A user defined code (00/DT) that identifies the type of document. This code also indicates the origin of the transaction. J.D. Edwards has 
reserved document type codes for vouchers, invoices, receipts, and time sheets, which create automatic offset entries during the post 
program. (These entries are not self-balancing when you originally enter them.) The following document types are defined by J.D. Edwards and 
should not be changed: P Accounts Payable documents   R Accounts Receivable documents   T Payroll documents   I Inventory documents  
O Purchase Order Processing documents   J General Accounting/Joint Interest Billing documents   S Sales Order Processing documents

In the A/R and A/P systems, a code that corresponds to the pay item. In the Sales Order and Procurement systems, this code identifies 
multiple transactions for an original order. For purchase orders, the code is always 000. For sales orders with multiple partial receipts against an 
order, the first receiver used to record receipt has a suffix of 000, the next has a suffix of 001, the next 002, and so on.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

A user defined code (09/LT) that specifies the type of ledger, such as AA (Actual Amounts), BA (Budget Amount), or AU (Actual Units). You 
can set up multiple, concurrent accounting ledgers within the general ledger to establish an audit trail for all transactions.

A number that identifies an original document. This document can be a voucher, a sales order, an invoice, unapplied cash, a journal entry, 
and so on.

A number that, along with order number and order type, uniquely identifies an order document (such as a purchase order, a contract, a 
sales order, and so on). If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year facility, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
order company to retrieve the correct next number for that company. If two or more order documents have the same order number and order 
type, the order company lets you locate the desired document. If you use the regular Next Numbers facility, the order company is not used to 
assign a next number. In this case, you probably would not use the order company to locate the document.

The number of times this purchase order has been modified. You can locate a specific change order number to review the fields that were 
modified.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

A number that identifies a secondary purchase order, sales order, or work order that is associated with the original order. This number is for 
informational purposes only.

A user defined code (system 00, type DT) that indicates the document type of the secondary or related order. For example, a purchase 
order might be document type OP and might have been created to fill a related work order with document type WO.

A number of the detail line on the related order for which the current order was created. For example, on a purchase order created to fill 
open sales orders, this is the line number of the sales order on which the item you are ordering appears.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The address number of the location to which you want to ship this order. The address book provides default values for customer address, 
including street, city, state, zip code, and country.

The date that an item is scheduled to arrive or that an action is scheduled for completion.

The date that an order was entered into the system. This date determines which effective level the system uses for inventory pricing.

The promised shipment date for either a sales order or purchase order. The Supply and Demand Programs use this date to calculate 
Available to Promise information. This value can be automatically calculated during sales order entry. This date represents the day that the item 
can be shipped from the warehouse.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

An alphanumeric value used as a cross-reference or secondary reference number. Typically, this is the customer number, supplier 
number, or job number.

A field available to record reference numbers, such as the supplier's bid document number, quote document, sales order, work order, or 
job number.

An inventory item number. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to other item 
numbers (see data item XRT) to accommodate substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, supplier numbers, and 
so forth. The item numbers are as follows:   o Item Number (short) - An eight-digit, computer-assigned item number     o 2nd Item Number - The 
25-digit, free-form, user defined alphanumeric item number     o 3rd Item Number - Another 25-digit, free-form, user defined alphanumeric item 
number

A number that identifies the item. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to 
alternative item numbers. The three types of item numbers are: Item Number (short) An 8-digit, computer-assigned item number. 2nd Item Number A 
25-digit, user defined, alphanumeric item number. 3rd Item Number  Another 25-digit, user defined, alphanumeric item number. In addition to 
these three basic item numbers, the system provides an extensive cross-reference search capability. You can define numerous 
cross-references to alternative part numbers. For example, you can define substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, or 
supplier numbers.

The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to alternate item numbers. These item 
numbers are as follows: 1.  Item Number (short) - An 8-digit, computer-assigned item number. 2.  2nd Item Number - The 25-digit, free-form, user 
defined alphanumeric item number. 3.  3rd Item Number - Another 25-digit, free-form, user defined alphanumeric item number.  In addition to 
these three basic item numbers, an extensive cross-reference search capability has been provided (see XRT). Numerous cross references to 
alternate part numbers can be user defined, such as substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, or supplier 
numbers.

The storage location from which goods will be moved.

A number that identifies a lot or a serial number. A lot is a group of items with similar characteristics.

Brief information about an item; a remark or an explanation.

A second, 30-character description, remark, or explanation.

A code that controls how the system processes lines on a transaction. It controls the systems with which the transaction interfaces, such as 
General Ledger, Job Cost, Accounts Payable, Accounts Receivable, and Inventory Management. It also specifies the conditions under 
which a line prints on reports, and it is included in calculations. Codes include the following: S Stock item   J Job cost   N Nonstock item   F Freight  
T Text information   M Miscellaneous charges and credits   W Work order

A user defined code (system 40/type AT) indicating the next step in the order flow of the line type.

A code (system 40/type AT) specifying the last step in the processing cycle that this order line has successfully completed.

A reporting code that differentiates segments of inventory in ways meaningful to those personnel responsible for the buying function in an 
organization. Depending upon the nature of the inventory, this code might be used to establish attributes such as:     o Color     o Country of origin    
 o Primary content (for example, brass, wood, etc.)     o Seasonality     o Rebate group  J.D. Edwards has predefined reporting code 1 as a 
purchasing code for commodity class.

A user defined (41/P2) code that differentiates segments of inventory. For example, this code might be used to establish attributes such as:    
 o Color     o Country of origin     o Primary content (for example, brass, wood, etc.)     o Seasonality     o Rebate group  J.D. Edwards has 
predefined reporting code 2 as a purchasing code for commodity subclass.

A user defined code (41/P3) that differentiates segments of inventory. For example, this code might be used to establish attributes such as:    
 o Color     o Country of origin     o Primary content (for example, brass, wood, etc.)     o Seasonality     o Rebate group  J.D. Edwards has 
predefined reporting code 3 as a purchasing code for supplier rebate codes.

A reporting code to be used to differentiate segments of inventory in ways meaningful to those personnel responsible for the buying 
function in an organization.  Depending upon the nature of the inventory, this code might be used to establish attributes such as:     o Color     o 
Country of Origin     o Primary Content (e.g. brass, cotton, wood, etc.)     o Seasonality     o Rebate Group  JDE has predefined reporting code 4 as a 
purchasing code for master planning family.

A reporting code that differentiates segments of inventory in ways meaningful to those personnel responsible for the buying function in an 
organization. Depending upon the nature of the inventory, this code might be used to establish attributes such as:     o Color     o Country of origin    
 o Primary content (for example, brass, wood, etc.)     o Seasonality     o Rebate group  J.D. Edwards has predefined reporting code 5 as a 
purchasing code for landed cost rules.

A value that identifies an account in the general ledger. Use one of the following formats to enter account numbers:   o  Standard account 
number (business unit.object.subsidiary or flex format).   o  Third G/L number (maximum of 25 digits).   o  Account ID number. The number is eight 
digits long.       o  Speed code, which is a two-character code that you concatenate to the AAI item SP. You can then enter the code instead of 
an account number. The first character of the account number indicates its format. You define the account format in the General Accounting 
constants. 

The quantity of units affected by this transaction.

A user defined code (00/UM) that indicates the quantity in which to express an inventory item, for example, CS (case) or BX (box).

A code that identifies the currency of a transaction. 

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

The unit cost of one item, as purchased from the supplier, excluding freight,taxes, discounts, and other factors that might modify the actual 
unit cost you record when you receive the item.

The number of units multiplied by the unit price.

The foreign unit cost for this item, as purchased directly from the supplier,excluding freight, taxes, discounts and other factors which might 
serve to modify the actual unit cost we record at the time of physical receipt of goods.

The product of the foreign price times the number of units.

A user defined code that you assign to each print message. Examples of text used in messages are engineering specifications, hours of 
operation during holiday periods, and special delivery instructions.

A user defined code (system 40/type PI) that identifies an inventory price group for an item. Inventory price groups have unique pricing 
structures that direct the system to incorporate discounts or markups on items on sales and purchase orders. The discounts or markups are 
based on the quantity, dollar amount, or weight of the item ordered. When you assign a price group to an item, the item takes on the same pricing 
structure defined for the inventory price group. You must assign an inventory price group to the supplier or customer, as well as to the item, for 
the system to interactively calculate discounts and markups on sales orders and purchase orders.

A pricing category or price rule can contain a variety of levels. Within each price rule, each level is defined by its effective date range and 
allowed quantity, and whether it is based on the item's cost, price, or an amount specified as an override.

The factor that the system applies to the unit price of an inventory item to determine the net price. The system retrieves this value from the 
inventory pricing rules if you have assigned a rule to this item. The pricing rule setup determines if the system multiplies the unit price by this 
value or adds to or deducts from the unit price.

A code that indicates whether the item is subject to sales tax when you purchase it. The system calculates tax on the item only if the supplier 
is also taxable.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

The address book number that identifies who is responsible for setting up and maintaining the correct stocking levels for each inventory 
item.

The address book number of the carrier, which is specified by the customer or by your organization. You might use this carrier because of 
route requirements or special handling requirements.

A code (table 00/UM) that identifies the unit of measure in which you usually purchase the item.

A code that determines the trade account that the system uses as the offset when you post invoices or vouchers. The system concatenates 
the value that you enter to the AAI item RC (for Accounts Receivable) or PC (for Accounts Payable) to locate the trade account. For 
example, if you enter TRAD, the system searches for the AAI item RCTRAD (for receivables) or PCTRAD (for payables).  You can assign up to four 
alphanumeric characters to represent the G/L offset or you can assign the three-character currency code (if you enter transactions in a 
multicurrency environment). You must, however, set up the corresponding AAI item for the system to use; otherwise, the system ignores the G/L 
offset and uses the account that is set up for PC or RC for the company specified.  If you set up a default value in the G/L Offset field of the 
customer or supplier record, the system uses the value during transaction entry unless you override it.  Note: Do not use code 9999. It is reserved for 
the post program and indicates that offsets should not be created.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A 25-character alphanumeric number that you can use as an alternate asset identification number. You might use this number to track 
assets by the manufacturer's serial number. You are not required to use a serial number to identify an asset. Every serial number that you enter 
must be unique.

A user defined code (00/W1) that indicates the current stage or phase of development for a work order. You can assign a work order to only 
one phase code at a time. Note: Certain forms contain a processing option that allows you to enter a default value for this field. If you enter a 
default value on a form for which you have set this processing option, the system displays the value in the appropriate fields on any work 
orders that you create. The system also displays the value on the Project Setup form. You can either accept or override the default value.

The code that identifies a user profile.

The date that specifies the last update to the file record.

A code that identifies and defines a unit of information. It is an alphanumeric code up to 8 characters long that does not allow blanks or 
special characters such as %, &, or +. You create new data items using system codes 55-59. You cannot change the alias.

An option that specifies the type of processing for an event.

The computer clock in hours:minutes:seconds.

The date that the order should be canceled if the goods have not been sent to the customer or the goods have not been received from the 
supplier. This is a memo-only field and does not cause the system to perform any type of automatic processing. If a line on a sales order in 
canceled in Sales Order Entry, this field will  be updated with the date the line has been canceled.                         

A number that identifies an original document. This document can be a voucher, a sales order, an invoice, unapplied cash, a journal entry, 
and so on.

A user defined code (00/DT) that identifies the type of document. This code also indicates the origin of the transaction. J.D. Edwards has 
reserved document type codes for vouchers, invoices, receipts, and time sheets, which create automatic offset entries during the post 
program. (These entries are not self-balancing when you originally enter them.) The following document types are defined by J.D. Edwards and 
should not be changed: P Accounts Payable documents   R Accounts Receivable documents   T Payroll documents   I Inventory documents  
O Purchase Order Processing documents   J General Accounting/Joint Interest Billing documents   S Sales Order Processing documents

A number that, along with order number and order type, uniquely identifies an order document (such as a purchase order, a contract, a 
sales order, and so on). If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year facility, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
order company to retrieve the correct next number for that company. If two or more order documents have the same order number and order 
type, the order company lets you locate the desired document. If you use the regular Next Numbers facility, the order company is not used to 
assign a next number. In this case, you probably would not use the order company to locate the document.

In the A/R and A/P systems, a code that corresponds to the pay item. In the Sales Order and Procurement systems, this code identifies 
multiple transactions for an original order. For purchase orders, the code is always 000. For sales orders with multiple partial receipts against an 
order, the first receiver used to record receipt has a suffix of 000, the next has a suffix of 001, the next 002, and so on.

The number of times this purchase order has been modified. You can locate a specific change order number to review the fields that were 
modified.

The code that identifies a user profile.

The date that specifies the last update to the file record.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

A number that identifies an original document. This document can be a voucher, a sales order, an invoice, unapplied cash, a journal entry, 
and so on.

A user defined code (00/DT) that identifies the type of document. This code also indicates the origin of the transaction. J.D. Edwards has 
reserved document type codes for vouchers, invoices, receipts, and time sheets, which create automatic offset entries during the post 
program. (These entries are not self-balancing when you originally enter them.) The following document types are defined by J.D. Edwards and 
should not be changed: P Accounts Payable documents   R Accounts Receivable documents   T Payroll documents   I Inventory documents  
O Purchase Order Processing documents   J General Accounting/Joint Interest Billing documents   S Sales Order Processing documents

A number that, along with order number and order type, uniquely identifies an order document (such as a purchase order, a contract, a 
sales order, and so on). If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year facility, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
order company to retrieve the correct next number for that company. If two or more order documents have the same order number and order 
type, the order company lets you locate the desired document. If you use the regular Next Numbers facility, the order company is not used to 
assign a next number. In this case, you probably would not use the order company to locate the document.

In the A/R and A/P systems, a code that corresponds to the pay item. In the Sales Order and Procurement systems, this code identifies 
multiple transactions for an original order. For purchase orders, the code is always 000. For sales orders with multiple partial receipts against an 
order, the first receiver used to record receipt has a suffix of 000, the next has a suffix of 001, the next 002, and so on.

The number of times this purchase order has been modified. You can locate a specific change order number to review the fields that were 
modified.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

An inventory item number. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to other item 
numbers (see data item XRT) to accommodate substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, supplier numbers, and 
so forth. The item numbers are as follows:   o Item Number (short) - An eight-digit, computer-assigned item number     o 2nd Item Number - The 
25-digit, free-form, user defined alphanumeric item number     o 3rd Item Number - Another 25-digit, free-form, user defined alphanumeric item 
number

A number that identifies the item. The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to 
alternative item numbers. The three types of item numbers are: Item Number (short) An 8-digit, computer-assigned item number. 2nd Item Number A 
25-digit, user defined, alphanumeric item number. 3rd Item Number  Another 25-digit, user defined, alphanumeric item number. In addition to 
these three basic item numbers, the system provides an extensive cross-reference search capability. You can define numerous 
cross-references to alternative part numbers. For example, you can define substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, or 
supplier numbers.

The system provides three separate item numbers plus an extensive cross-reference capability to alternate item numbers. These item 
numbers are as follows: 1.  Item Number (short) - An 8-digit, computer-assigned item number. 2.  2nd Item Number - The 25-digit, free-form, user 
defined alphanumeric item number. 3.  3rd Item Number - Another 25-digit, free-form, user defined alphanumeric item number.  In addition to 
these three basic item numbers, an extensive cross-reference search capability has been provided (see XRT). Numerous cross references to 
alternate part numbers can be user defined, such as substitute item numbers, replacements, bar codes, customer numbers, or supplier 
numbers.

A value that identifies an account in the general ledger. Use one of the following formats to enter account numbers:   o  Standard account 
number (business unit.object.subsidiary or flex format).   o  Third G/L number (maximum of 25 digits).   o  Account ID number. The number is eight 
digits long.       o  Speed code, which is a two-character code that you concatenate to the AAI item SP. You can then enter the code instead of 
an account number. The first character of the account number indicates its format. You define the account format in the General Accounting 
constants. 

The quantity of units affected by this transaction.

A user defined code (00/UM) that indicates the quantity in which to express an inventory item, for example, CS (case) or BX (box).

A code that identifies the currency of a transaction. 

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

The number of units multiplied by the unit price.

The product of the foreign price times the number of units.

A code that controls how the system processes lines on a transaction. It controls the systems with which the transaction interfaces, such as 
General Ledger, Job Cost, Accounts Payable, Accounts Receivable, and Inventory Management. It also specifies the conditions under 
which a line prints on reports, and it is included in calculations. Codes include the following: S Stock item   J Job cost   N Nonstock item   F Freight  
T Text information   M Miscellaneous charges and credits   W Work order

A user defined code (09/LT) that specifies the type of ledger, such as AA (Actual Amounts), BA (Budget Amount), or AU (Actual Units). You 
can set up multiple, concurrent accounting ledgers within the general ledger to establish an audit trail for all transactions.

An option that specifies the type of processing for an event.