LoadHistoryTimecardWorkFile

The code that identifies a user profile.

A unique number that the system assigns to each timecard. You can use this field in the Time Entry By Job program to retrieve a specific 
timecard for display. This field is also used to tie a timecard to each Actual Burden audit record created for the timecard during the Actual 
Burden Journaling process.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

This field is the first number of character's of an employee's name.

A code that identifies whether the employee is to be handled through the Recharge processing option for the Payroll Journal Entry 
program. Valid codes are:    1   Payroll Processing Only    2   Payroll and Recharge Processing    3   Recharge Processing Only  After a timecard has 
been added, you cannot change its record type.

A number used to group all payroll transactions for each payment or individual interim payment. This number is carried into the accounting 
journal entries and facilitates the update of the actual check number after payment printing is complete. This number is also used for 
automatically voiding payments. The payment work table contains both the actual check number and the check control number. All associated 
payment transactions are automatically reversed using the check control number. This is not the actual check number.

A code that indicates which of the three general ledger account numbers is being used for data entry. Valid codes are:    1   The short 
account ID number    2   The standard long account number    3   The long (unstructured, 24-byte) account number    7   The first character of the 
account number indicates the format of the account number You can also define special characters in the Accounting Constants file (F0009) to 
facilitate data entry. For example:    /       For the unstructured account number    *       For the short account ID number    blank For the business 
unit.object.subsidiary number For example, if the account mode is 7 and the first character of the account number is *, the account number was 
entered as the short account ID number.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

The company number where the employee records generally reside.

The number of the business unit in which the employee generally resides.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

The portion of a general ledger account that refers to the division of the Cost Code (for example, labor, materials, and equipment) into 
subcategories. For example, you can divide the Cost Code for labor into regular time, premium time, and burden. Note: If you use a flexible chart of 
accounts and the object account is set to 6 digits, J.D. Edwards recommends that you use all 6 digits. For example, entering 000456 is not 
the same as entering 456 because if you enter 456 the system enters three blank spaces to fill a 6-digit object.

A subset of an object account. Subsidiary accounts include detailed records of the accounting activity for an object account.

For Payroll purposes, this Company represents the distribution account where the recharge (billing) amounts are to be posted. The only 
time that this field will be generated is when you are keying in an employee as a Record Type (RCCD) 2 or 3. In this case the derived 
distribution account, or entered account, equals the company.

A Business Unit is an accounting entity required for management reporting. It can be thought of as a profit center, department, warehouse 
location, job,project, workcenter, etc. For Payroll purposes, this Business Unit represents the distribution account where the recharge(billing) 
amounts are to be posted. The only time that this field will be generated is when you are keying in an employee as a Record Type(RCCD) 2 or 
3. In this case the derived distribution account, or entered account, equals this Business Unit.

A synonym for the General Ledger Account Number. In the Job Cost system, the term "object account" and "type account" are used 
synonymously. For Payroll purposes, this represents the account number to which the recharge(billing) amounts are to be posted.

An accounting term referring to an account which is a subdivision of an object account. You may establish subsidiary accounts to keep 
more detailed records of the accounting activity related to an object account. For Payroll purposes, this is account number where the recharge 
(billing) amounts are to be posted.

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

A user defined code (00/W1) that indicates the current stage or phase of development for a work order. You can assign a work order to only 
one phase code at a time. Note: Certain forms contain a processing option that allows you to enter a default value for this field. If you enter a 
default value on a form for which you have set this processing option, the system displays the value in the appropriate fields on any work 
orders that you create. The system also displays the value on the Project Setup form. You can either accept or override the default value.

A value that represents the location in which the employee worked. You can use this value to specify that an employee worked at this 
location but charged the time to a different business unit. This value is used for deriving rates from the Union Pay Rate table and is used 
exclusively by the Certified Payroll Register. A value in this field overrides the rates that are set up in the Union Rates table if the table is set up by job 
or business unit.

A user defined code (07/CR) that specifies the check routing or mail-stop code. Use this code to sequence the printing of payroll checks to 
facilitate their handling and delivery.

The number of hours associated with each transaction.

A number used to indicate an order of succession. In routing instructions, a number that sequences the fabrication or assembly steps in the 
manufacture of an item. You can track costs and charge time by operation. In bills of material, a number that designates the routing step in the 
fabrication or assembly process that requires a specified component part. You define the operation sequence after you create the routing 
instructions for the item. The Shop Floor Management system uses this number in the backflush/preflush by operation process. In engineering 
change orders, a number that sequences the assembly steps for the engineering change. For repetitive manufacturing, a number that 
identifies the sequence in which an item is scheduled to be produced. Skip To fields allow you to enter an operation sequence that you want to begin 
the display of information. You can use decimals to add steps between existing steps. For example, use 12.5 to add a step between steps 
12 and 13.

A Piecework Activity Code, which is used in time entry as a way to categorize time entry records.

An inventory item number. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to other item 
numbers (see data item XRT) to accommodate substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, supplier numbers, and 
so forth. The item numbers are as follows:   o Item Number (short) - An eight-digit, computer-assigned item number     o 2nd Item Number - The 
25-digit, free-form, user defined alphanumeric item number     o 3rd Item Number - Another 25-digit, free-form, user defined alphanumeric item 
number

The number of pieces for piecework or any other unit of measure you want to track for this employee. Examples are:  recording miles driven 
for drivers of company vehicles, cubic yards of concrete, feet drilled, or miles flown and so forth.

A user defined code (00/UM) that identifies the unit of measurement for an amount or quantity. For example, it can represent a barrel, box, 
cubic meter, liter, hour, and so on.

The employee's hourly rate, which is retrieved during time entry. If you enter a rate in this field on any other form, that rate can override the 
value in the Employee Master table. In the Employee Master table, this number is the employee's base hourly rate. In the Union Rates table, it 
is the straight time rate. NOTE: If you change the number of the data display decimal digits for this field, you must also change fields Rate - 
Base Hourly (BHRT) and Rate - Hourly (SHRT) so that they have exactly the same number of data display decimal digits.

The rate paid for the type of component (piece) produced.  If you enter a rate in this field, this rate overrides the rate in the Employee Master 
file.

This is the employee's base hourly rate as retrieved from either the Employee Master or the Union Rates Table.  This number would not be 
modified by multipliers, differentials, etc. It is saved in the time entry file (F0611) for the express purpose of being able to account for 
premium pay separate from base pay.  (See also: HRT, PWRT, BRT) ***Important Note*** If you change the number of DATA DISPLAY DECIMAL 
digits for the field "PHRT", "SHRT" you MUST also change this field's data display decimals to be the same number.

A number that specifies the rate that the system uses to bill for labor services. This rate is often referred to as the billing or recharge rate. 
The system charges the resulting amount, based on this rate, to the primary distribution account for the timecard. The system also enters an 
offset to an account that is derived from automatic accounting instructions. This rate does not affect employee payroll. To allow billing rates in 
time entry, the employee record type must be set to 2 (payroll and recharge processing) or 3 (recharge processing only) with the Employee 
Payroll program (P0801PRL).

An hourly rate to be used when charging 'burden' associated with the actual billing (recharge) amounts.

This is the employee's hourly rate. If applicable, Pay Type Multiplier and Shift Differential values will be added. If you change the value of 
the data display decimals for this field, you must also change the Hourly Rate (PHRT) and Base Rate (BHRT) fields in Time Entry to have 
exactly the same data display decimals.

A user defined code (00/SH) that identifies daily work shifts. In payroll systems, you can use a shift code to add a percentage or amount to 
the hourly rate on a timecard. For payroll and time entry: If an employee always works a shift for which a shift rate differential is applicable, 
enter that shift code on the employee's master record. When you enter the shift on the employee's master record, you do not need to enter the 
code on the timecard when you enter time. If an employee occasionally works a different shift, you enter the shift code on each applicable 
timecard to override the default value.

An additional rate, expressed in dollars or percent, added to an employee's hourly rate, depending on the shift worked. This rate can be 
applied in one of two ways, as defined by the Shift Differential Calculation Sequence (data item CMTH).

A factor by which the base hourly rate is multiplied to obtain the actual payment hourly rate. For example, you could use 1.5 to designate 
time-and-one-half for overtime pay. 0 is not a valid multiplier. The default value is 1.00.

A code that specifies whether Shift Differential contains an hourly rate or a percentage. Valid values are: H The system adds the amount in 
Shift Differential to the hourly rate. % The amount in Shift Differential is a percentage of the hourly rate that the system adds to the hourly rate.

The actual gross pay amount for an employee. This amount is to be distinguished from the distributed gross pay amount used for labor 
distribution. See data item DPAY. When using Work Order Time Entry, this field is used to record miscellaneous pay for an employee, (for 
example, piece rate bonus).

The distributed gross pay amount for an employee.  This is the actual gross pay modified by an overhead/burden factor. See GPAY. This 
amount has no effect on the employee's pay check and is used only for labor distribution.

For Payroll purposes, this represents the amount to be posted to the recharge account.

This is an employee's sales amount.

A user defined code (06/UN) that represents the union or plan in which the employee or group of employees work or participate.

A user defined code (07/G) that defines the jobs within your organization. You can associate pay and benefit information with a job type and 
apply that information to the employees who are linked to that job type.

A user defined code (07/GS) that designates a specific level within a particular job type. The system uses this code in conjunction with job 
type to determine pay rates by job in the Pay Rates table.

Vertex state code identifying the state where the employee works.  REQUIRED.

Vertex city code identifying the city where the employee works. Zero fill if you do not need to calculate city taxes.

A user defined code (00/W) that represents a workers' compensation insurance (WCI) code. This code should correspond to the 
classifications on your periodic workers' compensation insurance reports.

A code that specifies any special circumstances associated with the workers compensation insurance (WCI) code, resulting in multiple 
rates for the same WCI code due to location or risk, for example. The subclass should remain blank if multiple rates do not exist. Default codes 
are: Blank There are no special circumstances associated with this code. F There are special circumstances associated with this code.

The amount paid for the General Liability Insurance. See also WCA.

The amount paid for the workers compensation or general liability insurance. See also GENA.

The reportable earnings. This is the basis for calculating the workers compensation and general liability premiums.

This is the amount of taxable wages upon which the general liability premium was computed.

The pay earned by the employee for overtime hours. This amount may or may not be subject to Workers Compensation Premiums.

The premium portion of overtime wages which have been designated as excluded from the calculation of General Liability(PD/BI) 
Insurance.

The amount of gross pay that is not included in the basis for the premium calculation. For example, many policies will exclude premium 
wages from the basis and only include straight time equivalent wages as the basis for the calculation of premiums.

The amount of the employees wages which have been designated as excluded from the calculation of General Liability(PD/BI) Insurance.

This is the insured benefit amount that is pro-rated to a timecard. It is calculated during payroll journal entries. Benefits that are insurable by 
workers' compensation are pro-rated over timecards that have a pay type in the DBA's basis of calculation; providing the pay type is also 
insurable by workers' compensation. If a benefit is based on another benefit (instead of a pay type) it is pro-rated over all timecards that have 
an insured pay type.

The number of the month in which the history files were updated.

A code that defines the type of pay, deduction, benefit, or accrual. Pay types are numbered from 1 to 999. Deductions and benefits are 
numbered from 1000 to 9999.

A user defined code (07/PB) that defines the value upon which the system bases the employee's pay.  H (hours worked) is the default 
value.  Other valid values exist for tip and piecework processing, and for Canadian lump-sum amounts, irregular commissions, and bonuses.  
Use E (estimated pay) for an advance pay interim check.  The Interim Check program (Format 2) automatically deletes this type of timecard so 
that you can enter the actual time when it is known.

A user defined code (07/DM) that specifies the method that the system uses to perform certain calculations. For example, the system uses 
a method of calculation to calculate deductions, benefits, and accruals (DBAs) and workers' compensation insurance.

A code that specifies how an employee is paid. Valid codes are: H Hourly S Salaried P Piecework

A code that indicates whether the system writes journal entries from the Payroll system to the general ledger, and the method to use. Valid 
values are:      H  Write only hours to the general ledger. This code is valid for generating timecard journals. The code should not be used 
when  journals are generated through the pay cycle.      M  Do not write monetary amounts or hours to the general ledger. Do not calculate 
workers' compensation and general liability.      N  Write monetary amounts and hours to the general ledger.      Y  Write only monetary amounts to 
the general ledger.      W  Do not write monetary amounts or hours to the general ledger, but calculate workers' compensation and general 
liability. Workers'  compensation and general liability amounts will be written to the general ledger.

A user defined code (07/PF) that indicates how often an employee is paid. Valid codes are: B Biweekly   W Weekly   S Semimonthly  
M Monthly   A Annually   C European Annualized  The system uses the value in the Description-2 field on user defined codes to calculate the amount per 
pay period for a salaried employee.

A number that identifies the fiscal year. Generally, you can either enter a number in this field or leave it blank to indicate the current fiscal 
year (as defined on the Company Setup form). Specify the year at the end of the first period rather than the year at the end of the fiscal period. 
For example, a fiscal year begins October 1, 1998 and ends September 30, 1999. The end of the first period is October 31, 1998. Specify the 
year 98 rather than 99.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

A number indicating the current accounting period.  This number, used in conjunction with the Company Constants table (F0010) and the 
General Constants table (F0009), allows the user to define up to 14 accounting periods. See General Ledger Date.  The current period number 
is used to determine posted before and posted after cut off warning messages.  It is also used as the default accounting period in the 
preparation of financial reports.

A code that indicates the day of the week in certified payroll processing and reporting.    0   Sunday    1   Monday    2   Tuesday    3   
Wednesday    4   Thursday    5   Friday    6   Saturday

The last day of a processing period (pay period, month, quarter or year).

The pay period of the MONTH.

The date and time which the timecard transaction was created.

Date/Time Stamp - Future Use

The company number to which the piece of Equipment has been assigned.

The ID number for the equipment that an employee maintained or repaired, but did not use. For example, an employee might change the 
oil in the company dump truck. Use this field to direct labor expenses to this piece of equipment.

The ID number of the equipment an employee used to perform a job. For example, an employee might drive a company dump truck or 
operate a printing press. Use this field to distribute the cost of using the equipment to the proper account in the general ledger.

Use this field to indicate the object account to which you want the system to distribute equipment utilization charges. If you leave this field 
blank, the system uses a default value from the Payroll Accounting tables. You can override this value on individual timecards.

A user defined code (00/RC) that indicates a billing rate, such as DY for daily, MO for monthly, and WK for weekly. You can set up multiple 
billing rates for a piece of equipment. If you leave this field blank, the system searches for a valid billing rate in the following sequence: 1.  
Account Ledger Master (F0901) This table contains the most detailed rate information. You can assign multiple rates for a job. For example, you 
can set up separate rates for different equipment working conditions. 2.  Job or Business Unit Master (F0006) This table contains less detailed 
rate information than the Account Ledger Master. You can only set up a single rate for a job based on this table. 3.  Rental Rules (F1302) This 
table contains the least detailed rate code information. The system searches this table according to the criteria you establish when setting up 
the table.

The dollar amount for the equipment billing rate. Each equipment item can have numerous billing rates based on the rate code (see 
Equipment Billing Rate -ERC). The equipment billing rate can consist of up to ten different rates. For example: Billing Rate = $100          $20 = Rate 1 
(Ownership Component)         $50 = Rate 2 (Operating Component)         $25 = Rate 3 (Maintenance Component)          $5 = Rate 4 (Other Costs 
Component) The Equipment Time Entry program provides for the entries of debits or charges to specific cost accounts using the total billing 
rate (for example, $100). When these entries are posted to the general ledger, credits are recognized in revenue accounts for each of the rate 
components. This allows you to separate portions of the equipment billing by type of cost. You do not need to use the rate components 
concept unless it is appropriate to your business.

The amount of gross revenue generated by the piece of equipment.

The number of hours the equipment was operated. If you leave this field blank,the system uses the hours from employee time entry when 
you enter an equipment number. If you do not enter employee hours, you must complete this field.

A name or remark that describes the purpose for using an account or conveys any other information that the user wants about the 
transaction.

A category code that defines payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for information such as Division, Supervisor, Branch office, Health insurance plan, Stock plan, and so on. 
Note: When setting up category codes in the Workforce Management system, you should coordinate information with the payroll department 
to insure that information is not duplicated or overwritten.

A category code which specifies payroll system needs. You may define the use and description of this code to fit your organization.  For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan  Work Force Management: Coordinate the use of this category code with the payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

A code that indicates whether a comment is available for the payroll transaction. Valid values are:    Blank Eligible for T2 & T4 & T5 
transactions    2       Eligible for T2 transactions only    4       Eligible for T4 transactions only    5       Eligible for T5 transactions only    A       Eligible for T2 & 
T4 transactions only    B      Eligible for T2 & T5 transactions only    C      Eligible for T4 & T5 transactions only    I       Ignore CSMS billing 
transaction    N     Not eligible for any processing    Z     Billing adjustment record

The date associated with the various types of net pay instructions. This date relates to a payroll check, an interim payment, a bank 
automatic-deposit advice slip, a payslip (cash), or a claim reimbursement.

An amount that the system adds to an employee's base hourly rate. For example, you might enter a rate differential for equipment 
operators when they move from operating one piece of equipment to another piece.  The system adds the uprate amount to the base pay rate to 
calculate gross wages before it performs any other rate calculations, such as applying a shift differential or pay type multiplier.

The rate used to compute workers compensation insurance premiums. This is represented as a decimal fraction.

The rate used to compute the general liability insurance premiums related to workers compensation. This is represented as a decimal 
fraction.

The unique spending account claim number you or the system assigns to each claim entry record submitted by an employee.

The batch number which has been assigned to the group of Journal Entries generated in the Payroll System. This number ties the entries 
together all of the way through Final Update and into the General Ledger Post program.

A number that the system assigns to each general ledger account in the Account Master table (F0901) to uniquely identify it. 

A code that specifies how the system should calculate shift differential.    1       The pay type multiplier is applied to the shift differential: Gross 
= (rate + shift differential) x (multiplier) x hours.    2       The pay type multiplier is applied only to the hourly rate and does not include the shift 
differential: Gross = (rate x multiplier) + (shift differential) x hours.    Blank The system follows the shift differential method that is associated with the 
pay type from the Pay Type table (F069116). The multiplier is the pay rate multiplier from the Pay Type table (F069116). When the pay rate is 
derived from the Union Rate table, the multiplier is assumed to be 1 as it is built into the table. In this case, all methods produce the same 
result.

This posting flag is reserved for future use in the area of labor costing in the AEC product group.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

Vertex county code identifying where the employee works. Zero fill if you do not need to calculate county taxes.

The date used as the actual work date or pay-period ending date.

A code that you use for budgetary (position) control purposes. The position ID consists of:   o  Position (position code and its description)     
o  Fiscal year     o  Home business unit  For example, you can identify position A0-1 as Accounting Manager for fiscal year 2005-2006, for 
home business unit 41. You might choose to set up positions so that the position IDs are the same as the corresponding job IDs. Within a home 
business unit, positions appear in the alphanumeric sequence of their position IDs. For example, position A0-1 appears before position A0-2.

An option that specifies the type of processing for an event.

Identifies a specific set of data selection and sequencing settings for the application. Versions may be named using any combination of 
alpha and numeric characters. Versions that begin with 'XJDE' or 'ZJDE' are set up by J.D. Edwards.

This field allows you to control the printing of the exception report. Valid values are:    Blank Print all records    1       Print warnings and errors    
2       Print errors only    3       Do not print the report 

A code that identifies and defines a unit of information. It is an alphanumeric code up to 8 characters long that does not allow blanks or 
special characters such as %, &, or +. You create new data items using system codes 55-59. You cannot change the alias.