EditExpensePolicy

The name of an expense policy. The expense policy determines the expense categories that are available for reimbursement and 
provides the rules for each expense category such as the daily allowance amount, audit limits, receipt requirements, whether a preferrred supplier is 
required, and so on.  

A user defined code (09E/EC) that categorizes expenses. Expense categories include airfare, meals, hotel, and car rental.

A user defined code (09E/RT) that describes the expenses on the report. Examples of expense report types include travel and 
entertainment, relocation, and tuition reimbursement. The expense report type determines which expense categories from the policy are available for 
entering expense report detail information.

A user defined code (09E/EL) that indicates where the expense was incurred. The system uses location information to determine the policy 
to which the expense applies and to derive the appropriate tax rate area and tax explanation code for the expense. For transportation 
expenses, use the location where the ticket was purchased.

A number that identifies the amount that the system will add to the account balance of the associated account number.  Enter credits with a 
minus sign (-) either before or after the amount. 

A value that specifies whether an employee must submit a receipt for the expense. Valid values are: 0 No receipt required. 1 Receipt 
required.

A value that specifies whether the employee must use a preferred supplier for the expense category. If an employee does not use a 
preferred supplier as required, the system automatically identifies the expense report for an audit regardless of the audit rules established. Valid 
values are: 0 A preferred supplier is not required. 1 A preferred supplier is required.

An option that specifies the type of processing for an event.

A code that specifies whether the tax rate area applies to billable expenses (expenses billed directly to the client). Valid values 
are: Blank The tax rate area applies to nonbillable expenses only. 1 The tax rate area applies to billable expenses only. * The tax rate area applies to all 
expenses.  This field can help determine whether VAT tax is nonrecoverable.

An option that specifies the type of processing for an event.

The date on which the expense was incurred. The system returns an error if the date that you enter for the expense is not within the 
allowable expense days as specified in the corresponding processing option of the Expense Entry program (P09E2011).

A field to store user-defined information in a numeric format. 

The currency in which the expense report will be reimbursed.  If the reimbursement method is from the Accounts Payable system (1, 2 or 3), 
the system uses the reimbursement currency from the employee profile, if specified. Otherwise, the system uses the reimbursement currency 
of the group profile assigned to the employee profile.  If the reimbursement method is from the Payroll system (4 or 5), the system uses the 
currency code assigned to the company in which the employee's home business unit resides, regardless of the reimbursement currency 
assigned to the group profile. 

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The amount of the expense in the currency in which the expense was incurred. This amount should correspond to the amount on the receipt.

A code that identifies the currency of a transaction. 

The price at which the expense was incurred for a specific unit of measure. For example, the rate might be the cost of a hotel room per night 
or the cost of a car rental per day.

An indicator that determines whether a user will be allowed to override the default exchange rate for multicurrency expense reports.    1       
Allow the user to override the default exchange rate.    Blank Do not allow the user to override the default exchange rate.

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

An option that specifies the type of processing for an event.

A code that identifies and defines a unit of information. It is an alphanumeric code up to 8 characters long that does not allow blanks or 
special characters such as %, &, or +. You create new data items using system codes 55-59. You cannot change the alias.

A number assigned by the credit card company or customer that uniquely identifies a transaction in the Credit Card Transaction Interface 
Table (F09E150).