allows only one invoice per voucher number. If multiple invoice 
numbers exist on a voucher, you must set them up as multiple vouchers or combine the invoices and enter them as one voucher. Depending 
on how you have your accounts payable constants set, the system can do one of the following:   o  Accept a duplicate invoice number 
without warning or error   o  Generate a warning message in which the duplicate invoice number can still be accepted   o  Generate an error 
message Blank values are treated in the same manner as any other invoice number. Two blank invoice numbers are treated as duplicates. To test 
for duplicate invoice numbers that might have been entered in error, run the Suspected Duplicate Payments report (R04601). Note: The 
duplicate invoice number validation is not run for vouchers with document type NO. These vouchers are created by the Generate Reimbursements 
program (R03B610).

The date of the invoice. This can be either the date of the supplier's invoice to you or the date of your invoice to a customer.

A user defined (00/DI) document type for invoice entry. Any document type set up for invoice-only entry should begin with the letter R 
(receivables). The default is RI, RR, or RM. Reserved document types have been defined for vouchers, invoices, receipts, and time sheets. The 
reserved document types are: P_ Accounts Payable Documents R_Accounts Receivable Documents T_ Payroll Documents I_Inventory 
Documents O_ Order Processing Documents  Note: Verify that the default document type for invoices is set up in both UDC 00/DT and UDC 00/DI.

The original document number.  This can be a voucher, an invoice, unapplied cash, a journal entry number, etc.  Matching document 
numbers are also used to identify related documents in the Accounts Receivable and Accounts Payable systems.  See matching document 
(DOCM).  This document number (DOCO) is always the original document number, and the matching document number (DOCM) is the check, 
adjustment, or credit to be applied against the original document. For example: A/P Automated/Manual Payment: Original (DOCO) - Voucher; 
Matching Document (DOCM) - Payment  A/R Original Invoice: Original (DOCO) - Invoice  Receipt Application: Original (DOCO) - Invoice; Matching 
Document (DOCM) - Receipt Credit Memo/Adjustment: Original (DOCO) - Invoice; Matching Document (DOCM) -Credit Memo  Unapplied 
Case: Original (DOCO) - Receipt

Invoice Document Company.

A number that identifies the pay item for a voucher or an invoice. The system assigns the pay item number. If the voucher or invoice has 
multiple pay items, the numbers are sequential.

The table key that identifies how the system summarized the service billing invoice. Within each table that is identified by the table key, 
there are multiple associated key fields to specify the level and method for sorting and summarizing the service billing detail transactions.

The Composit Key Block contains the values of multiple key fields grouped in various sequences.  In the Service Billing system, it is used 
in conjunction with the Invoice Sequence/Summarization Table.  The system uses the Invoice Seq/Summ Key to determine how the key 
fields are sequenced and groups the field values into this Composit Key Block.

The General Ledger Account number can be one of four numbers.  These are: (1) the BU/Object/Subsidiary, (2) the 25-digit unstructured 
number, (3) the 8-digit short account ID number, or (4) the Speed Code.  Upon entry, the first character of the account number is examined to 
determine which of the four was entered.  This first character is defined as the Account Mode in the G/L Constants Revisions program (see Gen. 
Acct. Operations Control).    /     may represent the short account ID number    *     may represent the unstructured 25-digit account number    
blank may represent the business unit-object-subsidiary number    X may represent the speed code for a suspense account This facility allows 
use of the account ID number for high speed data entry, the unstructured number when a chart of accounts change would be too disruptive, the 
BU/Object/Subsidiary number when the J.D. Edwards style of account coding has been fully adopted, or the speed code to facilitate entry 
of an account number (see Speed Coding - G0516).

The subledger provides for detailed subsidiary accounting within any General Ledger account.  This provides an audit trail of the 
transactions posted to a General Ledger account by other related numbers.  These related numbers can be defined by Address Book, Bus. Unit 
Master, Equipment Master, Order Header,Work Order Master or Lease Master files.  See Subledger Type (SBLT) for how to define these different 
subledgers.  User defined subledgers are also available. Use discretion in using the subledger concept. An extra record is added to the 
General Ledger Account Balances File - F0902 for each subledger, subledger type, ledger type, fiscal year, and account.

A code used in conjunction with subledger.  It controls subledger editing for validity.  Valid codes are edited in User Defined Codes, 
System Code '00',Record Type 'ST'. Once in User Defined Codes, the 2nd line of description will indicate how the type will be validated.  The type 
is either hard coded within our software (as indicated in the 2nd line of description) or it can be user defined. If you set up your own subledger 
types, you can specify in the 2nd line of description in User Defined Codes how the subledger should be scrubbed:    A indicates the 
subledger is an alphameric field, do not scrub;    N indicates the subledger is numeric, right justify and zero fill;    C indicates the subledger is 
alphameric, right justify and blank fill.

The short account id that is used to create the debit side of a journal entry for the Contract Billing and Service Billing modules. If this field is 
left blank, the Billing AAI's will be used to create the journal entry.

The subledger provides for detailed subsidiary accounting within any General Ledger account.  This provides an audit trail of the 
transactions posted to a General Ledger account by other related numbers.  These related numbers can be defined by Address Book, Business Unit 
Master, Equipment Master, Order Header,Work Order Master or Lease Master files.  See Subledger Type (SBLT) for how to define these 
different subledgers.  User defined subledgers are also available. Use discretion in using the subledger concept.  An extra record is added to 
the General Ledger Account Balances File - F0902 for each subledger,subledger type, ledger type, fiscal year, and account.

A code used in conjunction with subledger.  It controls subledger editing for validity.  Valid codes are edited in User Defined Codes, 
System Code '00',Record Type 'ST'. Once in User Defined Codes, the 2nd line of description will indicate how the type will be validated.  The type 
is either hard coded within our software (as indicated in the 2nd line of description) or it can be user defined. If you set up your own subledger 
types, you can specify in the 2nd line of description in User Defined Codes how the subledger should be scrubbed:    A indicates the 
subledger is an alphameric field, do not scrub;    N indicates the subledger is numeric, right justify and zero fill;    C indicates the subledger is 
alphameric, right justify and blank fill.

A code that specifies whether to override the bill-when-paid rule for the billing detail transaction. You specify the bill-when-paid rule for a 
billing line on a contract. Valid values are: Blank No override. The bill-when-paid rule applies. 1 Override the bill-when-paid rule.

A user defined code (09/LT) that specifies the type of ledger, such as AA (Actual Amounts), BA (Budget Amount), or AU (Actual Units). You 
can set up multiple, concurrent accounting ledgers within the general ledger to establish an audit trail for all transactions.

A value that is hard-coded in the originating programs and passed to the Accounts Payable system. In Accounts Receivable, the document 
type on the purchase order issued by the customer can be entered directly into the Accounts Receivable Ledger (F03B11)

This Flag is used to describe whether the revenue is recognized or not. Value ' ' implies Revenue is not yet posted to G/L. Value 1  implies 
Revenue is posted to G/L.

A code that identifies a component invoice or revenue table to use for this entry in the Billing Rate / Mark up Table (F48096). The 
component table identifies the components and their calculation rules. These component amounts are recognized as invoice or revenue in addition to 
any invoice or revenue markups. The generation type of the Billing Rate / Mark up Table, in conjunction with the Independent 
Revenue/Invoice Amounts option in the Billing Constants program (P48091), determines whether this is a component table for invoice amounts,or revenue 
amounts, or both. You set up component tables on the Component Table Revisions form.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The tax amount in the invoice.  This can be either the sales, use or VAT tax.

The currency code of the insured amount.

A user defined code (00/DT) that identifies the origin and purpose of the transaction.  PeopleSoft reserves several prefixes for document 
types, such as, vouchers, invoices, receipts, and timesheets. The reserved document type prefixes for codes are: P Accounts payable 
documents R Accounts receivable documents  T Time and Pay documents I Inventory documents  O Purchase order documents  S Sales order 
documents 

A number that identifies the original document, such as a voucher, invoice, or journal entry. On entry forms, you can assign the document 
number or let the system assign it using the Next Numbers program (P0002). Matching document numbers (DOCM) identify related documents 
in the Accounts Receivable and Accounts Payable systems. Examples of original and matching documents are: Accounts Payable     o 
Original document - voucher     o Matching document - payment  Accounts Receivable     o Original document - invoice     o Matching document - 
receipt  Note: In the Accounts Receivable system, the following transactions simultaneously generate original and matching documents: 
deductions, unapplied receipts, chargebacks, and drafts.

A number that, with the document number, document type and G/L date, uniquely identifies an original document, such as invoice, voucher, 
or journal entry. If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year feature, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
document company to retrieve the correct next number for that company. If two or more original documents have the same document number and 
document type, you can use the document company to locate the desired document.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

A number that designates a line within a journal entry. The system uses this field to sequence the journal entry lines for inquiry purposes.

A number that the system assigns to each general ledger account in the Account Master table (F0901) to uniquely identify it. 

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

Category code 11 associated with the Business Unit Master file (F0006).  This is a user defined code (system 00, type 11) for use in flex 
account mapping and in printing selected information on reports.

The portion of a general ledger account that refers to the division of the Cost Code (for example, labor, materials, and equipment) into 
subcategories. For example, you can divide the Cost Code for labor into regular time, premium time, and burden. Note: If you use a flexible chart of 
accounts and the object account is set to 6 digits, J.D. Edwards recommends that you use all 6 digits. For example, entering 000456 is not 
the same as entering 456 because if you enter 456 the system enters three blank spaces to fill a 6-digit object.

A subset of an object account. Subsidiary accounts include detailed records of the accounting activity for an object account.

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

^

A user defined code (00/W1) that indicates the current stage or phase of development for a work order. You can assign a work order to only 
one phase code at a time. Note: Certain forms contain a processing option that allows you to enter a default value for this field. If you enter a 
default value on a form for which you have set this processing option, the system displays the value in the appropriate fields on any work 
orders that you create. The system also displays the value on the Project Setup form. You can either accept or override the default value.

A user defined code (00/W7) that indicates the service type for the work order.

The calendar century associated with the year. Enter is the first two digits of the year. For example, 19 indicates any year beginning with 19 
(1998, 1999), 20 indicates any year beginning with 20 (2000, 2001), and so on.

A number that identifies the fiscal year. Generally, you can either enter a number in this field or leave it blank to indicate the current fiscal 
year (as defined on the Company Setup form). Specify the year at the end of the first period rather than the year at the end of the fiscal period. 
For example, a fiscal year begins October 1, 1998 and ends September 30, 1999. The end of the first period is October 31, 1998. Specify the 
year 98 rather than 99.

A number indicating the current accounting period.  This number, used in conjunction with the Company Constants table (F0010) and the 
General Constants table (F0009), allows the user to define up to 14 accounting periods. See General Ledger Date.  The current period number 
is used to determine posted before and posted after cut off warning messages.  It is also used as the default accounting period in the 
preparation of financial reports.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

A user defined code (system 00, type DT) that identifies the origin and purpose of the original document.

The number that identifies a specific pay item associated with the document.

A number that is used in conjunction with the values in the ODCT and OKCO fields to identify a transaction.

A number that is used in conjunction with the values in the ODOC and ODCT fields to identify a transaction.

A document that authorizes the delivery of specified merchandise or the rendering of certain services.

For purchase orders, a code that differentiates a record from another with the same document number, document type, and G/L date.  If you 
are using the Next Numbers by Company/Fiscal Year feature of the software, the Next Numbers program (X0010) uses the document 
company to retrieve the next number. If two or more original documents have the same document number and type, you can use the document 
company to locate the correct record.

The purchase order suffix is used to distinguish between multiple occurrences of a single purchase order.  It is frequently used in the case 
of blanket purchase orders.

A number identifying which line on the original order that the current line matches.

Category code 1 associated with the Account Master table (F0901). This is a user defined code (09/01) for use in flex account mapping and 
in printing selected information on reports.

Category code 2 associated with the Account Master table (F0901). This is a user defined code (09/02) for use in flex account mapping and 
in printing selected account information on reports.

Category code 3 associated with the Account Master table (F0901). The system uses this user defined code (09/03) in mapping flexible 
account numbers and printing selected account information on reports.

A unique number that the system assigns to each timecard. You can use this field in the Time Entry By Job program to retrieve a specific 
timecard for display. This field is also used to tie a timecard to each Actual Burden audit record created for the timecard during the Actual 
Burden Journaling process.

A user defined code (07/G) that defines the jobs within your organization. You can associate pay and benefit information with a job type and 
apply that information to the employees who are linked to that job type.

A user defined code (07/GS) that designates a specific level within a particular job type. The system uses this code in conjunction with job 
type to determine pay rates by job in the Pay Rates table.

A code that defines the type of pay, deduction, benefit, or accrual. Pay types are numbered from 1 to 999. Deductions and benefits are 
numbered from 1000 to 9999.

A code that specifies the type of payroll tax being processed. This is a user defined code (07/TX). To set up state minimum wage amounts, 
you must enter MW in this field. To do so, you must first add MW to UDC 07/TX. However, you should not change the codes and definitions 
that J.D. Edwards provides with the software.

The ID number of the equipment an employee used to perform a job. For example, an employee might drive a company dump truck or 
operate a printing press. Use this field to distribute the cost of using the equipment to the proper account in the general ledger.

The ID number for the equipment that an employee maintained or repaired, but did not use. For example, an employee might change the 
oil in the company dump truck. Use this field to direct labor expenses to this piece of equipment.

A user defined code (12/CO) that groups similar items for billing. If you are an Equipment Management client and you use Equipment 
Billing, you must use this category code for rate group purposes only.

A user defined code (00/RC) that indicates a billing rate, such as DY for daily, MO for monthly, and WK for weekly. You can set up multiple 
billing rates for a piece of equipment. If you leave this field blank, the system searches for a valid billing rate in the following sequence: 1.  
Account Ledger Master (F0901) This table contains the most detailed rate information. You can assign multiple rates for a job. For example, you 
can set up separate rates for different equipment working conditions. 2.  Job or Business Unit Master (F0006) This table contains less detailed 
rate information than the Account Ledger Master. You can only set up a single rate for a job based on this table. 3.  Rental Rules (F1302) This 
table contains the least detailed rate code information. The system searches this table according to the criteria you establish when setting up 
the table.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The compressed description contains the alpha name without slashes, dashes, commas, and other special characters.  The compressed 
description is the field used in the Name Search.

The number of the business unit in which the employee generally resides.

The Business Unit responsible for the job.  This is particularly useful during transfer pricing.

Category code 12 associated with the Business Unit Master file (F0006).  This is a user defined code (00/12) for use in flex account mapping 
and in printing selected information on reports.

A date that indicates when you purchased goods or services, or when you incurred a tax liability. 

This is the override aging date for a specific transaction. If it is blank,the aging based on date will be used to determine the age.

A flag to instruct the system to suspend the aging calculated for a specific transaction. Any non-blank value will cause the system to 
suspend the aging.

A description, remark, explanation, name, or address.

A name or remark that describes the purpose for using an account or conveys any other information that the user wants about the 
transaction.

A code to indicate if the record has an associated burden record(s) attached to it.    Blank Burden record does not exist (F0624)    1     Burden 
record does exist (F0624)

A base or default price that is used with multipliers from the pricing rules to develop discounted prices. If no formula applies to an item or no 
discounts apply to a customer, the system uses this price without adjustments.

The quantity of something that is identified by a unit of measure. For example, it can be the number of barrels, boxes, cubic yards, gallons, 
hours, and so on.

A user defined code (00/UM) that identifies the unit of measurement for an amount or quantity. For example, it can represent a barrel, box, 
cubic meter, liter, hour, and so on.

A number that identifies the amount that the system will add to the account balance of the associated account number.  Enter credits with a 
minus sign (-) either before or after the amount. 

The number of the matching document, such as a receipt, payment, adjustment,or credit. You apply a matching document (DOCM) against 
an original document (DOC), such as an invoice or voucher.

^

A user defined code (00/DT) that identifies the type of document. This code also indicates the origin of the transaction. J.D. Edwards has 
reserved document type codes for vouchers, invoices, receipts, and time sheets, which create automatic offset entries during the post 
program. (These entries are not self-balancing when you originally enter them.) The following document types are defined by J.D. Edwards and 
should not be changed: P Accounts Payable documents   R Accounts Receivable documents   T Payroll documents   I Inventory documents  
O Purchase Order Processing documents   J General Accounting/Joint Interest Billing documents   S Sales Order Processing documents

A number that, along with order number and order type, uniquely identifies an order document (such as a purchase order, a contract, a 
sales order, and so on). If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year facility, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
order company to retrieve the correct next number for that company. If two or more order documents have the same order number and order 
type, the order company lets you locate the desired document. If you use the regular Next Numbers facility, the order company is not used to 
assign a next number. In this case, you probably would not use the order company to locate the document.

The change number of the contract. The change order number of the base contract is always initialized to 000. Each time you enter a 
change order for a contract, the system automatically increases the change order number by one. For example, the base contract is the change 
order number 000, the first change order is 001, the second is 002, and so on.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

^

The parent contract number to which this particular contract is attached.

The parent contract type to which this particular contract is attached.

Parent Contract Document Company.

A number that provides an audit trail to the original transaction of a billing detail transaction. The system initially assigns 000 as the parent 
sequence number. The number remains 000 unless you split the transaction. In this case,the sequence number (SBSQ) of the original 
transaction becomes the parent sequence number (PRSQ) for the resulting transactions.

A number that provides an audit trail for the billing detail transactions related to the same billing control ID. The system initially assigns 001 
as the sequence number (SBSQ) of the original transaction. If you split a transaction, the system increments the number to the next available 
sequence numbers (SBSQ) for the resulting transactions.

A number you can use to track the changes applied to a billing detail transaction. The system initially assigns 001 as the secondary 
sequence number (SCSQ). Each time you modify the billing detail transaction, the system increases the number by 1.

A unique number that the system assigns to each billing record. The system assigns the number from the Next Numbers - Automatic table 
(F0002) for system 15, line 2 (Billing Control).

A code to denote final sequence entry for a Service Billing detailed record. When the last record is moved to history file, this flag will be set 
to 1.

This field is currently not active.

A code that identifies the classification of a billing transaction. Valid codes are: Blank An ad hoc entry in the active Billing Detail Workfile 
table (F4812). A Contract revenue, not a time and materials record. B NTE place holder. C Service contracts (SWM). D Service orders 
(SWM). E Claims (SWM). F Calls (SWM). R Retainage. 0 Components. 1 Labor entry. 2 Burden entry. 3 Equipment entry. 4 Reserved by PeopleSoft. 5 Purchasing 
accounts payable entry. 6 Journal entry. 7 Manual entry. 8 System-generated control record. 9 Reserved by PeopleSoft.

A code that specifies how the system processes a transaction at the single-transaction level. Valid values are: 0 Available for invoicing and 
revenue. 1 Available for invoicing only. 2 Available for revenue only. 3 Non-billable. 4 Available for cost only. 5 Available for accounts payable 
only. The system assigns eligibility codes to workfile transactions based on the Billable (Y/N) field in the Account Master table (F0901) and the 
Journal Generation Control field that you set up in your system constants. For example, if an account with a Y in the Billable (Y/N) field is 
processed through the billing system and the Journal Generation Control field is set for billing only, the eligibility code for the transaction is 1. An 
eligibility code of 1 specifies that the transaction is available for invoicing only.

A code that identifies whether the system has created the accounting Journals.    0   Not Journaled    1   Journaled    2   Posted    3   Billing 
detail transaction has been changed    4   History record has completed the billing cycle and any adjustments for accounting journals have been 
created

A batch number the system automatically assigns when you run Revenue Journal Generation.

The date the invoice was printed. The system updates this date when you run the invoice print program in the Sales Order Management 
system.

A code that identifies the type of hold status applied to a billing detail transaction. Valid alpha values are: Blank Not on hold. A On hold for 
invoicing, revenue recognition, and cost transfers. B On hold for invoicing and revenue recognition. Cost transfers are not allowed. I On hold for 
invoicing only. Revenue recognition and cost transfers are allowed. R On hold for revenue recognition. This value applies only when the Journal 
Generation Control flag in the system constants is set to process revenue only. Valid numeric values are: Blank Not on hold. 1 On hold for 
invoicing, revenue recognition, and cost transfers. 2 On hold for invoicing and revenue recognition. Cost transfers are allowed. 3 On hold for 
invoicing only. Revenue recognition and cost transfers are allowed. 4 On hold for revenue recognition. This value applies only when the Journal 
Generation Control flag in the system constants is set to process revenue only.

The date the held order was released.

A code that indicates you want the system to create a void entry to reverse a transaction. Valid values are:    V        Yes, create a void entry    
blank No, do not create a void entry You cannot use R in this field to reverse the transaction.

This is the batch number assigned during the Service Billing generation.  This batch number will be used as a linking mechanism to allow 
the user to reset records in the Service Billing History file (F4812H) to their previous journal status.  This field will contain a batch number only 
while the batch is recognized by the system as being active and hasn't been posted.  This field can be cleared at two possible times during 
the Service Billing Generation cycle; either when the batch is identified for deletion or if the batch is posted.

This field stores the value of the journal status code to enable the user to delete a batch and reset thejournal status to its previous status.

This code indicates whether the payroll burden associated with this billing detail transaction has been processed by the billing system. 
Valid values are:    Blank  No burden has been processed for this payroll transaction, or this is the billing detail transaction created from the 
burden.    0       The payroll transaction was processed from F0618 (Employee Transaction History). The burden has been processed.    1       The 
payroll transaction was processed from F06116 (Employee Transaction Detail). The burden will not be processed.

The split link field ties component records to their base record when a transaction split occurs.

A component code identifies a provisional burden that is accounted for at the billing detail transaction level.

A code that attaches the component record to its base work file record.

A code that identifies a component cost rate table to use for this entry in the Billing Rate / Mark up Table (F48096). The component table 
identifies the components and their calculation rules. These component amounts are applied as overhead to the original cost. You set up 
component tables on the Component Table Revisions form.

A code that specifies the component table to use for this Billing Rate/Markup Table entry. The component table identifies the components 
and their calculation rules. These component amounts are billed in addition to any invoice markups. You set up component tables with the 
Component Table program (P4860).

A user defined code (48/AR) that you use to specify the reason for a revision to a single or a group of billing detail transactions in the Billing 
Workfile (F4812). The system updates the historical billing detail transaction with this reason for audit purposes.

This date is used as the basis for comparison to the effective dates of the various tables used by the Service Billing system.  This date is 
determined by the values set up in the Service Billing Constants at the time the Service Billing Work File (F4812) is generated.

This flag indicates whether the associated amount is the override rate or the cap of the rate. Values are:    blank Override Rate.    1       Cap of 
the Rate.  If the cost rate is less than the cap rate, the cost rate will be used; if the cost rate is greater than the cap rate, the Cap Rate will be 
used.

A rate that the system uses to mark up the revenue amount reflected in the billing of professional services such as draftsmen, engineers, or 
consultants. This rate does not affect the employee's paycheck. You can use the markup rate as an override rate or as a maximum rate. The 
calculation of the rate override for the total revenue markup is as follows: (Rate Override * Unit) * (1 + Markup Percent) + Markup 
Amount When you specify a maximum or cap rate, the system compares the rate override with the rate from the cost transaction. The system then uses 
the lower rate as the override rate. You set up the override or maximum unit rate using the Billing Rate / Markup Table program (P48096). Within 
the Service Billing and Contract Billing systems, you can mark up the revenue amount at a different rate from the invoice amount. The 
Independent Revenue/Invoice Amounts option in the Billing System Constants table (F48091) controls this function. Use generation type 1 to 
specify a table for invoice, revenue, and component markup rates and use generation type 2 to specify a table for revenue and component 
markup rates. Use generation type 1 to specify the invoice, revenue, and component markup rates only when the Independent Revenue/Invoice 
Amounts are set to not equal in the Billing Constants.

The percentage that you use to mark up the revenue amount reflected in the billing of professional services workers, such as draftsmen, 
engineers, or consultants fees. This percentage rate does not affect the employee's paycheck. This percentage rate is set up in the Billing 
Rate/Markup Table program (P48096) using generation type 1 to specify a table for revenue/invoice markup percentage rates. Enter 
percentages as whole numbers. For example, 50.275% would be entered as 50.275.

An amount that the system uses to mark up the revenue amount for the billing of professional services, such as the services of draftsmen, 
engineers, or consultants. This amount does not affect the employee's payment. You use the Billing Rate / Markup Table program (P48096) to 
set up the amount. Use generation type 1 to specify a table for invoice, revenue, and component markup amounts. Use generation type 2 
to specify a table for revenue and component markup amounts. With the Service Billing and Contract Billing systems, you can mark up the 
revenue amount by a different amount than the invoice amount. The Independent Revenue/Invoice Amounts option in the Billing System 
Constants table (F48091) controls this function. Use generation type 2 to specify a table for revenue and component markup amounts.

A flag to indicate if the associated amount is the override rate or the cap of the rate.

^

A number that specifies the percentage that the system uses to mark up the revenue amount reflected in the billing of professional services, 
such as fees for draftsmen, engineers, and consultants. Enter the percentage as a whole number. For example, 50.275 percent would be 
entered as 50.275. This percentage rate does not affect the employee's payment. You set up this percentage in the Billing Rate / Markup 
Table program (P48096). Use generation type 1 to specify a table for invoice, revenue, and component markup rates. With the Service Billing and 
Contract Billing systems, you can mark up the revenue amount at a different rate than the invoice amount. The Independent 
Revenue/Invoice Amounts option in the Billing Constants program (P48091) controls this function. Use generation type 2 on the Billing Rate/Markup 
Revisions form to specify a table for revenue and component markup rates.

An amount that the system uses to mark up the invoice amount for the billing of professional services, such as the services of draftsmen, 
engineers, or consultants. This amount does not affect the employee's payment. You use the Billing Rate / Markup Table program (P48096) to 
set up the amount. Use generation type 1 to specify a table for invoice, revenue, and component markup amounts. With the Service Billing and 
Contract Billing systems, you can mark up the revenue amount by a different amount than the invoice amount. The Independent 
Revenue/Invoice Amounts option in the Billing System Constants table (F48091) controls this function. Use generation type 2 to specify a table for 
revenue and component markup amounts.

A code that indicates whether the item is subject to sales tax when you purchase it. The system calculates tax on the item only if the supplier 
is also taxable.

This field indicates to the system whether the marked up billing amount is a taxable amount or gross amount.  The system then will have 
different ways to calculate the tax amount.  The following allowed values will determine the calculation:    1 The marked up billing is taxable 
amount; the system will calculate the tax amount and the gross amount.    2 The marked up billing is gross amount; the system will calculate the tax 
amount and the taxable amount.    3 The marked up billing is for both the gross and the taxable, and the system will calculate the tax amount.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

The percent of the total invoice or voucher that you will discount if it is paid within the discount period. You enter the discount percent as a 
decimal, for example, a 2 percent discount is .02.

The portion of the tax amount calculated for this entry that is not automatically generated by the post program.

The portion of the tax amount calculated for this entry that is not automatically generated by the post program.

The revenue amount for a billing detail transaction.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.

The total amount of the invoice or bill.  The total of the individual line items must match this amount.

The invoice amount for a billing detail transaction.

The portion of the invoice amount that is subject to tax.

The amount of the discount available, as opposed to the amount of the discount actually taken.  The discount calculated is based on the 
invoice amount rather than the revenue amount.

The total amount of the invoice in foreign currency.

The portion of the foreign invoice amount that is subject to tax.

The tax amount on the invoice in foreign currency.  This can be either the sales, use or VAT tax.

The foreign currency amount of the discount available, as opposed to the amount of the discount actually taken.  The discount calculated is 
based on the foreign invoice amount.

A code that identifies if the invoice journal has been created.    0   Not Journaled    1   Journaled    2   Posted Note: You can leave the field 
blank for 0.

This code identifies whether a particular transaction has been printed. If the transaction has not been printed, this field will be blank. If it has 
been printed, this field will contain the Invoice Type value (for example, "D" for draft or "F" for final) of the Invoice Format on which the 
transaction was last printed.

A number that identifies a group of transactions that the system processes and balances as a unit. When you enter a batch, you can either 
assign a batch number or let the system assign it using the Next Numbers program.

The address book number to which the system posts billing and accounts receivable transactions.

The supplier's invoice number that is used for voucher entry. Voucher entry allows only one invoice per voucher number. If multiple invoice 
numbers exist on a voucher, you must set them up as multiple vouchers or combine the invoices and enter them as one voucher. Depending 
on how you have your accounts payable constants set, the system can do one of the following:   o  Accept a duplicate invoice number 
without warning or error   o  Generate a warning message in which the duplicate invoice number can still be accepted   o  Generate an error 
message Blank values are treated in the same manner as any other invoice number. Two blank invoice numbers are treated as duplicates. To test 
for duplicate invoice numbers that might have been entered in error, run the Suspected Duplicate Payments report (R04601). Note: The 
duplicate invoice number validation is not run for vouchers with document type NO. These vouchers are created by the Generate Reimbursements 
program (R03B610).

The date of the invoice. This can be either the date of the supplier's invoice to you or the date of your invoice to a customer.

A user defined (00/DI) document type for invoice entry. Any document type set up for invoice-only entry should begin with the letter R 
(receivables). The default is RI, RR, or RM. Reserved document types have been defined for vouchers, invoices, receipts, and time sheets. The 
reserved document types are: P_ Accounts Payable Documents R_Accounts Receivable Documents T_ Payroll Documents I_Inventory 
Documents O_ Order Processing Documents  Note: Verify that the default document type for invoices is set up in both UDC 00/DT and UDC 00/DI.

The original document number.  This can be a voucher, an invoice, unapplied cash, a journal entry number, etc.  Matching document 
numbers are also used to identify related documents in the Accounts Receivable and Accounts Payable systems.  See matching document 
(DOCM).  This document number (DOCO) is always the original document number, and the matching document number (DOCM) is the check, 
adjustment, or credit to be applied against the original document. For example: A/P Automated/Manual Payment: Original (DOCO) - Voucher; 
Matching Document (DOCM) - Payment  A/R Original Invoice: Original (DOCO) - Invoice  Receipt Application: Original (DOCO) - Invoice; Matching 
Document (DOCM) - Receipt Credit Memo/Adjustment: Original (DOCO) - Invoice; Matching Document (DOCM) -Credit Memo  Unapplied 
Case: Original (DOCO) - Receipt

Invoice Document Company.

A number that identifies the pay item for a voucher or an invoice. The system assigns the pay item number. If the voucher or invoice has 
multiple pay items, the numbers are sequential.

The table key that identifies how the system summarized the service billing invoice. Within each table that is identified by the table key, 
there are multiple associated key fields to specify the level and method for sorting and summarizing the service billing detail transactions.

The Composit Key Block contains the values of multiple key fields grouped in various sequences.  In the Service Billing system, it is used 
in conjunction with the Invoice Sequence/Summarization Table.  The system uses the Invoice Seq/Summ Key to determine how the key 
fields are sequenced and groups the field values into this Composit Key Block.

The General Ledger Account number can be one of four numbers.  These are: (1) the BU/Object/Subsidiary, (2) the 25-digit unstructured 
number, (3) the 8-digit short account ID number, or (4) the Speed Code.  Upon entry, the first character of the account number is examined to 
determine which of the four was entered.  This first character is defined as the Account Mode in the G/L Constants Revisions program (see Gen. 
Acct. Operations Control).    /     may represent the short account ID number    *     may represent the unstructured 25-digit account number    
blank may represent the business unit-object-subsidiary number    X may represent the speed code for a suspense account This facility allows 
use of the account ID number for high speed data entry, the unstructured number when a chart of accounts change would be too disruptive, the 
BU/Object/Subsidiary number when the J.D. Edwards style of account coding has been fully adopted, or the speed code to facilitate entry 
of an account number (see Speed Coding - G0516).

The subledger provides for detailed subsidiary accounting within any General Ledger account.  This provides an audit trail of the 
transactions posted to a General Ledger account by other related numbers.  These related numbers can be defined by Address Book, Bus. Unit 
Master, Equipment Master, Order Header,Work Order Master or Lease Master files.  See Subledger Type (SBLT) for how to define these different 
subledgers.  User defined subledgers are also available. Use discretion in using the subledger concept. An extra record is added to the 
General Ledger Account Balances File - F0902 for each subledger, subledger type, ledger type, fiscal year, and account.

A code used in conjunction with subledger.  It controls subledger editing for validity.  Valid codes are edited in User Defined Codes, 
System Code '00',Record Type 'ST'. Once in User Defined Codes, the 2nd line of description will indicate how the type will be validated.  The type 
is either hard coded within our software (as indicated in the 2nd line of description) or it can be user defined. If you set up your own subledger 
types, you can specify in the 2nd line of description in User Defined Codes how the subledger should be scrubbed:    A indicates the 
subledger is an alphameric field, do not scrub;    N indicates the subledger is numeric, right justify and zero fill;    C indicates the subledger is 
alphameric, right justify and blank fill.

The short account id that is used to create the debit side of a journal entry for the Contract Billing and Service Billing modules. If this field is 
left blank, the Billing AAI's will be used to create the journal entry.

The subledger provides for detailed subsidiary accounting within any General Ledger account.  This provides an audit trail of the 
transactions posted to a General Ledger account by other related numbers.  These related numbers can be defined by Address Book, Business Unit 
Master, Equipment Master, Order Header,Work Order Master or Lease Master files.  See Subledger Type (SBLT) for how to define these 
different subledgers.  User defined subledgers are also available. Use discretion in using the subledger concept.  An extra record is added to 
the General Ledger Account Balances File - F0902 for each subledger,subledger type, ledger type, fiscal year, and account.

A code used in conjunction with subledger.  It controls subledger editing for validity.  Valid codes are edited in User Defined Codes, 
System Code '00',Record Type 'ST'. Once in User Defined Codes, the 2nd line of description will indicate how the type will be validated.  The type 
is either hard coded within our software (as indicated in the 2nd line of description) or it can be user defined. If you set up your own subledger 
types, you can specify in the 2nd line of description in User Defined Codes how the subledger should be scrubbed:    A indicates the 
subledger is an alphameric field, do not scrub;    N indicates the subledger is numeric, right justify and zero fill;    C indicates the subledger is 
alphameric, right justify and blank fill.

A code that specifies whether to override the bill-when-paid rule for the billing detail transaction. You specify the bill-when-paid rule for a 
billing line on a contract. Valid values are: Blank No override. The bill-when-paid rule applies. 1 Override the bill-when-paid rule.

A user defined code (09/LT) that specifies the type of ledger, such as AA (Actual Amounts), BA (Budget Amount), or AU (Actual Units). You 
can set up multiple, concurrent accounting ledgers within the general ledger to establish an audit trail for all transactions.

A value that is hard-coded in the originating programs and passed to the Accounts Payable system. In Accounts Receivable, the document 
type on the purchase order issued by the customer can be entered directly into the Accounts Receivable Ledger (F03B11)

This Flag is used to describe whether the revenue is recognized or not. Value ' ' implies Revenue is not yet posted to G/L. Value 1  implies 
Revenue is posted to G/L.

A code that identifies a component invoice or revenue table to use for this entry in the Billing Rate / Mark up Table (F48096). The 
component table identifies the components and their calculation rules. These component amounts are recognized as invoice or revenue in addition to 
any invoice or revenue markups. The generation type of the Billing Rate / Mark up Table, in conjunction with the Independent 
Revenue/Invoice Amounts option in the Billing Constants program (P48091), determines whether this is a component table for invoice amounts,or revenue 
amounts, or both. You set up component tables on the Component Table Revisions form.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The tax amount in the invoice.  This can be either the sales, use or VAT tax.

The currency code of the insured amount.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

A number that provides an audit trail to the original transaction of a billing detail transaction. The system initially assigns 000 as the parent 
sequence number. The number remains 000 unless you split the transaction. In this case,the sequence number (SBSQ) of the original 
transaction becomes the parent sequence number (PRSQ) for the resulting transactions.

A number that provides an audit trail for the billing detail transactions related to the same billing control ID. The system initially assigns 001 
as the sequence number (SBSQ) of the original transaction. If you split a transaction, the system increments the number to the next available 
sequence numbers (SBSQ) for the resulting transactions.

A number you can use to track the changes applied to a billing detail transaction. The system initially assigns 001 as the secondary 
sequence number (SCSQ). Each time you modify the billing detail transaction, the system increases the number by 1.

A unique number that the system assigns to each billing record. The system assigns the number from the Next Numbers - Automatic table 
(F0002) for system 15, line 2 (Billing Control).

The split link field ties component records to their base record when a transaction split occurs.

A code that attaches the component record to its base work file record.

A component code identifies a provisional burden that is accounted for at the billing detail transaction level.

A code that determines the trade account that the system uses as the offset when you post invoices or vouchers. The system concatenates 
the value that you enter to the AAI item RC (for Accounts Receivable) or PC (for Accounts Payable) to locate the trade account. For 
example, if you enter TRAD, the system searches for the AAI item RCTRAD (for receivables) or PCTRAD (for payables).  You can assign up to four 
alphanumeric characters to represent the G/L offset or you can assign the three-character currency code (if you enter transactions in a 
multicurrency environment). You must, however, set up the corresponding AAI item for the system to use; otherwise, the system ignores the G/L 
offset and uses the account that is set up for PC or RC for the company specified.  If you set up a default value in the G/L Offset field of the 
customer or supplier record, the system uses the value during transaction entry unless you override it.  Note: Do not use code 9999. It is reserved for 
the post program and indicates that offsets should not be created.

A code that designates the offset accounts for retainage, for example RETN or 1225. You set up the code as an automatic accounting 
instruction. Note:  Do not use code 9999. This is reserved for the post program and indicates that offsets should not be created.

The retainage rate for the contract. The rate is a percentage that is expressed as a whole number. For example, you enter a retainage rate 
of 10.5 percent as 10.5.

This field is the retained dollars for a contract line.

Stored Material Retainage amount through the last application or adjustment for a specific contract.

The amount of retainage in foreign currency.

Future Use. This field is designed to be used in the future as a mechanism to control the downloading of information.

This field is used to detect any changes that might occur in the coding block of a given workfile (F4812) transaction.  If the system detects 
such a change,it performs an error correction routine. This field cannot be accessed by the user and is only used internally by programs.

Date - Transaction Entered

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is divided by to calculate a domestic currency amount. The number you enter in 
this field can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

The currency code of the insured amount.

Amount.

A code that the system uses in combination with the table key to locate and validate the source and workfile transactions against the 
various tables and user defined codes in the Service Billing and Contract Billing systems. Valid key type codes and their related tables or user 
defined codes are: 1 Work order number - Work Order Master File (F4801) 2 JDE Consulting Service Type - User Defined Code (00/W7) 3 Contract 
number - Contract Master (F5201) 4 Parent contract number - Contract Master (F5201) 5 Customer - Address Book Master (F0101) 6 Job or 
business unit - Business Unit Master (F0006) 7 Job class - User Defined Code (00/11) 8 Company - Company Constants (F0010) 9 Default When you 
choose a key type, observe the following guidelines:   o  You cannot use the key types for contract number (3) or parent contract number (4) 
with the Tax Derivation and G/L Offset & Retainage tables.   o  You cannot use the key type for company (8) with the G/L Offset and Retainage 
tables.   o  You can use the default key type (9) with the Billing AAI Information table (F48S95) and the Billing Rate / Mark up Table (F48096) 
only.

A date that identifies the financial period to which the transaction will be posted. You define financial periods for a date pattern code that you 
assign to the company record. The system compares the date that you enter on the transaction to the fiscal date pattern assigned to the 
company to retrieve the appropriate fiscal period number, as well as to perform date validations.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted. The general accounting constants specify the date range 
for each financial period. You can have up to 14 periods. Generally, period 14 is for audit adjustments. The system edits this field for PBCO 
(posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), and so on.

A code that identifies a pay when paid record.

An inventory item number. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to other item 
numbers (see data item XRT) to accommodate substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, supplier numbers, and 
so forth. The item numbers are as follows:   o Item Number (short) - An eight-digit, computer-assigned item number     o 2nd Item Number - The 
25-digit, free-form, user defined alphanumeric item number     o 3rd Item Number - Another 25-digit, free-form, user defined alphanumeric item 
number

The extended cost or price value of an inventory transaction for an inventory item.

The product of the foreign price times the number of units.

A code that controls which date the system uses to retrieve the exchange rate for the invoice. Valid values are: 1 Use the invoice date 
(default). 2 Use the G/L date of the invoice.

This is the date that was used to establish the exchange rate at the time the billing detail transaction was being created.

An alternate subsidiary account that allows you to comply with a regulatory chart of accounts, parent company requirements, or third party 
coding scheme.

Reserved by J.D. Edwards.

A number that identifies the parent work order. You can use this number to do the following:     o Enter default values for new work orders, 
such as Type, Priority, Status, and Manager     o Group work orders for project setup and reporting  

A user defined code (system 40/type PI) that identifies an inventory price group for an item. Inventory price groups have unique pricing 
structures that direct the system to incorporate discounts or markups on items on sales and purchase orders. The discounts or markups are 
based on the quantity, dollar amount, or weight of the item ordered. When you assign a price group to an item, the item takes on the same pricing 
structure defined for the inventory price group. You must assign an inventory price group to the supplier or customer, as well as to the item, for 
the system to interactively calculate discounts and markups on sales orders and purchase orders.

A user defined code (40/PC) that identifies a customer group. You can group customers with similar characteristics, such as comparable 
pricing.

For future use in Trade Price Billing.

Percent of markup you want the system to use when it calculates the billing amounts for fee lines for owner pay items. You enter either a 
percent in this field or a rate code in the Rate Code field. Enter the percentage as a whole number. For example, you enter 10% as 10

The fee basis the system will use when it derives the billing amount for the fee line. Valid values:    1 Use Invoice Amount.    2 Use Cost 
Amount.

The fee basis the system will use when it derives the revenue amount for the fee line.    1 Use Revenue Amount    2 Use Cost Amount  If you 
leave this field blank, the system automatically selects the revenue amount.

The invoice markup table used to mark up this transaction.

The revenue markup table used to mark up the revenue side of this transaction. If a revenue markup table is not specified, the invoice 
markup table is used to mark up the revenue.

The component markup table used to calculate component markup amounts for this transaction. If a specific component markup table is 
not specified, the invoice table is used to calculate component markups.

The table type 1 account derivation table used for journaling.

The table type 2 account derivation table used for journaling.

The table type 3 account derivation table used for journaling.

This field lists the G/L Offset Table used.

The tax derivation table used.

This value represents the revenue amount prior to invoice generation. Use this value to restore the original revenue amount if the record is 
deleted from an invoice batch.

This value represents the invoice amount prior to invoice generation. Use this value to restore the original invoice amount if the record is 
deleted from an invoice batch.

This value represents the invoice taxable amount prior to invoice generation. Use this value to restore the original invoice taxable amount if 
the record is deleted from an invoice batch.

This value represents the invoice tax amount prior to invoice generation. Use this value to restore the original invoice tax amount if the 
record is deleted from an invoice batch.

This field represents the Foreign Unit price.

This field is used to identify records subject to Not-To-Exceed (NTE) limitations.

The code that identifies a user profile.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The date that specifies the last update to the file record.

The time that specifies when the program executed the last update to this record.

A code that identifies the currency of a transaction. 

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

Vertex Sales and Use Tax transaction type.

User defined code used in the Vertex Tax Decision Maker for products or services that are non-taxable or are at a non-stanard rate.

A code that identifies if the transaction is eligible for retro rate adjustments.  Valid values are: Blank Available for retro adjustments. 1 Not 
available for retro adjustments.

A number that identifies a group of transactions that the system processed for retro rate adjustments.  The system assigns the group 
number using the Next Numbers program.