RetrieveEmployeeMasterInfo

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

A code that specifies the type of employee number displayed on inquiry screens. Valid values are:    1   Display the eight-digit Address 
Book number (default).    2   Display the nine-digit Social Security number.    3   Display the eight-digit Additional Employee number preceded by a 
forward slash (/). All forms of employee number remain valid.

A user defined code (06/UN) that represents the union or plan in which the employee or group of employees work or participate.

A user defined code (07/G) that defines the jobs within your organization. You can associate pay and benefit information with a job type and 
apply that information to the employees who are linked to that job type.

A code that you use for budgetary (position) control purposes. The position ID consists of:   o  Position (position code and its description)     
o  Fiscal year     o  Home business unit  For example, you can identify position A0-1 as Accounting Manager for fiscal year 2005-2006, for 
home business unit 41. You might choose to set up positions so that the position IDs are the same as the corresponding job IDs. Within a home 
business unit, positions appear in the alphanumeric sequence of their position IDs. For example, position A0-1 appears before position A0-2.

The originating company (HUB) of a document.

The number of the business unit in which the employee generally resides.

A number that specifies the rate that the system uses to bill for labor services. This rate is often referred to as the billing or recharge rate. 
The system charges the resulting amount, based on this rate, to the primary distribution account for the timecard. The system also enters an 
offset to an account that is derived from automatic accounting instructions. This rate does not affect employee payroll. To allow billing rates in 
time entry, the employee record type must be set to 2 (payroll and recharge processing) or 3 (recharge processing only) with the Employee 
Payroll program (P0801PRL).

A user defined code (00/SH) that identifies daily work shifts. In payroll systems, you can use a shift code to add a percentage or amount to 
the hourly rate on a timecard. For payroll and time entry: If an employee always works a shift for which a shift rate differential is applicable, 
enter that shift code on the employee's master record. When you enter the shift on the employee's master record, you do not need to enter the 
code on the timecard when you enter time. If an employee occasionally works a different shift, you enter the shift code on each applicable 
timecard to override the default value.

An additional rate, expressed in dollars or percent, added to an employee's hourly rate, depending on the shift worked. This rate can be 
applied in one of two ways, as defined by the Shift Differential Calculation Sequence (data item CMTH).

A code that specifies whether Shift Differential contains an hourly rate or a percentage. Valid values are: H The system adds the amount in 
Shift Differential to the hourly rate. % The amount in Shift Differential is a percentage of the hourly rate that the system adds to the hourly rate.

A code that identifies a geographical location and the tax authorities for an employee work site, including employee and employer statutory 
requirements. In the Vertex payroll tax calculation software, the tax area code is synonymous with GeoCode. To determine the valid codes 
for your location, refer to the documentation for the tax calculation software that you are using.

The date that the employee was terminated, if applicable.

The code used to indicate whether an employee's pay status is active or inactive. Codes for active pay status employees are numeric, 
and codes for inactive pay status employees are alphabetic. The system omits all employees with alphabetic pay status codes from the 
payroll run. See also Employment Status (EST) and Change Reason (TRS).

This code is a combination of the IBM user ID and the batch number assigned to a prepayroll selection. It is used to prohibit one employee 
from being processed in more than one concurrent payroll cycle. It also locks out everyone but the user who is running the payroll (or 
prepayroll) from updating the employee's master file or time records until either the the cycle is complete or a reset of the payroll lockout is 
executed.

A user defined code (07/CR) that specifies the check routing or mail-stop code. Use this code to sequence the printing of payroll checks to 
facilitate their handling and delivery.

The employee's hourly rate, which is retrieved during time entry. If you enter a rate in this field on any other form, that rate can override the 
value in the Employee Master table. In the Employee Master table, this number is the employee's base hourly rate. In the Union Rates table, it 
is the straight time rate. NOTE: If you change the number of the data display decimal digits for this field, you must also change fields Rate - 
Base Hourly (BHRT) and Rate - Hourly (SHRT) so that they have exactly the same number of data display decimal digits.

A multiplier to load direct labor costs with burden.  For example, a factor of 1.32 would load every dollar of labor cost with 32 cents worth of 
burden.

Controls whether the labor costs include a flat burden for payroll taxes and benefits. Valid values are:    0   The flat burden factor is always 
1.0000, so the resulting amount for the flat burden is zero.    1   The flat burden factor is always greater than 1.0000, so the labor costs include a 
flat burden.

A user defined code (00/W) that represents a workers' compensation insurance (WCI) code. This code should correspond to the 
classifications on your periodic workers' compensation insurance reports.

A code that specifies any special circumstances associated with the workers compensation insurance (WCI) code, resulting in multiple 
rates for the same WCI code due to location or risk, for example. The subclass should remain blank if multiple rates do not exist. Default codes 
are: Blank There are no special circumstances associated with this code. F There are special circumstances associated with this code.

The rate paid for the type of component (piece) produced.  If you enter a rate in this field, this rate overrides the rate in the Employee Master 
file.

The address book number of the supervisor.

A category code that defines payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for information such as Division, Supervisor, Branch office, Health insurance plan, Stock plan, and so on. 
Note: When setting up category codes in the Workforce Management system, you should coordinate information with the payroll department 
to insure that information is not duplicated or overwritten.

A category code which specifies payroll system needs. You may define the use and description of this code to fit your organization.  For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan  Work Force Management: Coordinate the use of this category code with the payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

A code that specifies the tax method that the Vertex payroll-tax calculation system uses to calculate certain taxes. The codes are defined in 
UDC 07/TM. This code can also determine the form that the employee receives for year-end tax reporting. For example, when you enter C, 
a contract employee receives IRS Form 1099-M rather than IRS Form W-2. If a form is not specified in Description 2, the system generates 
IRS Form W-2. For employees who are paid multiple times within one pay period, the system should review previous payments within the same 
pay period and then adjust tax amounts. To specify this function, enter S. If a tax method exists for an employee in addition to the normal tax 
method that is set up in the Employee Master Information table (F060116), the system can use the alternative tax method to interactively 
process interim payments. To specify this function, enter Z. Some values, such as S and Z, might require additional setup in the UDC table.

A code that identifies whether the employee is to be handled through the Recharge processing option for the Payroll Journal Entry 
program. Valid codes are:    1   Payroll Processing Only    2   Payroll and Recharge Processing    3   Recharge Processing Only  After a timecard has 
been added, you cannot change its record type.

A user defined code (07/GS) that designates a specific level within a particular job type. The system uses this code in conjunction with job 
type to determine pay rates by job in the Pay Rates table.

This code is used to determine the source for obtaining the tax area code for the employee's work location.    N Use time entry, job master, 
employee labor rules or employee master to determine Tax Area.    E Always use the Work Tax Area from the employee master on time 
record. When blank the system assumes N.

The date that the hourly or annual pay rate for the employee increases. The new rate goes into effect after a payroll cycle completes with a 
pay period end date on or after the date of the next raise.

The base hourly rate increase for an employee. The following will be added together to determine recommended hourly increase for an 
employee:     o Hourly Rate (see data item, HRTN),     o Cost of Living (see data item, AMT6),     o Local Cost of Living (see data item, AMT7),     o 
Merit Increase (see data item, AMT8), and     o Promotion (see data item, AMT9).

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

A code that specifies how an employee is paid. Valid codes are: H Hourly S Salaried P Piecework

A user defined code (07/PF) that indicates how often an employee is paid. Valid codes are: B Biweekly   W Weekly   S Semimonthly  
M Monthly   A Annually   C European Annualized  The system uses the value in the Description-2 field on user defined codes to calculate the amount per 
pay period for a salaried employee.

A user defined code to designate intra-pay period work schedules. This code can be used for reporting and to select employees to be 
included in a payroll run. For example:    A Monday through Friday    B Saturday through Wednesday    C Monday through Thursday (4 x 10 hrs)

A user defined code (07/ES) that specifies an employee's status within the company. You can change the default codes or set up new 
codes to meet the needs of your company. Sample valid values include the following:    Blank Full-time regular.    1        Full-time temporary    2        
Part-time temporary    3        Part-time regular    4        Seasonal    5        Casual

The date on which the employee actually reported to work for the most recent period of hire. When an employee initially begins working, 
the default is the original hire date. If no original hire date exists, the system uses the current date. This field can be updated multiple times if, for 
example, an employee is a seasonal worker. For the calculation tables in the Payroll system and the eligibility tables and date codes in the 
Human Resources system, the system also uses this date as a start date when it calculates deductions, benefits, and accruals.

The date of the employee's last raise. For the stand-alone HR system, this is the date when you update salary and wages. If you also have 
the Payroll system, this date is automatically updated when a payroll is run. You define pay effective dates using the Pay Rate Information 
screen.

A number that indicates the tax ID. In the United States, the tax ID is the social security number. In Canada, it is the social insurance number. 
If you add employee information for a non-US or non-Canadian company, you can leave this field blank. However, if the international code is 
set to Y and the default company is non-Canadian and non-United States, you can enter a 16-character number for the tax ID. The system 
does not permit duplicate tax ID numbers. Also, the number cannot include dashes. For example, if a social security number of nn-nn-nnnn is 
used, the number should be entered as follows: 123456789.

A user defined code (system 06, type MS) that specifies the employees' federal marital status code as retrieved from the W-4 form. This 
code is used in the computation of all federal income tax.  You can add codes if needed.

A code that identifies both the geographical location and the tax authorities for the employee's residence. Authorities include employee 
and employer statutory requirements. This code is synonymous with GeoCode. Refer to Vertex System's Master GeoCode File for valid codes 
for your locations.

The amount that an employee is paid in one year, assuming that the employee is paid every pay period of the year. For WorldSoftware: For 
the employee's primary job, the system stores the annual salary in the Employee Master Information table (F060116) and the Employee 
Jobs table (F060118). For secondary jobs, the system stores the annual salary only in the Employee Jobs table (F060118). Depending on how 
the value that is entered in the Display Salary (Annual/Effective) field in the HR History Constants table (F08040), this field displays one of the 
following:   o  Annual salary. For salaried employees who are not linked with a contract calendar, the user enters the amount or the system 
retrieves the amount from the Pay Grade/Salary Range Table (F082001). For employees who are linked with a contract calendar, the system 
calculates this amount using the following formula: (((current salary minus salary paid before change) divided by number of periods to pay) 
multiplied by pay frequency).   o  Effective salary. For employees whose jobs are linked with a contract calendar, the system recalculates the 
effective salary when you enter a mid-calendar salary adjustment. After you enter a mid-calendar adjustment, the effective salary equals the 
salary that is paid to the employee from the time of the adjustment through the end of the contract. The system calculates this amount using 
the following formula: ((annual salary divided by pay frequency) times periods to pay). 

The salary that was previously attached to an employee. This field is updated by the HR History Monitor whenever a change is made to 
the Salary field.

The company number where the employee records generally reside.

The date on which the employee was originally hired by the company. If the employee was terminated and subsequently rehired, the new 
start date will be represented by the data in the Date Started (DST) field.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a visa or green card.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

The employee's date of birth.

Valid codes are: M Male   F Female  

Employee classification determines the type of employee to the system.  It identifies them as an independent contractor, a regular 
employee, or a Step Progression employee.  Values are:  Y Independent Contractor  N Regular Employee  S  Employee using Step Progression