F03B11UpdateABandLOBValues

Update A/R from Address Book

Minor Business Rule

Object Name: N03B0198

Parent DLL: CFIN

Location: Client/Server

Language: NER

Functional Description

Purpose

This function is used to update Address Book (F0101) and Customer Master by Line of Business (F03012) 

information to the Customer Ledger (F03B11) table. The Update A/R from Address Book (R03B802) report 

should be the only object using this function. 

 


Setup Notes and Prerequisites

The Retrieve AB and LOB Values function should be called before calling this function.


Special Logic

None.



Technical Specification



Parameters

Item DescriptionI/OReq?Notes
AN8mnAddressNumberIYThe F03B11 Address Number.

COszCompanyIYThe F03B11 Company.

PA8mnParentAddressNumberIYThe parent number to update.

AN8mnAddressNumberToUseIYThe alternate payee to update.

ARPYmnPayorAddressNumberIYThe payor number to update.

ALPHszAlphaNameIYThe alpha name to update.

COLLcCollectionReportIYThe collection report flag to update.

AC01szABCategoryCode01IYFrom F0101.

AC02szABCategoryCode02IYFrom F0101.

AC03szABCategoryCode03IYFrom F0101.

AC04szABCategoryCode04IYFrom F0101.

AC05szABCategoryCode05IYFrom F0101.

AC06szABCategoryCode06IYFrom F0101.

AC07szABCategoryCode07IYFrom F0101.

AC08szABCategoryCode08IYFrom F0101.

AC09szABCategoryCode09IYFrom F0101.

AC10szABCategoryCode10IYFrom F0101.



Related Tables

F03B11Customer Ledger


Related Functions

None.


Processing

Update F03B11 with Parent, Payor, Alt. Payee, Alpha Name, Collection Report Flag, and Category Codes 

1-10.


Data Structure

D03B0198B - F03B11 Update AB and LOB Values

Parameter NameData ItemData TypeReq/OptI/O/Both
mnAddressNumberAN8MATH_NUMERICREQINPUT

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

szCompanyCOcharREQINPUT

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

mnParentAddressNumberPA8MATH_NUMERICREQINPUT

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

mnAddressNumberToUseAN8MATH_NUMERICREQINPUT

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

mnPayorAddressNumberARPYMATH_NUMERICREQINPUT

A person or company other than the customer that the system assigns to the Payor field (PYR) on Customer Ledger records (F03B11) that 
you enter for the customer. If you leave this field blank, the system assigns the customer number as the payor. If you change the value of this 
field after invoices have been entered for the customer, you must run Update A/R from Address Book (R03B802) to update the value on the 
invoice records. The system does not use this value as a default for the Payor field (ALKY) in the receipt or draft entry programs; however, you 
can select invoice records to pay based on the value of Payor.

szAlphaNameALPHcharREQINPUT

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

cCollectionReportCOLLcharREQINPUT

An option that specifies whether the customer's overdue invoices are eligible to appear on the collection report that you send to an external 
agency. Valid settings are:  On The customer is eligible for external collections. To update invoices for collection, you must run the program 
Update A/R from Address Book (R03B802) after you turn on this option.   Off Customer is not eligible for external collections.

szABCategoryCode01AC01charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to group address book 
records for reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples of category codes 
include: Category code 01   Location or Branch Category code 02 Salesperson Category code 03   Product Category code 04   Credit officer

szABCategoryCode02AC02charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Account Representative  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

szABCategoryCode03AC03charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

szABCategoryCode04AC04charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

szABCategoryCode05AC05charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

szABCategoryCode06AC06charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

szABCategoryCode07AC07charREQINPUT

One of 30 reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Category Code 07 is used in the 1099 process to 
identify the box on the 1099 form in which a voucher or pay item should be reported. Examples include: 01 Rents 13 Nontaxable 
distributions 61  Interest income A7  Nonemployee compensation

szABCategoryCode08AC08charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

szABCategoryCode09AC09charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

szABCategoryCode10AC10charREQINPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

Related Functions

None

Related Tables

None
F03B13UpdateABandLOBValues

F03B13UpdateABandLOBValues

Update A/R from Address Book

Minor Business Rule

Object Name: N03B0198

Parent DLL: CFIN

Location: Client/Server

Language: NER

Functional Description

Purpose

This function is used to update Address Book (F0101) information to the Receipts Header File (F03B13) 
table. The Update A/R from Address Book (R03B802) report should be the only object using this 

function. 

 


Setup Notes and Prerequisites

The Retrieve AB and LOB Values function should be called before calling this function.


Special Logic

None.



Technical Specification



Parameters

Item DescriptionI/OReq?Notes

AN8mnAddressNumberIYThe F03B11 Address Number.
PA8mnParentAddressNumberIYThe parent number to update.

ALPHszAlphaNameIYThe alpha name to update.

EV01cPOUpdateAlphaNameIYThe PO Update Alpha Name from R03B802.


Related Tables

F03B13Receipts Header File


Related Functions

None.

Processing

If PO Update Alpha Name is ON,

Update F03B13 with Parent and Alpha Name.

Else,

Update F03B13 with Parent.

Endif.


Data Structure

D03B0198C - F03B13 Update AB and LOB Values

Parameter NameData ItemData TypeReq/OptI/O/Both
mnAddressNumberAN8MATH_NUMERICREQINPUT

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

mnParentAddressNumberPA8MATH_NUMERICREQINPUT

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

szAlphaNameALPHcharREQINPUT

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

cPOUpdateAlphaNameEV01charREQINPUT

An option that specifies the type of processing for an event.

Related Functions

None

Related Tables

None
RetrieveABandLOBValues

RetrieveABandLOBValues

Update A/R from Address Book

Minor Business Rule

Object Name: N03B0198

Parent DLL: CFIN

Location: Client/Server

Language: NER

Functional Description

Purpose

This function is used to retrieve Address Book (F0101) and Customer Master by Line of Business 

(F03012) information required for the update of Customer Ledger (F03B11) records by the Update A/R from 

Address Book (R03B802) report. R03B802 should be the only object using this function. 


Setup Notes and Prerequisites

Although not required, objects calling this business function should have access to a joined business 

view between F03B11 and F0101 because the required inputs for this business function are located 

either in F03B11 or F0101.


Special Logic

If a valid Customer Master by Line of Business (F03012) record exists for the Customer (AN8) and 

Company (CO) provided, return information based on this record, else return information for the company 

'00000' record for the customer provided.



Technical Specification



Parameters

Item DescriptionI/OReq?Notes
AN8mnF03B11AddressNumberIYThe Invoice address number from F03B11.

COszF03B11CompanyIYThe Invoice company from F03B11.

EV01cPOUpdatePayorIYThe Update Payor processing option for R03B802.

AN81mnF0101AddressNumber1stIYFrom F0101.

AN82mnF0101AddressNumber2ndIYFrom F0101.

AN83mnF0101AddressNumber3rdIYFrom F0101.

AN84mnF0101AddressNumber4thIYFrom F0101.

AN85mnF0101AddressNumber5thIYFrom F0101.

AN86mnF0101AddressNumber6thIYFrom F0101.

COLLcF03012CollectionReportOYThe F03012 collection report flag.

PA8mnParentAddressNumberOYThe F0150 parent number for the customer provided.

ARPYmnPayorAddressNumberOYThe payor number for the customer provided.

AN8JmnAddressNumberToUseOYThe alternate payee for the customer provided.


Related Tables

F03012Customer Master by Line of Business


Related Functions

B0100002A/B - Get Parent Address


Processing

Fetch F03012 record for Customer and Company provided.

If fetch failed,

Fetch F03012 record for Customer provided and company zero.

Endif.

Call B0100002 to fetch parent number (PA8).

If parent number is blank,

Set parent number equal to Customer provided.

Endif.

If PO Update Payor is ON,

Set payor (ARPY) equal to the F03012 payor.

If F03012 payor is blank,

Set payor (ARPY) equal to the Customer provided.

Endif.

Else,

Set payor (ARPY) equal to the Customer provided.

Endif.

Switch F03012 Send Statement To,

P : Alternate Payee is the parent number.

R : Alternate Payee is the payor number.

1 : Alternate Payee is AN81 from F0101.

2 : Alternate Payee is AN82 from F0101.

3 : Alternate Payee is AN83 from F0101.

4 : Alternate Payee is AN84 from F0101.

5 : Alternate Payee is AN85 from F0101.

6 : Alternate Payee is AN86 from F0101.

Blank : Alternate Payee is Customer provided.

End Switch.

If Alternate Payee is blank,

Set Alternate Payee equal to the Customer provided.

Endif.


Data Structure

D03B0198A - Retrieve AB and LOB Values

Parameter NameData ItemData TypeReq/OptI/O/Both
mnF03B11AddressNumberAN8MATH_NUMERICREQINPUT

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

szF03B11CompanyCOcharREQINPUT

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

cPOUpdatePayorEV01charREQINPUT

An option that specifies the type of processing for an event.

mnF0101AddressNumber1stAN81MATH_NUMERICREQINPUT

An alternate address number in the Address Book system. You can use this field for any secondary business address that relates to the 
primary address. For example:     o Salesperson     o Law firm     o Accountant     o Securities agent     o Bonding agent  If you leave this field blank 
on an entry form, the system supplies the primary address from the Address Number field.

mnF0101AddressNumber2ndAN82MATH_NUMERICREQINPUT

An alternate address number in the Address Book system. You can use this field for any secondary business address that relates to the 
primary address. For example:     o Ship-to address     o Law firm     o CPA     o Securities agent     o Bonding agent  If you leave this field blank on 
an entry screen, the system supplies the primary address from the Address Number field.

mnF0101AddressNumber3rdAN83MATH_NUMERICREQINPUT

An alternate address number in the Address Book system. You can use this field for any secondary business address that relates to the 
primary address. For example:     Ship-to address Law firm CPA Securities agent Bonding agent  If you leave this field blank on an entry screen, 
the system supplies the primary address from the Address Number field.

mnF0101AddressNumber4thAN84MATH_NUMERICREQINPUT

An alternate address number in the Address Book system. You can use this field for any secondary business address that relates to the 
primary address. For example:     Ship-to address Law firm CPA Securities agent Bonding agent  If you leave this field blank on an entry screen, 
the system supplies the primary address from the Address Number field.

mnF0101AddressNumber5thAN85MATH_NUMERICREQINPUT

A number in the address book that identifies a special payment address for accounts payable. This number must exist in the Address Book 
Master table (F0101) for validation purposes. If you leave this field blank on an entry form, the system supplies the primary address from the 
Address Number field. 

mnF0101AddressNumber6thAN86MATH_NUMERICREQINPUT

An alternate address number. You can use this field for any secondary business address that relates to the primary address. For example:   
  Ship-to address Law firm Accountant Securities agent Bonding agent  If you leave this field blank on an entry screen, the system supplies 
the primary address from the Address Number field.

cF03012CollectionReportCOLLcharREQOUTPUT

An option that specifies whether the customer's overdue invoices are eligible to appear on the collection report that you send to an external 
agency. Valid settings are:  On The customer is eligible for external collections. To update invoices for collection, you must run the program 
Update A/R from Address Book (R03B802) after you turn on this option.   Off Customer is not eligible for external collections.

mnParentAddressNumberPA8MATH_NUMERICREQOUTPUT

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

mnPayorAddressNumberARPYMATH_NUMERICREQOUTPUT

A person or company other than the customer that the system assigns to the Payor field (PYR) on Customer Ledger records (F03B11) that 
you enter for the customer. If you leave this field blank, the system assigns the customer number as the payor. If you change the value of this 
field after invoices have been entered for the customer, you must run Update A/R from Address Book (R03B802) to update the value on the 
invoice records. The system does not use this value as a default for the Payor field (ALKY) in the receipt or draft entry programs; however, you 
can select invoice records to pay based on the value of Payor.

mnAddressNumberToUseAN8MATH_NUMERICREQOUTPUT

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

szReportCodeAddBook001AC01charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to group address book 
records for reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples of category codes 
include: Category code 01   Location or Branch Category code 02 Salesperson Category code 03   Product Category code 04   Credit officer

szReportCodeAddBook002AC02charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Account Representative  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

szReportCodeAddBook003AC03charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

szReportCodeAddBook004AC04charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

szReportCodeAddBook005AC05charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

szReportCodeAddBook006AC06charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

szReportCodeAddBook007AC07charOPTOUTPUT

One of 30 reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Category Code 07 is used in the 1099 process to 
identify the box on the 1099 form in which a voucher or pay item should be reported. Examples include: 01 Rents 13 Nontaxable 
distributions 61  Interest income A7  Nonemployee compensation

szReportCodeAddBook008AC08charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

szReportCodeAddBook009AC09charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

szReportCodeAddBook010AC10charOPTOUTPUT

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

Related Functions

None

Related Tables

None