A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

An option that specifies the type of processing for an event.

An option that specifies the type of processing for an event.

A code that identifies and defines a unit of information. It is an alphanumeric code up to 8 characters long that does not allow blanks or 
special characters such as %, &, or +. You create new data items using system codes 55-59. You cannot change the alias.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

A user-defined set of specifications that control how applications and reports run. You use versions to group and save a set of user-defined 
processing option values and data selection and sequencing options. Interactive versions are associated with applications (usually as a 
menu selection). Batch versions are associated with batch jobs or reports. To run a batch process, you must choose a version.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

The date that specifies the last update to the file record.

The time that specifies when the program executed the last update to this record.

A user defined code (01/ST) that specifies the kind of address book record to search for. Examples include: E Employees   X Ex-employees  
V Suppliers   C Customers  P    Prospects M Mail distribution lists   TAX Tax authorities

The identification code required by various tax authorities. This can be a social security number, federal or state corporate tax ID, sales tax 
number, and so on. The system verifies the number and prints the separators in their correct format, according to the value of TAXC 
(Person/Corporation Code). If no value exists for TAXC, the system uses the Corporate Entity. Attention Accounts Payable users: The Supplier Master 
record supplies the default value for the tax ID for 1099 processing.

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

The company or person to whom billing or correspondence is addressed.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

The first line of a mailing address for an employee, customer, or supplier in the Address Book system. The U.S. Internal Revenue Service 
(IRS) restricts the size of the address that prints on an employee's year-end tax return. To comply with IRS regulations, the system has the 
following restrictions:   o  On W-2 returns, the system prints only the last three nonblank address lines plus the city, state, and postal code.   o  On 
1099 returns, the system prints only the last nonblank address line plus the city, state, and postal code.   o  On other U.S. federal magnetic 
media, the system prints only the last nonblank address line plus the city, state, and postal code.

The second line of the mailing address for an employee, customer, or supplier in the Address Book system. Attention Payroll users: The 
Internal Revenue Service (IRS) restricts the size of the address that prints on employee's year-end forms. To comply with IRS regulations, the 
address that prints on W-2 forms includes only the last three nonblank address lines plus the city, state, and postal code. The address that 
prints on 1099 forms includes only the last nonblank address line plus the city, state, and postal code. If you process year-end information using 
the federal magnetic media format, the address that prints on those forms contains only the last nonblank address line plus the city, state, 
and postal code.

The third line of the mailing address for an employee, customer, or supplier in the Address Book system. Attention Payroll users: The 
Internal Revenue Service (IRS) restricts the size of the address that prints on employee's year-end forms. To comply with IRS regulations, the 
address that prints on W-2 forms includes only the last three nonblank address lines plus the city, state, and postal code. The address that prints 
on 1099 forms includes only the last nonblank address line plus the city, state, and postal code. If you process year-end information using 
the federal magnetic media format, the address that prints on those forms contains only the last nonblank address line plus the city, state, and 
postal code.

The fourth line of the mailing address for an employee, customer, or supplier in the Address Book system. Attention Payroll users: The 
Internal Revenue Service (IRS) restricts the size of the address that prints on employee's year-end forms. To comply with IRS regulations, the 
address that prints on W-2 forms includes only the last three nonblank address lines plus the city, state, and postal code. The address that 
prints on 1099 forms includes only the last nonblank address line plus the city, state, and postal code. If you process year-end information using 
the federal magnetic media format, the address that prints on those forms contains only the last nonblank address line plus the city, state, and 
postal code.

A name that indicates the city associated with the address.

A user defined code (00/S) that specifies the state or province. This code is usually a postal service abbreviation.

The United States ZIP code or the postal code that specifies where a letter is to be routed.  Attach this code to the address for delivery in 
other countries. This code is used as the low end value when doing Postal Code Transaction range processing.

The name of a county, parish, or other political district that is necessary for the address or for tax purposes.

A user defined code (00/CN) that identifies a country. The country code has no effect on currency conversion. The Address Book system 
uses the country code for data selection and address formatting.

The first segment of a telephone number. In the United States, the prefix is the three-digit area code.

A number without the prefix or special characters, such as hyphens or periods, that makes up the telephone number for an entity. You can 
use any applicable telephone number format for a country. This field is used in conjunction with the Prefix field (AR1), where you enter the first 
segment of the telephone number, which is called the area code in the United States. When you search for an address using a phone 
number, you must enter the number exactly as it is set up in the Address Book system, including any special characters.

The prefix for telephone number 3. The default format for the Phone Prefix data dictionary item is set to the United States prefix (area code). 
This format is three characters enclosed in parentheses. For example, (303). If you require an alternate format to accommodate a non-United 
States prefix, you must change the data display rules in the data dictionary.

The telephone number has been established in free form to allow incorporation of extension numbers and local telephone oddities. For 
example, Laramie, Wyoming could be expressed as 21-5223; and Singapore could be expressed as 011-65-469-8382. If all phone numbers 
are to follow a consistent format, you may specify an edit code in the data dictionary for the phone number (e.g., ___-____).  Note: In using the 
phone search capability of the Address Book, you must spell the search in the same manner that you recorded the phone numbers.

The company or person to whom billing or correspondence is addressed.

The prefix for telephone number 4. The default format for the Phone Prefix data dictionary item is set to the United States prefix (area code). 
This format is three characters enclosed in parentheses. For example, (303). If you require an alternate format to accommodate a non-United 
States prefix, you must change the data display rules in the data dictionary.

The telephone number has been established in free form to allow incorporation of extension numbers and local telephone oddities. For 
example, Laramie, Wyoming could be expressed as 21-5223; and Singapore could be expressed as 011-65-469-8382. If all phone numbers 
are to follow a consistent format, you may specify an edit code in the data dictionary for the phone number (e.g., ___-____).   Note: In using the 
phone search capability of the Address Book,you must spell the search in the same manner that you recorded the phone numbers.

A 40-character field that you can use to enter text.

A user defined code list 00/CN that indicates the country in which the employee resides.

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to group address book 
records for reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples of category codes 
include: Category code 01   Location or Branch Category code 02 Salesperson Category code 03   Product Category code 04   Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Account Representative  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

One of 30 reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Category Code 07 is used in the 1099 process to 
identify the box on the 1099 form in which a voucher or pay item should be reported. Examples include: 01 Rents 13 Nontaxable 
distributions 61  Interest income A7  Nonemployee compensation

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

A user defined code list 00/CN that indicates the country in which the employee resides.

A user defined code (01/W0) that identifies the Who's Who entry. Examples include: A Attention name B Billing C Contact name E Emergency 
Contact O Other T 1099 legal name 

A user defined code (01/PH) that indicates either the location or use of a telephone number. Valid values include: Blank Business telephone 
number FAX Fax telephone number HOM Home telephone number

A user defined code (01/PH) that indicates either the location or use of a telephone number. Valid values include: Blank Business telephone 
number FAX Fax telephone number HOM Home telephone number