RetrieveF4201Record

A number that, along with order number and order type, uniquely identifies an order document (such as a purchase order, a contract, a 
sales order, and so on). If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year facility, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
order company to retrieve the correct next number for that company. If two or more order documents have the same order number and order 
type, the order company lets you locate the desired document. If you use the regular Next Numbers facility, the order company is not used to 
assign a next number. In this case, you probably would not use the order company to locate the document.

A number that identifies an original document. This document can be a voucher, a sales order, an invoice, unapplied cash, a journal entry, 
and so on.

A user defined code (00/DT) that identifies the type of document. This code also indicates the origin of the transaction. J.D. Edwards has 
reserved document type codes for vouchers, invoices, receipts, and time sheets, which create automatic offset entries during the post 
program. (These entries are not self-balancing when you originally enter them.) The following document types are defined by J.D. Edwards and 
should not be changed: P Accounts Payable documents   R Accounts Receivable documents   T Payroll documents   I Inventory documents  
O Purchase Order Processing documents   J General Accounting/Joint Interest Billing documents   S Sales Order Processing documents

In the A/R and A/P systems, a code that corresponds to the pay item. In the Sales Order and Procurement systems, this code identifies 
multiple transactions for an original order. For purchase orders, the code is always 000. For sales orders with multiple partial receipts against an 
order, the first receiver used to record receipt has a suffix of 000, the next has a suffix of 001, the next 002, and so on.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

A number that is used in conjunction with the values in the ODOC and ODCT fields to identify a transaction.

The original document number. This can be a voucher, an invoice, unapplied cash, a journal entry number, and so on Matching document 
numbers are also used to identify related documents in the Accounts Receivable and Accounts Payable systems. The document number 
(DOC) is always the original document number. The matching document number (DOCM) is the check, adjustment, or credit to be applied 
against the original document.

This code defines the order type. It is verified in user defined codes (40/OT). Reserved document types have been defined for voucher 
entry, invoice entry, receipts entry, and time sheet entry.  Because the offsetting entries for document types are created automatically during the 
post program, they will not be self-balancing on original entry. The reserved document types are:    PR Purchase Requisition Orders    PQ 
Purchase Quote    PO Purchase Order    PD Purchase Order - Direct Ship    PB Purchase Order - Blanket    SQ Sales Quote    SO Sales Order    
SD Sales Order - Direct Ship    SB Sales Order - Blanket 

The key company that is associated with the document number of the related order.

A number that identifies a secondary purchase order, sales order, or work order that is associated with the original order. This number is for 
informational purposes only.

A user defined code (system 00, type DT) that indicates the document type of the secondary or related order. For example, a purchase 
order might be document type OP and might have been created to fill a related work order with document type WO.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The address number of the location to which you want to ship this order. The address book provides default values for customer address, 
including street, city, state, zip code, and country.

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

The date that an item is scheduled to arrive or that an action is scheduled for completion.

The date that an order was entered into the system. This date determines which effective level the system uses for inventory pricing.

The promised shipment date for either a sales order or purchase order. The Supply and Demand Programs use this date to calculate 
Available to Promise information. This value can be automatically calculated during sales order entry. This date represents the day that the item 
can be shipped from the warehouse.

The original promised delivery date for a purchase order.

The date on which the shipment to the customer is confirmed as shipped. During shipment confirmation, the system updates the Sales 
Order Detail table (F4211) with this date.

The date that the order should be canceled if the goods have not been sent to the customer or the goods have not been received from the 
supplier. This is a memo-only field and does not cause the system to perform any type of automatic processing. If a line on a sales order in 
canceled in Sales Order Entry, this field will  be updated with the date the line has been canceled.                         

The system uses the Price Effective Date to determine the base price and all advanced price adjustments.  The value loaded in this date 
is stored in the System Constants File (F4009).

The promised shipment date for a sales order. This date represents the day that the item can be shipped from the warehouse.

An alphanumeric value used as a cross-reference or secondary reference number. Typically, this is the customer number, supplier 
number, or job number.

A field available to record reference numbers, such as the supplier's bid document number, quote document, sales order, work order, or 
job number.

One of two fields that you use to enter delivery instructions.

The second of two fields that you use to enter delivery instructions.

A user defined code that you assign to each print message. Examples of text used in messages are engineering specifications, hours of 
operation during holiday periods, and special delivery instructions.

A code that specifies the terms of payment, including the percentage of discount available if the invoice is paid by the discount due date. 
Use a blank code to indicate the most frequently-used payment term. You define each type of payment term on the Payment Terms Revisions 
form. Examples of payment terms include: Blank Net 15 001      1/10 net 30 002      2/10 net 30 003      Due on the 10th day of every month 006     
Due upon receipt  This code prints on customer invoices.

The user defined code (00/PY) that specifies how payments are made by the customer. For example: C Check   D Draft   T Electronic funds 
transfer  

A user defined code (40/AS) that identifies a price and adjustment schedule. A price and adjustment schedule contains one or more 
adjustment types for which a customer or an item might be eligible. The system applies the adjustments in the sequence that you specify in the 
schedule. You link customers to a price and adjustment schedule through the customer billing instructions. When you enter a sales order, the 
system copies the schedule attached to the sold to address into the order header. You can override this schedule at the detail line level. For 
Agreement Management, this is the Agreement Penalty Schedule. The information in the Agreement Penalty Schedule provides the system 
with the criteria for an agreement to have penalty conditions.

A user defined code (system 40/type PC) identifying the pricing group associated with this customer or supplier:     o For sales orders, you 
assign a pricing group to a customer through the Customer Billing Instructions. Groups typically contain customers with common pricing 
characteristics, such as retailers, wholesalers, and so forth.     o For purchase orders, you assign a pricing group to a supplier through the Supplier 
Billing Instructions.

Percentage by which the system reduces the price of each item. This is the only discount that will be applied. You can override it if you 
enter a price. Enter the percentage as a whole number (that is, 5 for 5%).

The rate of retainage (referred to as holdback in some countries) that applies to the contract. This rate is a percentage of each payment. It 
is expressed as a decimal fraction. For example, a retainage rate of 10% is expressed as 10. The retainage rate cannot be greater than 
99.9% (.999) or less than zero.

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

The number that tax authorities issue to tax-exempt individuals and companies to identify their tax-exempt status.

This is a one byte flag that is used to determine whether or not a specific line item on a sales or purchase order has additional extended 
text associated with it.

A code that tells the system to handle this customer's orders on a priority basis. Use this value to set up print pick slips so you can choose 
to print them on a priority basis. This code is assigned from the Customer Billing Instructions. In addition, the backorder print report and 
automatic batch release program can be sequenced by this code to release those orders with the highest priority first.

An option that specifies whether to allow backorders for this item. You can allow backorders by item using the Item Master (P4101) or Item 
Branch/Plant (P41026) programs, by customer using the Customer Billing Instructions program (P03013), or by branch/plant using the 
Branch/Plant Constants program (P41001).  Valid values are: On Allow backorders for this item. Off Do not allow backorders for this item, regardless of 
the backorders code that is assigned to the customer.

Code associated with each customer specifying whether that customer will accept substitute items.  Enter N to disallow or Y to allow 
substitutions. The system will interpret a blank value as a Y.

A user defined code (42/HC) that identifies why an order is on hold.

An option that indicates whether price information appears on the customer's pick list, purchase order, or sales order. Valid values 
are: On Price information appears Off Price information does not appear

The number of invoice copies required by the customer. The system prints the number of invoices specified in this field. The system 
always prints at least one invoice.

Defines whether the movement of goods is for sale, lease, and so on. For European Union VAT reporting, you can input the nature of 
transaction codes using one of the user defined codes on the Sales Order Detail Revisions form or the Order Detail form (for Procurement). For 
Procurement, use UDCs 41/P1 through 41/P5. For Sales, use UDC 40/S1 through 40/S5. The Intrastat Workfile Generation - Sales program 
(R0018I1) and Intrastat Workfile Generation - Purchase program (R0018I2) update the information in the Intrastat Revision table (F0018T) if you 
specify the UDC you are using (41/P1 through 41/P5 or 40/S1 through 40/S5) in the appropriate processing option on the generation program. 
You can also enter the data directly in the Intrastat Workfile Revision program (P0018T). Note: To provide F1 help for the code you choose, 
use UDC table 00/NT.

The address book number that identifies who is responsible for setting up and maintaining the correct stocking levels for each inventory 
item.

The address number for the preferred carrier of the item. The customer or your organization might prefer a certain carrier due to route or 
special handling requirements.

A user defined code (00/TM) that describes the nature of the carrier being used to transport goods to the customer. For example, by rail, by 
road, and so on.

The conditions of transport (or terms of delivery) are taken from the Sales Order Header File table (F4201) or the Purchase Order Header 
table (F4301). The Terms of Delivery field (FRTH) in the header file is only one character. To obtain the required three-character explanation 
for EU VAT reporting, the second explanation of category code 42/FR is used. To provide descriptions when pressing F1 on the field for the 
Intrastat Workfile Reivision program (P0018T), set up a user defined code 00/TC to correspond to the three-character explanation. Sample 
codes include the following: EXW Ex works   FOB Free on board   CIF Carriage, insurance, freight   DUP Delivered duty paid   DDU Delivered duty 
unpaid   xxx Others

The route field is a user defined code (system 42, type RT) that represents the delivery route on which the customer resides. This field is 
one of several factors used by the freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking, use the route code with 
the stop and zone codes to group all of the items that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up a default for 
each of these fields on the Customer Billing Instruction form.

The stop code is a user defined code (system 42, type SP) that represents the stop on a delivery route. This field is one of several factors 
used by the freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking, you can use the stop code with the route and 
zone codes to group all items that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up the default for each of these fields 
on the Customer Billing Instructions form.

The zone field is a user defined code (system 40, type ZN) that represents the delivery area in which the customer resides. This field is one 
of several factors used by freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking you can use the zone code 
with the route and stop codes to group all item that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up the default for each 
of these fields on the Customer Billing Instructions form.

A code on the container or that you assign to the container in which the items on this purchase order or order line were shipped to you. You 
can assign container information to an order during receipts entry.

A user defined code (42/FR) designating the method by which supplier shipments are delivered. For example, the supplier could deliver to 
your dock, or you could pick up the shipment at the supplier's dock. You can also use these codes to indicate who has responsibility for 
freight charges. For example, you can have a code indicating that the customer legally takes possession of goods as soon as they leave the 
supplier warehouse and is responsible for transportation charges to the destination.

An option that specifies whether the system performs freight calculations during processing.  Valid values are: On The system performs 
freight calculations during processing. Off The system does not perform freight calculations during processing.

A code that specifies whether, during the Accounts Payable payment processing cycle, the system prints an AIA (American Institute of 
Architects) format turnaround document, a Waiver of Lien document, or both. These documents print only when a contract payment is printed.  If 
you choose to print progress payments for contracts on the standard A/P payment, you will not receive an AIA document or a Waiver of Lien 
document. Valid values for this field are:    Blank or N - Do not print AIA or Waiver of Lien documents    1 or Y - Print AIA document only    2 or B - 
Print AIA document and Waiver of Lien document    3 or W - Print Waiver of Lien document only

Indicator typically updated by the freight calculation facility so that freight, once calculated and added to an order, will not be added again 
by accident.    blank Record has not been processed.    1     Record has been processed, but an error was encountered.    2     Record has 
been processed successfully.

The merge order flags allows customer to prevent their orders from being merged by the warehousing system and from being shipped 
together.

A user defined code (42/RC) that explains the purpose for a transaction. For example, you can indicate the reason that you are returning 
items.

In the Contract Management system, a code that specifies whether the system will post quantities to the general ledger during progress 
payments and post committed costs. Normally, quantities that are contract related only and are not related to the job quantities are not posted to 
the general ledger. Values are:    Y Post quantities to the general ledger and edit unit of measure to the general ledger account.    N Do not 
post quantities to the general ledger and do not edit unit of measure to the general ledger account.

The total value of all lines on the order that have not been shipped and billed to the customer.

A user defined code (00/UM) that identifies which unit of measure the system should use to display the weight of individual order lines and 
the order as a whole for this customer when you use the order summary form.

A user defined code (00/UM) that identifies the unit of measure that the system uses to display volume for this branch/plant. The system 
inputs a value in this field from Branch/Plant Constants - Page 2 (P410012). You can override this default value.

This field lets you record the authorization number provided by the credit card company or bank which issued the card.

The first of three fields available to record credit card transactions. This field allows you to record the customer's account number with the 
credit card company or bank.

This field is to record the account number and expiration date of credit cards used by your customers who make purchases from you.  It is 
for information purposes only.

An option that indicates whether a specific subledger is inactive. Examples of inactive subledgers are jobs that are closed, employees 
who have been terminated, or assets that have been disposed. Turn on this option to indicate that a subledger is inactive. If a subledger 
becomes active again, turn off this option. If you want to use subledger information in the tables for reports, but you want to prevent transactions 
from posting to the record in the Account Balances table (F0902), turn on this option. Valid values are: Off Subledger active On Subledger inactive

A code that indicates how documents are sent to a customer or supplier. It is part of the Accounts Payable Batch Upload process, and can 
be used as a criterion when you write reports.

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

A user defined code (01/LP) that specifies the language to use on forms and printed reports. Before you specify a language, a code for that 
language must exist at either the system level or in your user preferences.

The unpaid foreign amount of a transaction.

SALES ORDER SYSTEM:  An optional entry field, intended for the name of the customer placing the order.

SALES ORDER SYSTEM:  An optional entry field, intended for the name of the individual taking the customer's order. If you do not enter a 
user ID in this field, the system uses the ID of the person who is signed on.

This is a 2 position code that is reserved for the user.  JDE does not currently use this field and will not utilize this field in the future.

This is a 6 position code that is reserved for the user.  JDE does not currently use this field and will not utilize this field in the future.

This is a 15 position code that is reserved for the user.  JDE does not currently use this field and will not utilize this field in the future.

This is a 8 position code that is reserved for the user.  JDE does not currently use this field and will not utilize this field in the future.

A 15-position reference that is reserved for the user.  J.D. Edwards does not currently use this field and does not plan to use it in the future.

The code that identifies a user profile.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

The date that specifies the last update to the file record.

The computer clock in hours:minutes:seconds.

An option that specifies the type of processing for an event.

Integration Reference 01

Integration Reference 04

An alphanumeric value used as a cross-reference or secondary reference number. Typically, this is the serial number or supplier number.

A code that identifies the origination source of the order.

The scheduled time of a shipment. Enter the time using the 24-hour time format (HHMMSS). For example, enter 6:00 a.m. as 060000, and 
enter 7:00 p.m. as 190000.

The promised time for a delivery. Enter the time using the 24-hour time format (HHMMSS). For example, enter 6:00 a.m. as 060000, and 
enter 7:00 p.m. as 190000.

Requested ship date.

Future use.

The time when the order is scheduled to be picked. Enter the time in the 24-hour format and include a leading zero if necessary. For 
example, enter 6:00 a.m. by typing 060000 and enter 7:00 p.m. by typing 190000.

The time that an order was originally promised to be delivered. Enter the time using the 24-hour time format (HHMMSS) and include a 
leading zero if necessary. For example, to enter 6:00 a.m., type 060000. To enter 7:00 p.m., type 190000.

The time requested for delivery. Enter the time using the 24-hour time format (HHMMSS). For example, enter 6:00 a.m. as 060000, and enter 
7:00 p.m. as 190000.

The actual time of shipment. Enter the time using the 24-hour time format (HHMMSS). For example, enter 6:00 a.m. as 060000, and enter 7:00 
p.m. as 190000.

Date - Actual Delivery

The address book number of the person who pays the amount on the invoice.

The address book number of the person who receives the invoice.

The address book number of the person to whom invoice statements are sent.

The address number of the person who receives the goods ordered. The delivered to address might differ from the ship to address when 
ordered goods are processed through a distribution center (which is the delivered to address) before reaching their final destination (the ship 
to address).

The document number associated with a given document type.

User-defined codes that identify the type of document.

The number of times this purchase order has been modified. You can locate a specific change order number to review the fields that were 
modified.

A value that groups customers with similar buying habits.

A code that represents the currency of the company for a transaction. For a foreign currency transaction, this is the currency code of the 
domestic side of the transaction.

An option that indicates which address number the system uses for tax purposes. Valid values are: 1 The system uses the ship to address 
number. 2 The system uses the deliver to address number.

An option that indicates which address number the system uses for transportation and intrastat purposes. The system uses the address 
number as the ship to address for transportation. Valid values are: 1 The system uses the ship to address number. 2 The system uses the deliver 
to address number.