CreateHIPAALetter

Create HIPAA Letter

Minor Business Rule

Object Name: N0800093

Parent DLL: CFND

Location: Client

Language: NER

Functional Description

Purpose
This named ER will determine if an employee is a US citizen and enrolled in a major medical policy as 
of the date passed in.  If it is determined that an employee is should receive the HIPAA letter, a 
record is written to a file using the functions within B0500029.  The application P980013 is called and 
a HIPAA letter is generated.  If the employee is not HIPAA-eligible , no records are written to the 
file and no HIPAA letter is generated.

Setup Notes and Prerequisites

Special Logic

Technical Specification

Source Data Structure

Parameters

Data Item Data Structure DescriptionI/OReqNotes
AN8szAddressNumberIyThe address book number of the employee.
DTjdDateTerminatedInThe date that the employee was terminated
OBNMszDocumentNameIyThe COBRA document name.


Related Tables 
Table Table Description F060116Employee Master Infromation F08330Employee Enrollment F0101Address Book Master F08320Benefits Plan 
Master F08336Dep/Ben to Employee plan x-ref
Related Business Functions
Table Table Description B0500029Open Data File B0500029Write HIPAA Data B0500029Close Data File

Special Logic

Technical Specifications

Create HIPAA Letter
1.0Open the HIPAA data file to be created
2.0Fetch from F060116 and retrieve the country in which the employee resides.
3.0If the Country code is US - process all benefit plans for that employee

3.1Fetch from F08330 and retrieve the most recent PlanID, enrollment effective date, enrollment end date and enrollment status.
3.2 Fetch from F0101 and retrieve employee name.
3.3 If the fetch is success, check to see if the enrollment is effective as of termination date
3.3.1Check to see if it was an active enrollment.
3.3.2Check to see if it is a COBRA plan.
3.3.3Check to see the difference between one plan and the other
3.3.4If this difference is less than or equal to 63 days then write HIPAA letter for all the plans that the employee was in. Else 
write HIPAA Letter only for the most recent plan.
3.4Fetch from F08330 and retrieve the previous enrolled plan and loop through.
4.0After the records have been written for the employee, get the same information for the dependent
4.1Fetch from F08336 and retrieve the PlanID.
4.2If the fetch is success, check to see if the enrollment is effective as of termination date
4.2.1Fetch from F0101 and get the dependents name
4.2.2Check to see if it was an active enrollment.
4.2.3Fetch from F0101 and get the benefit providers name.
4.2.4Check to see the difference between one plan and the other
4.2.5If this difference is less than or equal to 63 days then write HIPAA letter for all the plans that the employee was in. Else 
write HIPAA Letter only for the most recent plan.
4.2.6Write the HIPAA letter
4.3Fetch from F08336 and retrieve the previous enrolled plan and loop through.
5.0Close data file
6.0Store the document in P980013




Data Structure

D0800093 - Create HIPAA Letter

Parameters

Data Item Data Structure DescriptionI/OReqNotes
AN8szAddressNumberIyThe address book number of the employee.
DTjdDateTerminatedInThe date that the employee was terminated
OBNMszDocumentNameIyThe COBRA document name.

Parameter NameData ItemData TypeReq/OptI/O/Both
mnAddressNumberAN8MATH_NUMERICOPTNONE

Data Item  ab Data Structure  Descriptionab  I/Oab  Reqab Notes
AN8abab  szAddressNumberabab  Iab  yabThe address book number of the employee.

jdDateTerminatedDTJDEDATEOPTNONE

Data Item  ab Data Structure  Descriptionab  I/Oab  Reqab Notes
DTabab  jdDateTerminatedabab  Iab  nabThe date that the employee was terminated


szNameObjectOBNMcharOPTNONE

Data Item  ab Data Structure  Descriptionab  I/Oab  Reqab Notes
OBNMabab  szDocumentNameabab  Iab  yabThe COBRA document name.

Related Functions

None

Related Tables

None