Session Key is the identifier of a Sales Order Session. 

A code that determines the A/R trade account that the system will use as the offset when you post invoices. The system concatenates the 
value that you enter to the AAI item RC to locate the trade account. For example, if you enter TRAD, the system searches for the AAI item 
RCTRAD to locate the account to use for the offset. The value in this field can be alphanumeric or can match the object code of the G/L account 
number. If you leave this field blank, the system uses the account that is set up for RC to locate the account number. The value in this field can 
also be used to locate the offset for unapplied receipts if you specify its use in the processing options for Standard Receipts Entry or the draft 
entry programs. Otherwise, the system uses the account that is set up for RCUC.  You can override the value of this field when you enter the 
transaction. Note: Do not use class code 9999; it is reserved for the post program and indicates that offsets should not be created.

A code that identifies the type of model journal entry to use for a particular customer.

A code that identifies the document number of the model journal entry to use for a particular customer.

A number that, along with A/R Model Document Type (DTAR) and A/R Model Document Number (DCAR), uniquely identifies the model 
journal entry to use for a particular customer.

A value that identifies an account in the general ledger. Use one of the following formats to enter account numbers:   o  Standard account 
number (business unit.object.subsidiary or flex format).   o  Third G/L number (maximum of 25 digits).   o  Account ID number. The number is eight 
digits long.       o  Speed code, which is a two-character code that you concatenate to the AAI item SP. You can then enter the code instead of 
an account number. The first character of the account number indicates its format. You define the account format in the General Accounting 
constants. 

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

A code that designates the type of taxpayer. For 1099 reporting for U.S. suppliers and foreign suppliers, the system chooses only records 
with a code of P or N.   Valid values for U.S. entities are: Blank or C Corporate entity (the Tax ID prints as 12-3456789) P  Individual (the Tax ID 
prints as 123-45-6789) N  Noncorporate entity (the Tax ID prints as 12-3456789) Valid values for non-U.S. entities are: 1 Individual 2          Corporate 
entity 3          Both an individual and a corporate entity 4          Noncorporate entity 5 Customs authority

An identification number assigned by a tax authority to an individual, in addition to the primary Tax ID number (TX1).

A code that indicates the default payment terms for a customer. Payment terms determine the due date, discount amount, and discount due 
date that the system assigns when you create an invoice. Use a blank code for the payment terms that you use most frequently.  Examples 
of payment terms include: Blank Net 15   1 1/10 net 30   2 2/10 net 30   D Due upon receipt   N Net 30   P Prox 25th  

The user defined code (00/PY) that specifies how payments are made by the customer. For example: C Check   D Draft   T Electronic funds 
transfer  

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

An option that allows you to prevent anyone from entering invoices manually. Valid values are: On Hold invoices. The system issues an 
error message if you attempt to enter invoices using the Speed Invoice Entry (P03B11SI) or Standard Invoice Entry (P03B11) programs. Off Do 
not hold invoices.  The system ignores this field if invoices are generated from the Sales Order Management system.

A code that identifies the billing name and address to print on the invoice. Valid codes are: C Customer (AN8)   N Do not print. The Real 
Estate Management system (15) ignores this value; it uses the value of the Print Invoice field (INVP) from the billing record or lease.    P Parent 
(PA8)   R Payor (PYR) 1 1st Address Number (AN81)   2 2nd Address Number (AN82)   3 3rd Address Number (AN83)   4 4th Address Number (AN84)  
5 Factor Special/Payee (AN85)   6 5th Address Number (AN86) Note: With the exception of Payor, which you set up in the customer record in 
the Alternate Payee field (AYPR), all of the above codes correspond to related address information that you set up in the address book 
record.  Note: If you have a Who's Who entry that is set up with type code B (for billing), the system overrides the billing name with the entry from the 
Who's Who record.

The name assigned to a list of algorithms that define the order in which the programs should be run.

The total amount that you allow the customer to spend on purchases before the system sends a workflow message. This value is used 
throughout the credit management programs. The system maintains the credit limit at the customer (child) level, not the parent level. The system 
sends workflow messages for each customer who is over their credit limit. When you set up or change the credit limit, the system sends a 
workflow message to the credit manager that the change is pending approval. The change to the credit limit is not reflected in the customer 
record until it is approved by the credit manager.

The name of the credit manager responsible for approving changes to the credit limit. You must set up the credit manager in the address 
book, and then create an entry in the user defined code table 01/CR. When you set up the user defined code value, you must also enter the 
address book number of the credit manager in the Description 02 field. You enter the user defined code that represents the credit manager in 
this field.

A value in the user defined code table 00/CM that indicates the credit status of a customer or supplier. Examples are: 1 Over credit 
limit 2 Requires purchase order 3 Not on contract maintenance agreement The credit message displays on inquiry and transaction entry forms in the 
Accounts Payable, Sales Order Management, and Procurement systems. The system displays the temporary credit message in the Accounts 
Receivable system.

A user defined code that identifies a temporary credit status. Generally, you assign the code when an account becomes past due. The 
system automatically updates the temporary credit message based on the notification instructions that you set up for the policy that you assign to 
the customer. The system can automatically reset the temporary credit message back to the credit message if you activate the option in 
the policy. You can also manually enter and update the temporary credit message on the customer record.  If you leave this field blank, the 
system assigns the value of the Credit Message field when you run Credit Analysis Refresh (R03B525). The system displays the temporary 
credit message on the transaction entry forms in the Accounts Receivable and Sales Order Management systems. 

The user ID of the person who created the customer record. The system supplies the user ID.

The person who completed the last credit review. The system completes this field with the user ID of the person who enters or revises the 
credit limit.

The date that financial statements were received to evaluate a company's credit worthiness.

The date that Dun & Bradstreet ratings were available.

The credit rating assigned by Dun and Bradstreet.

The date that Experian ratings were available.

The credit rating assigned by Experian.

The review date for the customer's credit information.

The date on which the credit manager last examined this customer's payment record and assigned a credit status to the account.

The date that the customer record was created.

A grade that indicates the level of sales activity for a customer or inventory item. This grade documents the 80/20 principle (80 percent of 
the significant results is attributable to 20 percent of the business effort). The possible grades are A (best) to F (worst).

A code that represents an item's ranking by average investment. You can assign a code or let the system assign it. Valid codes 
are: A Assign this item to the first amount ranking   B Assign this item to the second amount ranking   C Assign this item to the third amount ranking   D Skip 
this item in the ABC Analysis  If you leave this field blank, the system assigns the code when you run the ABC Analysis program (R4164) 
based on an item's value as follows:   o Total Item Average Investment divided by Business Unit Average     o Investment equals the Item's 
Calculated Value Total

A grade that indicates the average number of days a customer takes to pay a bill. This code documents the 80/20 principle. The possible 
grades are A (best) to F (worst).

The name of the collection manager responsible for managing this customer's account. You must set up the collection manager in the 
address book, and then create an entry in the user defined code table 01/CM. When you set up the user defined code value, you must also enter 
the address book number of the collection manager in the Description 02 field. You enter the user defined code that represents the collection 
manager in this field.

A name that specifies the set of rules that the system uses to determine when an invoice is considered past due and to specify the action 
that you want to take. The policy contains aging information for notices and fee instructions. You set up a policy to represent a group of 
customers based on either their payment habits or on a line of business. 

A code that identifies the billing address to print on statements. Valid values are: C Customer (AN8)   P Parent (PA8)   R Payor (PYR)   1 First 
address number (AN81)   2 Second address number (AN82)   3 Third address number (AN83)   4 Fourth address number (AN84)   5 Factor/Special 
Payee (AN85)   6 Fifth address number (AN86)

A code that allows you to group customers together for statement printing. For example, you can print statements for all customers that have 
a statement cycle of A on the 1st of the month, B on the 2nd day of the month, and so on.  If you leave this field blank, the system assigns the 
first letter of the customer's alpha name.

An option that specifies whether the customer's overdue invoices are eligible to appear on the collection report that you send to an external 
agency. Valid settings are:  On The customer is eligible for external collections. To update invoices for collection, you must run the program 
Update A/R from Address Book (R03B802) after you turn on this option.   Off Customer is not eligible for external collections.

An option that specifies whether to print statements for the customer or company. Valid settings are:  On Print statements. Off Do not print 
statements. Note: This option exists in both the Customer Master Information program (P03013) and the Accounts Receivable Constants program 
(P0000). In the Accounts Receivable Constants program, the option controls whether statements are printed for invoices entered for a specific 
company. In the Customer Master Information program, the option controls whether statements are printed for invoices entered for the 
customer. 

An option to specify whether to process delinquency fees for the customer. On Process delinquency fees  Off Do not process delinquency 
fees

An option that specifies whether to print delinquency notices for the customer or company based on the notification instructions that are set 
up for the policy that you assign to the customer.  On Print delinquency notices. Off Do not print delinquency notices. Note: This option exists in 
both the Customer Master Information program (P03013) and the Accounts Receivable Constants program (P0000). In the Accounts 
Receivable Constants program, the option controls whether notices are printed for invoices that are entered for a specific company. In the Customer 
Master Information program, the option controls whether notices are printed for a customer.

Number of Days in Future to Query for Responses Due. 

A code that identifies the currency of a transaction. 

The currency in which amounts are stored in the address book. For example, the credit limit, invoiced this year, invoiced prior year, and so 
on. The currency you specify is used to record and store transaction history.

A number that the system assigns to each policy record to identify it.

The address book number of the person responsible for managing deductions. 

The address book number of the person or company that sends the payment.

An option that specifies whether a customer or company is eligible to process receipts in the Accounts Receivable system using the 
automatic receipt processing programs.  On Receipts can be processed automatically for the customer or company. Off Receipts cannot be 
processed automatically for the customer or company. The option must be activated for both the customer and the company in the Accounts 
Receivable constants for the system to process automatic receipts.

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

General purpose ID variable.

- - - Good Performance Low Value. 

A code that controls the way the system conducts credit checking. Codes are:    P Credit check based on the customer's parent number (P 
for Parent)    C Credit check against the customer number only    S Credit check against the customer number only  If you use method P, the 
system compares the open accounts receivable and open sales orders for the sum of the children and the parent against the credit limit for the 
parent number.  Use this, for example, when a customer with multiple offices or branches, each of which order from you, asks that all credit 
checking be reflected in a single account. NOTE: Even though credit checking can be conducted at the parent or customer number level, all 
accounts receivable will be posted to the customer number (SDAN8) during Sales Update (P42800).

The number that tax authorities issue to tax-exempt individuals and companies to identify their tax-exempt status.

Use this field to relate a ship-to address to a sold-to address or vice versa. For example, if you enter only a ship-to address in sales order 
entry, it uses this field to determine which address number to select from the list of related address numbers which is then defaulted to the 
order's blank Sold To field.

The number of invoice copies required by the customer. The system prints the number of invoices specified in this field. The system 
always prints at least one invoice.

Code that tells the system whether a customer wants consolidated invoices. Valid codes are:    Y Customer wants consolidation.    N 
Customer does not want consolidation. If you specify consolidation, the system generates a single invoice from multiple sales orders.

Session Key is the identifier of a Sales Order Session. 

Session Key is the identifier of a Sales Order Session. 

A code that determines the A/R trade account that the system will use as the offset when you post invoices. The system concatenates the 
value that you enter to the AAI item RC to locate the trade account. For example, if you enter TRAD, the system searches for the AAI item 
RCTRAD to locate the account to use for the offset. The value in this field can be alphanumeric or can match the object code of the G/L account 
number. If you leave this field blank, the system uses the account that is set up for RC to locate the account number. The value in this field can 
also be used to locate the offset for unapplied receipts if you specify its use in the processing options for Standard Receipts Entry or the draft 
entry programs. Otherwise, the system uses the account that is set up for RCUC.  You can override the value of this field when you enter the 
transaction. Note: Do not use class code 9999; it is reserved for the post program and indicates that offsets should not be created.

A code that identifies the type of model journal entry to use for a particular customer.

A code that identifies the document number of the model journal entry to use for a particular customer.

A number that, along with A/R Model Document Type (DTAR) and A/R Model Document Number (DCAR), uniquely identifies the model 
journal entry to use for a particular customer.

A value that identifies an account in the general ledger. Use one of the following formats to enter account numbers:   o  Standard account 
number (business unit.object.subsidiary or flex format).   o  Third G/L number (maximum of 25 digits).   o  Account ID number. The number is eight 
digits long.       o  Speed code, which is a two-character code that you concatenate to the AAI item SP. You can then enter the code instead of 
an account number. The first character of the account number indicates its format. You define the account format in the General Accounting 
constants. 

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

A code that designates the type of taxpayer. For 1099 reporting for U.S. suppliers and foreign suppliers, the system chooses only records 
with a code of P or N.   Valid values for U.S. entities are: Blank or C Corporate entity (the Tax ID prints as 12-3456789) P  Individual (the Tax ID 
prints as 123-45-6789) N  Noncorporate entity (the Tax ID prints as 12-3456789) Valid values for non-U.S. entities are: 1 Individual 2          Corporate 
entity 3          Both an individual and a corporate entity 4          Noncorporate entity 5 Customs authority

An identification number assigned by a tax authority to an individual, in addition to the primary Tax ID number (TX1).

A code that indicates the default payment terms for a customer. Payment terms determine the due date, discount amount, and discount due 
date that the system assigns when you create an invoice. Use a blank code for the payment terms that you use most frequently.  Examples 
of payment terms include: Blank Net 15   1 1/10 net 30   2 2/10 net 30   D Due upon receipt   N Net 30   P Prox 25th  

The user defined code (00/PY) that specifies how payments are made by the customer. For example: C Check   D Draft   T Electronic funds 
transfer  

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

An option that allows you to prevent anyone from entering invoices manually. Valid values are: On Hold invoices. The system issues an 
error message if you attempt to enter invoices using the Speed Invoice Entry (P03B11SI) or Standard Invoice Entry (P03B11) programs. Off Do 
not hold invoices.  The system ignores this field if invoices are generated from the Sales Order Management system.

A code that identifies the billing name and address to print on the invoice. Valid codes are: C Customer (AN8)   N Do not print. The Real 
Estate Management system (15) ignores this value; it uses the value of the Print Invoice field (INVP) from the billing record or lease.    P Parent 
(PA8)   R Payor (PYR) 1 1st Address Number (AN81)   2 2nd Address Number (AN82)   3 3rd Address Number (AN83)   4 4th Address Number (AN84)  
5 Factor Special/Payee (AN85)   6 5th Address Number (AN86) Note: With the exception of Payor, which you set up in the customer record in 
the Alternate Payee field (AYPR), all of the above codes correspond to related address information that you set up in the address book 
record.  Note: If you have a Who's Who entry that is set up with type code B (for billing), the system overrides the billing name with the entry from the 
Who's Who record.

The name assigned to a list of algorithms that define the order in which the programs should be run.

The total amount that you allow the customer to spend on purchases before the system sends a workflow message. This value is used 
throughout the credit management programs. The system maintains the credit limit at the customer (child) level, not the parent level. The system 
sends workflow messages for each customer who is over their credit limit. When you set up or change the credit limit, the system sends a 
workflow message to the credit manager that the change is pending approval. The change to the credit limit is not reflected in the customer 
record until it is approved by the credit manager.

The name of the credit manager responsible for approving changes to the credit limit. You must set up the credit manager in the address 
book, and then create an entry in the user defined code table 01/CR. When you set up the user defined code value, you must also enter the 
address book number of the credit manager in the Description 02 field. You enter the user defined code that represents the credit manager in 
this field.

A value in the user defined code table 00/CM that indicates the credit status of a customer or supplier. Examples are: 1 Over credit 
limit 2 Requires purchase order 3 Not on contract maintenance agreement The credit message displays on inquiry and transaction entry forms in the 
Accounts Payable, Sales Order Management, and Procurement systems. The system displays the temporary credit message in the Accounts 
Receivable system.

A user defined code that identifies a temporary credit status. Generally, you assign the code when an account becomes past due. The 
system automatically updates the temporary credit message based on the notification instructions that you set up for the policy that you assign to 
the customer. The system can automatically reset the temporary credit message back to the credit message if you activate the option in 
the policy. You can also manually enter and update the temporary credit message on the customer record.  If you leave this field blank, the 
system assigns the value of the Credit Message field when you run Credit Analysis Refresh (R03B525). The system displays the temporary 
credit message on the transaction entry forms in the Accounts Receivable and Sales Order Management systems. 

The user ID of the person who created the customer record. The system supplies the user ID.

The person who completed the last credit review. The system completes this field with the user ID of the person who enters or revises the 
credit limit.

The date that financial statements were received to evaluate a company's credit worthiness.

The date that Dun & Bradstreet ratings were available.

The credit rating assigned by Dun and Bradstreet.

The date that Experian ratings were available.

The credit rating assigned by Experian.

The review date for the customer's credit information.

The date on which the credit manager last examined this customer's payment record and assigned a credit status to the account.

The date that the customer record was created.

A grade that indicates the level of sales activity for a customer or inventory item. This grade documents the 80/20 principle (80 percent of 
the significant results is attributable to 20 percent of the business effort). The possible grades are A (best) to F (worst).

A code that represents an item's ranking by average investment. You can assign a code or let the system assign it. Valid codes 
are: A Assign this item to the first amount ranking   B Assign this item to the second amount ranking   C Assign this item to the third amount ranking   D Skip 
this item in the ABC Analysis  If you leave this field blank, the system assigns the code when you run the ABC Analysis program (R4164) 
based on an item's value as follows:   o Total Item Average Investment divided by Business Unit Average     o Investment equals the Item's 
Calculated Value Total

A grade that indicates the average number of days a customer takes to pay a bill. This code documents the 80/20 principle. The possible 
grades are A (best) to F (worst).

The name of the collection manager responsible for managing this customer's account. You must set up the collection manager in the 
address book, and then create an entry in the user defined code table 01/CM. When you set up the user defined code value, you must also enter 
the address book number of the collection manager in the Description 02 field. You enter the user defined code that represents the collection 
manager in this field.

A name that specifies the set of rules that the system uses to determine when an invoice is considered past due and to specify the action 
that you want to take. The policy contains aging information for notices and fee instructions. You set up a policy to represent a group of 
customers based on either their payment habits or on a line of business. 

A code that identifies the billing address to print on statements. Valid values are: C Customer (AN8)   P Parent (PA8)   R Payor (PYR)   1 First 
address number (AN81)   2 Second address number (AN82)   3 Third address number (AN83)   4 Fourth address number (AN84)   5 Factor/Special 
Payee (AN85)   6 Fifth address number (AN86)

A code that allows you to group customers together for statement printing. For example, you can print statements for all customers that have 
a statement cycle of A on the 1st of the month, B on the 2nd day of the month, and so on.  If you leave this field blank, the system assigns the 
first letter of the customer's alpha name.

An option that specifies whether the customer's overdue invoices are eligible to appear on the collection report that you send to an external 
agency. Valid settings are:  On The customer is eligible for external collections. To update invoices for collection, you must run the program 
Update A/R from Address Book (R03B802) after you turn on this option.   Off Customer is not eligible for external collections.

An option that specifies whether to print statements for the customer or company. Valid settings are:  On Print statements. Off Do not print 
statements. Note: This option exists in both the Customer Master Information program (P03013) and the Accounts Receivable Constants program 
(P0000). In the Accounts Receivable Constants program, the option controls whether statements are printed for invoices entered for a specific 
company. In the Customer Master Information program, the option controls whether statements are printed for invoices entered for the 
customer. 

An option to specify whether to process delinquency fees for the customer. On Process delinquency fees  Off Do not process delinquency 
fees

An option that specifies whether to print delinquency notices for the customer or company based on the notification instructions that are set 
up for the policy that you assign to the customer.  On Print delinquency notices. Off Do not print delinquency notices. Note: This option exists in 
both the Customer Master Information program (P03013) and the Accounts Receivable Constants program (P0000). In the Accounts 
Receivable Constants program, the option controls whether notices are printed for invoices that are entered for a specific company. In the Customer 
Master Information program, the option controls whether notices are printed for a customer.

Number of Days in Future to Query for Responses Due. 

A code that identifies the currency of a transaction. 

The currency in which amounts are stored in the address book. For example, the credit limit, invoiced this year, invoiced prior year, and so 
on. The currency you specify is used to record and store transaction history.

A number that the system assigns to each policy record to identify it.

The address book number of the person responsible for managing deductions. 

The address book number of the person or company that sends the payment.

An option that specifies whether a customer or company is eligible to process receipts in the Accounts Receivable system using the 
automatic receipt processing programs.  On Receipts can be processed automatically for the customer or company. Off Receipts cannot be 
processed automatically for the customer or company. The option must be activated for both the customer and the company in the Accounts 
Receivable constants for the system to process automatic receipts.

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

General purpose ID variable.

- - - Good Performance Low Value. 

A code that controls the way the system conducts credit checking. Codes are:    P Credit check based on the customer's parent number (P 
for Parent)    C Credit check against the customer number only    S Credit check against the customer number only  If you use method P, the 
system compares the open accounts receivable and open sales orders for the sum of the children and the parent against the credit limit for the 
parent number.  Use this, for example, when a customer with multiple offices or branches, each of which order from you, asks that all credit 
checking be reflected in a single account. NOTE: Even though credit checking can be conducted at the parent or customer number level, all 
accounts receivable will be posted to the customer number (SDAN8) during Sales Update (P42800).

The number that tax authorities issue to tax-exempt individuals and companies to identify their tax-exempt status.

Use this field to relate a ship-to address to a sold-to address or vice versa. For example, if you enter only a ship-to address in sales order 
entry, it uses this field to determine which address number to select from the list of related address numbers which is then defaulted to the 
order's blank Sold To field.

The number of invoice copies required by the customer. The system prints the number of invoices specified in this field. The system 
always prints at least one invoice.

Code that tells the system whether a customer wants consolidated invoices. Valid codes are:    Y Customer wants consolidation.    N 
Customer does not want consolidation. If you specify consolidation, the system generates a single invoice from multiple sales orders.