ValidateExpenseDetailLine

A user defined code (09E/RT) that describes the expenses on the report. Examples of expense report types include travel and 
entertainment, relocation, and tuition reimbursement. The expense report type determines which expense categories from the policy are available for 
entering expense report detail information.

A number that uniquely identifies an expense report.

The address book number of the employee for whom the expense report is submitted.

The identification number of the workstation on which the expense report was entered.

To move rapidly through a long list of journal entries, enter a line number. The system shifts the information on that line to the top of the 
display.

The date on which the expense report was created.

A value that indicates the type of record in the Expense Report Detail table (F20112). The system assigns the value of the record type 
based on the Charge To Type entered, as well as whether the expense report contains summary receipts. Valid values are: 1  The system 
assigns this record type when expenses are charged to a business unit, job, or work order, or are entered as nonreimbursable. 2 The system 
assigns this record type to expenses entered on a summary receipt. 3 The system assigns this record type when expenses are split among multiple 
business units, jobs, or work orders.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

A user defined code (09E/EC) that categorizes expenses. Expense categories include airfare, meals, hotel, and car rental.

The date on which the expense was incurred. The system returns an error if the date that you enter for the expense is not within the 
allowable expense days as specified in the corresponding processing option of the Expense Entry program (P09E2011).

A user defined code (09E/PM) that indicates how an employee paid an expense. For example, the employee might have used a credit 
card, cash, or personal check to pay the expense.

A user defined code (09E/CT) that specifies whether an expense is billable and to whom it is billable. Choose one of the following values 
from the drop-down list: Business Unit The expense is charged to the business unit that is specified. Job Cost The expense is charged to the job 
that is specified. Non-reimburseable The expense should not be reimbursed.  Split among multiple jobs  The expense is split among multiple 
jobs. The system displays the Edit Split Charges form, on which you allocate the appropriate amount to the appropriate job. Split among 
multiple business units  The expense is split among multiple business units. The system displays the Edit Split Charges form, on which you 
allocate the appropriate amount to the appropriate business unit. Split among multiple work orders  The expense is split among multiple work 
orders. The system displays the Edit Split Charges form, on which you allocate the appropriate amount to the appropriate work order. Work 
Order   The expense is charged to the work order specified.

A code that identifies the currency of a transaction. 

The currency in which the expense report will be reimbursed.  If the reimbursement method is from the Accounts Payable system (1, 2 or 3), 
the system uses the reimbursement currency from the employee profile, if specified. Otherwise, the system uses the reimbursement currency 
of the group profile assigned to the employee profile.  If the reimbursement method is from the Payroll system (4 or 5), the system uses the 
currency code assigned to the company in which the employee's home business unit resides, regardless of the reimbursement currency 
assigned to the group profile. 

A number that corresponds to the expense item line number that the system assigns for you to use to identify the physical receipt that 
corresponds to one or more expenses on the expense report.

An alphanumeric field that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit might 
be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant.

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

The number of items expensed at a specific rate.

The price at which the expense was incurred for a specific unit of measure. For example, the rate might be the cost of a hotel room per night 
or the cost of a car rental per day.

A code that identifies the domestic (base) currency of the company on a transaction. 

The amount of the expense in the employee's reimbursement currency.

The amount of the expense in the currency in which the expense was incurred. This amount should correspond to the amount on the receipt.

The name of an expense policy. The expense policy determines the expense categories that are available for reimbursement and 
provides the rules for each expense category such as the daily allowance amount, audit limits, receipt requirements, whether a preferrred supplier is 
required, and so on.  

A code that specifies whether the tax rate area applies to billable expenses (expenses billed directly to the client). Valid values 
are: Blank The tax rate area applies to nonbillable expenses only. 1 The tax rate area applies to billable expenses only. * The tax rate area applies to all 
expenses.  This field can help determine whether VAT tax is nonrecoverable.

The current status of the expense. The system uses this status to determine what information should be included in the workflow message if 
there is an error. For example, an employee might be notified that an expense has exceeded an allowance amount and the expense is 
considered to be an exception. The employee might also be notified that an expense has exceeded an audit amount, and the expense report 
might be audited.

A user defined code (09E/EL) that indicates where the expense was incurred. The system uses location information to determine the policy 
to which the expense applies and to derive the appropriate tax rate area and tax explanation code for the expense. For transportation 
expenses, use the location where the ticket was purchased.

The last day that expenses can be included on the expense report. Allowable dates are defined in the processing options of the Expense 
Entry program (P09E2011).

The number days allowed to enter an expense report.

An option that specifies the type of processing for an event.

A number that identifies an original document. This document can be a voucher, a sales order, an invoice, unapplied cash, a journal entry, 
and so on.

A subset of an object account. Subsidiary accounts include detailed records of the accounting activity for an object account.

The portion of a general ledger account that refers to the division of the Cost Code (for example, labor, materials, and equipment) into 
subcategories. For example, you can divide the Cost Code for labor into regular time, premium time, and burden. Note: If you use a flexible chart of 
accounts and the object account is set to 6 digits, J.D. Edwards recommends that you use all 6 digits. For example, entering 000456 is not 
the same as entering 456 because if you enter 456 the system enters three blank spaces to fill a 6-digit object.

A user defined code (09E/RM) that specifies whether to reimburse the employee or the employee's credit card company, and whether the 
payment should be generated from the Accounts Payable system or the Payroll system.

An option that specifies whether the expenses on the report are in the employee's reimbursement currency (single) or in multiple currencies. 
Choose multiple currency if the expenses on the report are incurred in more than one currency or if the currency is different from the 
reimbursement currency specified in the Group Profile or Employee Profile. 

The currency in which the expense report will be reimbursed.  If the reimbursement method is from the Accounts Payable system (1, 2 or 3), 
the system uses the reimbursement currency from the employee profile, if specified. Otherwise, the system uses the reimbursement currency 
of the group profile assigned to the employee profile.  If the reimbursement method is from the Payroll system (4 or 5), the system uses the 
currency code assigned to the company in which the employee's home business unit resides, regardless of the reimbursement currency 
assigned to the group profile. 

A value that specifies the exchange rate to use for expenses incurred in a foreign currency.

The address book number of the credit card company. You must set up and address book record for each credit card company that you 
reimburse directly.

A code that specifies the type of reimbursement for the expense report. Valid values are: 10 Expenses are reimbursed to the employee 
through the Accounts Payable system. 20 Expenses are reimbursed directly to the employee's credit card company through the Accounts 
Payable system. 40 Expenses are reimbursed to the employee through the Payroll system.

An indicator that determines whether a user will be allowed to override the default exchange rate for multicurrency expense reports.    1       
Allow the user to override the default exchange rate.    Blank Do not allow the user to override the default exchange rate.

- - - Bad Performance Low Value. 

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

The amount of an expense item that is reimbursed to the employee. 

The sum of the expenses entered on the expense report that will be paid to the employee.

The sum of expenses entered on the expense report that will be paid directly to the credit card company.

The sum of all expenses entered on the expense report.

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

A free form text field to enter information about an expense. This field is required for expense categories that are set up in a policy that uses 
a preferred supplier. 

The name of the vendor that was used instead of the preferred vendor.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A user defined code (09E/PH) that identifies the name of the hotel where the expense was incurred.

The number of nights the employee stayed at the hotel.

The location of the hotel where the expense was incurred.

The name of the airline that issued the ticket.

The reference number on the airline ticket. 

A user defined code (09E/TS) that indicates the status of the airline ticket that is being expensed. Assigning a ticket status allows a 
company to track and recapture the cost of unused airline tickets. Examples of a ticket status include: ADV Advance purchase CRE Credit 
due CXL Cancelled FUL Fully used IS Issued PAR Partially used RES Reservation booked 

A user defined code (09E/PC) that identifies the car rental agency used by the employee. 

A brief description of the trip associated with the expense.  This field resides in the Expense Report Detail table (F20112) and can be 
assigned to an expense category to provide additional information about the associated expense. 

The number of company employees who attended the event being expensed.

The number of guests, excluding employees, who attended the event being expensed.

The name of the education center for which the expense was incurred. 

The number of the course for which the employee is requesting reimbursement.

The title of the course for which the employee is requesting reimbursement.

The name of the health club or institution for which the expense was incurred.

A user defined code (09E/PS) that specifies the vendors with whom your company has negotiated preferential pricing or some other 
special agreement. 

A number that identifies the percentage of tax that should be assessed or paid to the corresponding tax authority, based on the tax area.  
Enter the percentage as a whole number and not as the decimal equivalent. For example, to specify 7 percent, enter 7, not .07. 

The business reason for incurring the expenses on the expense report. The system automatically stores the last ten business purposes 
that you enter. When you enter an eleventh business purpose, the system removes the business purpose that was least used and replaces it 
with the new business purpose.

The final grade received for the class.

A field to store user-defined information in a numeric format. 

A field to store user-defined information in a numeric format. 

A field to store user-defined information in a numeric format. 

A field to store user-defined information in an alphanumeric format. 

A field to store user-defined information in an alphanumeric format. 

A field to store user-defined information in an alphanumeric format. 

A field to store user-defined information in a date format.   

A field to store user defined-information in a date format. 

A field to store user defined-information in a date format. 

A code that specifies whether to use multi-currency accounting, and the method of multi-currency accounting to use: Codes are:    N Do not 
use multi-currency accounting. Use if you enter transactions in only one currency for all companies. The multi-currency fields will not appear 
on forms. The system supplies a value of N if you do not enter a value.    Y Activate multi-currency accounting and use multipliers to convert 
currency. The system multiplies the foreign amount by the exchange rate to calculate the domestic amount.    Z Activate multi-currency 
accounting and use divisors to convert currency. The system divides the foreign amount by the exchange rate to calculate the domestic amount.

A user defined code (00/CN) that identifies a country. The country code has no effect on currency conversion. The Address Book system 
uses the country code for data selection and address formatting.

To move rapidly through a long list of journal entries, enter a line number. The system shifts the information on that line to the top of the 
display.

The amount of the expense in the employee's reimbursement currency.

A generic field that is used as a work field.

A generic field that is used as a work field.

A user defined code (09E/EC) that categorizes expenses. Expense categories include airfare, meals, hotel, and car rental.

The amount that an employee is allowed to spend per day on an expense item.

A value that specifies whether the system issues a warning or error message to the employee when the expense amount exceeds the daily 
allowance and percent tolerance. An error prevents the employee from completing the expense report. Valid values are: 0 The system 
issues a warning message only. 1 The system issues an error message. The employee must change the expense amount.

An option that specifies the type of processing for an event.