GetShipToBillingInstructions

The address number of the location to which you want to ship this order. The address book provides default values for customer address, 
including street, city, state, zip code, and country.

An option that specifies the type of processing for an event.

This error code indicates if any errors occurred during the creation of the Trip Document Detail (F4914) records by the Delivery Document 
Set Server program (XT4914).

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

An option that specifies whether the system performs freight calculations during processing.  Valid values are: On The system performs 
freight calculations during processing. Off The system does not perform freight calculations during processing.

The address number for the preferred carrier of the item. The customer or your organization might prefer a certain carrier due to route or 
special handling requirements.

A user defined code (42/FR) designating the method by which supplier shipments are delivered. For example, the supplier could deliver to 
your dock, or you could pick up the shipment at the supplier's dock. You can also use these codes to indicate who has responsibility for 
freight charges. For example, you can have a code indicating that the customer legally takes possession of goods as soon as they leave the 
supplier warehouse and is responsible for transportation charges to the destination.

The route field is a user defined code (system 42, type RT) that represents the delivery route on which the customer resides. This field is 
one of several factors used by the freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking, use the route code with 
the stop and zone codes to group all of the items that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up a default for 
each of these fields on the Customer Billing Instruction form.

The stop code is a user defined code (system 42, type SP) that represents the stop on a delivery route. This field is one of several factors 
used by the freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking, you can use the stop code with the route and 
zone codes to group all items that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up the default for each of these fields 
on the Customer Billing Instructions form.

The zone field is a user defined code (system 40, type ZN) that represents the delivery area in which the customer resides. This field is one 
of several factors used by freight summary facility to calculate potential freight charges for an order. For picking you can use the zone code 
with the route and stop codes to group all item that are to be loaded onto a delivery vehicle for a specific route. You set up the default for each 
of these fields on the Customer Billing Instructions form.

A user defined code (00/UM) that identifies which unit of measure the system should use to display the weight of individual order lines and 
the order as a whole for this customer when you use the order summary form.

A user defined code (00/UM) that identifies the unit of measure that the system uses to display volume for this branch/plant. The system 
inputs a value in this field from Branch/Plant Constants - Page 2 (P410012). You can override this default value.

The first of two eight-character codes used to designate the salespeople who should receive credit for a sale to the customer.  This code is 
first created in either the Address Book or through the Related Salespersons program.

The second of two eight-character codes used to designate the salespeople who should receive credit for a sale to the customer.  This 
code is first created in either the Address Book or through the Related Salespersons program.

The first of two percentages to be applied to either the gross sales amount or the gross margin for an order or order line in computing your 
commission liability.  This percent can default from Billing Instructions or be entered directly to the order.

The second of two commission percentages to be applied to either the gross sales amount or the gross margin for an order or order line in 
computing your commission liability. This percent can come in from the Billing Instructions or be entered in the sales order.

One of two fields that you use to enter delivery instructions.

The second of two fields that you use to enter delivery instructions.

Code associated with each customer specifying whether that customer will accept substitute items.  Enter N to disallow or Y to allow 
substitutions. The system will interpret a blank value as a Y.

Use this field to relate a ship-to address to a sold-to address or vice versa. For example, if you enter only a ship-to address in sales order 
entry, it uses this field to determine which address number to select from the list of related address numbers which is then defaulted to the 
order's blank Sold To field.

Code that tells the system to use this address as a Sold To address, a Ship To address, or both. Valid codes are:    X Indicates a bill to and 
a ship to address    S Indicates a ship to address only    B Indicates a bill to address only

An option that indicates whether the customer accepts partial line shipments. Valid values are: On The customer accepts partial line 
shipments. No The customer does not accept partial shipments; the entire line must be shipped at one time.

A code that designates whether restrictions have been placed on the sale of items to this customer. Valid values are:    Blank No restrictions.  
  I      A customer can be sold only those items set up on the Item Restrictions screen.    E      A customer cannot be sold the items set up on 
the Item Restrictions screen.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

A user defined code (40/PC) that identifies a customer group. You can group customers with similar characteristics, such as comparable 
pricing.

Value below which an order is placed on hold. If you try to enter an order whose total is less than the minimum order value, the system 
displays an error message. This field is maintained as an integer without decimals.

Value above which an order is placed on hold. If you try to enter an order whose total is more than the maximum order value, the system 
displays an error message. This field is maintained as an integer without decimals.

A user defined code that you assign to each print message. Examples of text used in messages are engineering specifications, hours of 
operation during holiday periods, and special delivery instructions.

A list of items that you frequently order. The items are often grouped based on the product type, such as fuels, lubricants, and packaged 
goods.

A code that controls the way the system conducts credit checking. Codes are:    P Credit check based on the customer's parent number (P 
for Parent)    C Credit check against the customer number only    S Credit check against the customer number only  If you use method P, the 
system compares the open accounts receivable and open sales orders for the sum of the children and the parent against the credit limit for the 
parent number.  Use this, for example, when a customer with multiple offices or branches, each of which order from you, asks that all credit 
checking be reflected in a single account. NOTE: Even though credit checking can be conducted at the parent or customer number level, all 
accounts receivable will be posted to the customer number (SDAN8) during Sales Update (P42800).

Percentage by which the system reduces the price of each item. This is the only discount that will be applied. You can override it if you 
enter a price. Enter the percentage as a whole number (that is, 5 for 5%).

This field is used to indicate if the Customer Purchase Order Number field is required to be entered for the customer.  This field is editted 
during Sales Order Entry.

Code indicating if the customer is exempt from credit checking in the Sales Order Processing cycle.  Valid codes are:    Y Sales order entry 
should not check the customer's credit.    N This customer is not exempt from credit checking. If credit checking is      activated through the 
Sales Order Entry processing options and the customer goes over the limit, the order will be put on hold. (You set up a credit limit for the 
customer in the address book).

An option that specifies whether the system prints delivery notes for this customer on the invoice. Valid settings are: On The system prints 
delivery notes on the invoice. Off The system does not print delivery notes on the invoice. 

Code that tells the system whether a customer wants consolidated invoices. Valid codes are:    Y Customer wants consolidation.    N 
Customer does not want consolidation. If you specify consolidation, the system generates a single invoice from multiple sales orders.

An option that specifies whether to allow backorders for this item. You can allow backorders by item using the Item Master (P4101) or Item 
Branch/Plant (P41026) programs, by customer using the Customer Billing Instructions program (P03013), or by branch/plant using the 
Branch/Plant Constants program (P41001).  Valid values are: On Allow backorders for this item. Off Do not allow backorders for this item, regardless of 
the backorders code that is assigned to the customer.

An option that specifies whether the customer requires that the entire order be shipped at one time, or if the customer will accept multiple 
partial shipments instead. On The customer accepts partial order shipments. Off The customer requires that the entire order be shipped at one 
time. NOTE:  This feature is only activated when adding orders in Sales Order Entry, with availability checking turned on, since Sales Order 
Entry is the only time that all lines can be grouped together as an order.  Availability checking performed at Pick Slips or Shipment Confirmation 
does not guarantee that all lines are together for the order.

An option that indicates whether price information appears on the customer's pick list, purchase order, or sales order. Valid values 
are: On Price information appears Off Price information does not appear

This code indicates that the system should print a Certificate of Analysis for the customer. The valid values are:    Y Allows the printing of the 
Certificate of Analysis.    N Prevents printing a Certificate of Analysis for a specific customer when a Certificate of Analysis report is run for a 
group of customers. Note: This feature is only activated when the Quality Management System is in use and the Certificate of Analysis is 
created.

The number of invoice copies required by the customer. The system prints the number of invoices specified in this field. The system 
always prints at least one invoice.

A user defined code (42/HC) that identifies why an order is on hold.

A code that tells the system to handle this customer's orders on a priority basis. Use this value to set up print pick slips so you can choose 
to print them on a priority basis. This code is assigned from the Customer Billing Instructions. In addition, the backorder print report and 
automatic batch release program can be sequenced by this code to release those orders with the highest priority first.

A code that indicates the default payment terms for a customer. Payment terms determine the due date, discount amount, and discount due 
date that the system assigns when you create an invoice. Use a blank code for the payment terms that you use most frequently.  Examples 
of payment terms include: Blank Net 15   1 1/10 net 30   2 2/10 net 30   D Due upon receipt   N Net 30   P Prox 25th  

The user defined code (00/PY) that specifies how payments are made by the customer. For example: C Check   D Draft   T Electronic funds 
transfer  

A person or company other than the customer that the system assigns to the Payor field (PYR) on Customer Ledger records (F03B11) that 
you enter for the customer. If you leave this field blank, the system assigns the customer number as the payor. If you change the value of this 
field after invoices have been entered for the customer, you must run Update A/R from Address Book (R03B802) to update the value on the 
invoice records. The system does not use this value as a default for the Payor field (ALKY) in the receipt or draft entry programs; however, you 
can select invoice records to pay based on the value of Payor.

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

A code that identifies the currency of a transaction. 

The currency in which amounts are stored in the address book. For example, the credit limit, invoiced this year, invoiced prior year, and so 
on. The currency you specify is used to record and store transaction history.

An option that allows you to prevent anyone from entering invoices manually. Valid values are: On Hold invoices. The system issues an 
error message if you attempt to enter invoices using the Speed Invoice Entry (P03B11SI) or Standard Invoice Entry (P03B11) programs. Off Do 
not hold invoices.  The system ignores this field if invoices are generated from the Sales Order Management system.

A code that identifies the billing name and address to print on the invoice. Valid codes are: C Customer (AN8)   N Do not print. The Real 
Estate Management system (15) ignores this value; it uses the value of the Print Invoice field (INVP) from the billing record or lease.    P Parent 
(PA8)   R Payor (PYR) 1 1st Address Number (AN81)   2 2nd Address Number (AN82)   3 3rd Address Number (AN83)   4 4th Address Number (AN84)  
5 Factor Special/Payee (AN85)   6 5th Address Number (AN86) Note: With the exception of Payor, which you set up in the customer record in 
the Alternate Payee field (AYPR), all of the above codes correspond to related address information that you set up in the address book 
record.  Note: If you have a Who's Who entry that is set up with type code B (for billing), the system overrides the billing name with the entry from the 
Who's Who record.

The total amount that you allow the customer to spend on purchases before the system sends a workflow message. This value is used 
throughout the credit management programs. The system maintains the credit limit at the customer (child) level, not the parent level. The system 
sends workflow messages for each customer who is over their credit limit. When you set up or change the credit limit, the system sends a 
workflow message to the credit manager that the change is pending approval. The change to the credit limit is not reflected in the customer 
record until it is approved by the credit manager.

The name of the credit manager responsible for approving changes to the credit limit. You must set up the credit manager in the address 
book, and then create an entry in the user defined code table 01/CR. When you set up the user defined code value, you must also enter the 
address book number of the credit manager in the Description 02 field. You enter the user defined code that represents the credit manager in 
this field.

A value in the user defined code table 00/CM that indicates the credit status of a customer or supplier. Examples are: 1 Over credit 
limit 2 Requires purchase order 3 Not on contract maintenance agreement The credit message displays on inquiry and transaction entry forms in the 
Accounts Payable, Sales Order Management, and Procurement systems. The system displays the temporary credit message in the Accounts 
Receivable system.

A user defined code that identifies a temporary credit status. Generally, you assign the code when an account becomes past due. The 
system automatically updates the temporary credit message based on the notification instructions that you set up for the policy that you assign to 
the customer. The system can automatically reset the temporary credit message back to the credit message if you activate the option in 
the policy. You can also manually enter and update the temporary credit message on the customer record.  If you leave this field blank, the 
system assigns the value of the Credit Message field when you run Credit Analysis Refresh (R03B525). The system displays the temporary 
credit message on the transaction entry forms in the Accounts Receivable and Sales Order Management systems. 

A code that designates the type of taxpayer. For 1099 reporting for U.S. suppliers and foreign suppliers, the system chooses only records 
with a code of P or N.   Valid values for U.S. entities are: Blank or C Corporate entity (the Tax ID prints as 12-3456789) P  Individual (the Tax ID 
prints as 123-45-6789) N  Noncorporate entity (the Tax ID prints as 12-3456789) Valid values for non-U.S. entities are: 1 Individual 2          Corporate 
entity 3          Both an individual and a corporate entity 4          Noncorporate entity 5 Customs authority

The identification code required by various tax authorities. This can be a social security number, federal or state corporate tax ID, sales tax 
number, and so on. The system verifies the number and prints the separators in their correct format, according to the value of TAXC 
(Person/Corporation Code). If no value exists for TAXC, the system uses the Corporate Entity. Attention Accounts Payable users: The Supplier Master 
record supplies the default value for the tax ID for 1099 processing.

A code that determines the A/R trade account that the system will use as the offset when you post invoices. The system concatenates the 
value that you enter to the AAI item RC to locate the trade account. For example, if you enter TRAD, the system searches for the AAI item 
RCTRAD to locate the account to use for the offset. The value in this field can be alphanumeric or can match the object code of the G/L account 
number. If you leave this field blank, the system uses the account that is set up for RC to locate the account number. The value in this field can 
also be used to locate the offset for unapplied receipts if you specify its use in the processing options for Standard Receipts Entry or the draft 
entry programs. Otherwise, the system uses the account that is set up for RCUC.  You can override the value of this field when you enter the 
transaction. Note: Do not use class code 9999; it is reserved for the post program and indicates that offsets should not be created.

A value that identifies an account in the general ledger. Use one of the following formats to enter account numbers:   o  Standard account 
number (business unit.object.subsidiary or flex format).   o  Third G/L number (maximum of 25 digits).   o  Account ID number. The number is eight 
digits long.       o  Speed code, which is a two-character code that you concatenate to the AAI item SP. You can then enter the code instead of 
an account number. The first character of the account number indicates its format. You define the account format in the General Accounting 
constants. 

An identification number assigned by a tax authority to an individual, in addition to the primary Tax ID number (TX1).

A value that groups customers with similar buying habits.

This field indicates the customer status for CRM purposes.  Valid values are: Off or null Active On or 1 Inactive

A user defined code (01/ST) that specifies the kind of address book record to search for. Examples include: E Employees   X Ex-employees  
V Suppliers   C Customers  P    Prospects M Mail distribution lists   TAX Tax authorities

A user defined code that indicates the post synchronization validation status of the record.  Valid Values are: 0 Success (Blank) 1 The record 
is pending post synchronization Add validation on the server (PVA) 2 The record is pending post synchronization Change validation on the 
server (PVC) 3 The record is in error from the post synchronization Add validation on the server (ERRA) 4 The record is in error from the post 
synchronization Change validation on the server (ERRC) 5 The associated F0101 record is in error (ERRP) 6 The record is pending post 
synchronization Add validation on the server and the associated F0101 record is in error (ERRPA) 7 The record is pending post synchronization 
Change validation on the server and the associated F0101 record is in error (ERRPC)