Special Input
Pass the balance character code for faster retrieval.
When a balance character code doesn't exist, pass the AAI for desired balances.

For Summarized Accumulated and Depreciation Expense accounts, pass AD or DE in the AAI field. 
AD = CHCD (2-3)
DE = CHCD (4-6)

^

^

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

An 8-digit number that uniquely identifies an asset.

A user defined code (09/LT) that specifies the type of ledger, such as AA (Actual Amounts), BA (Budget Amount), or AU (Actual Units). You 
can set up multiple, concurrent accounting ledgers within the general ledger to establish an audit trail for all transactions.

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

The calendar century associated with the year. Enter is the first two digits of the year. For example, 19 indicates any year beginning with 19 
(1998, 1999), 20 indicates any year beginning with 20 (2000, 2001), and so on.

A number that identifies the fiscal year. Generally, you can either enter a number in this field or leave it blank to indicate the current fiscal 
year (as defined on the Company Setup form). Specify the year at the end of the first period rather than the year at the end of the fiscal period. 
For example, a fiscal year begins October 1, 1998 and ends September 30, 1999. The end of the first period is October 31, 1998. Specify the 
year 98 rather than 99.

A number indicating the current accounting period.  This number, used in conjunction with the Company Constants table (F0010) and the 
General Constants table (F0009), allows the user to define up to 14 accounting periods. See General Ledger Date.  The current period number 
is used to determine posted before and posted after cut off warning messages.  It is also used as the default accounting period in the 
preparation of financial reports.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

A date that identifies the financial period to which the transaction is to be posted.  The company constants specify the date range for each 
financial period. You can have as many as 14 periods. Generally, period 14 is used for audit adjustments. The system validates this field for 
PBCO (posted before cutoff), PYEB (prior year ending balance), PACO (post after cutoff), and WACO (post way after cutoff) messages.

General purpose ID variable.

Fixed Asset column for amounts. The editing of this column, for example,including or excluding commas, can be performed through data 
dictionary edits.

Fixed Asset column for amounts. The editing of this column, for example,including or excluding commas, can be performed through data 
dictionary edits.

Fixed Asset column for amounts. The editing of this column, for example,including or excluding commas, can be performed through data 
dictionary edits.

The user defined code (12/DM) that indicates the method of depreciation for the specified book. In addition to any user defined 
depreciation methods that you set up for your company, the following standard depreciation methods are available in the Fixed Assets system: 00 No 
Depreciation Method Used   01 Straight Line Depreciation   02 Sum of the Year's Digits   03 125% Declining Bal w/ Cross Ovr   04 150% Declining 
Bal w/ Cross Ovr 05 200% Declining Bal w/ Cross Ovr   06 Fixed % on Declining Balance   07 ACRS Standard Depreciation   08 ACRS Optional 
Depreciation   09 Units of Production Method   10 MACRS Luxury Cars   11 Fixed % Luxury Cars   12 MACRS Standard Depreciation   13 MACRS 
Alternative Depreciation   14 ACRS Alternate Real Property   15 Fixed % on Cost   16 Fixed % on Declining Bal w/ Cross Ovr   17 AMT Luxury Cars  
18 ACE Luxury Cars Note: Any additional depreciation methods that you create for your organization must have an alpha code.

The life of an asset in months or periods. The system uses months or periods only to express the life of an asset. For example, if your 
company uses a 12 month calendar, then a five year ACRS asset has a 60 month life. If your company uses a 13 month calendar, then a five year 
ACRS asset has a 65 month life, and so on. You must specify a life month value for all user defined depreciation methods and for all 
standard depreciation methods.

A code for additional depreciation information. This code is used for investment tax credit (ITC) and averaging conventions. The system 
validates the code you enter in this field against user defined code table (12/AC). Valid codes are: A Actual Depreciation Start  
F First-half/2nd-half convention   H Half-Year   M Mid-Month Convention   N 1st Day of Next Period   P Middle of Period   Q Mid-Quarter Convention   R 1st Day of 
Next Year   S 1st Actual/2nd Period Start   Y Mid-Year Convention   W Whole Year Convention   0 No ITC Taken   1 Three Year Method (3 1/3%)  
2 Five Year Method (6 2/3%)   3 Seven Year Method (10%)   4 ACRS w/ Basis Reduction - 10% ITC 5 ACRS w/o Basis Reduction  Note: Numeric 
codes apply to standard depreciation methods only. To determine the date for F (First-half/Second-half), use the following guidelines:  o If the 
asset was placed in service in the first half of the year, then the adjusted depreciation start date is the first day of the year.  o If the asset was 
placed in service in the second half of the year, then the adjusted depreciation start date is the first day of the succeeding year.   o The first half 
of the year expires at the close of the last day of the calendar month that is closest to the middle of the tax year.   o The second half of the year 
begins the day after the expiration of the first half of the tax year.

A code that specifies the method that the system uses to calculate depreciation based on the depreciation method you specify. Valid 
values are: C  Current year to date. Calculates only the current year's depreciation. I  Inception to date. Recalculates the entire depreciation amount 
from the start date through the current year. Prior year depreciation is then subtracted to determine current year depreciation. This method 
results in a one-time current period correction for any errors in prior period depreciation. F  Inception to date - first rule. Calculates inception to 
date (rule I) for the first rule (if there are two rules) and calculates current year to date (rule C) for the second rule. P  Current period. Calculates 
depreciation for the current period and then extrapolates the annual amount based on the cumulative percentage from the period pattern and 
year-to-date posting. Any depreciation calculated for the current period is subtracted. R  Remaining months. Depreciates the net book value 
as of the beginning of the current tax year over the remaining life of the asset. This results in the amortization of prior period calculation errors 
over the remaining life of the asset.

The date when the depreciation computations start for an asset. This date can be different from the date the asset was acquired.

This quantity is used in the Field Progress Report to make adjustments to the Original Budget quantity. The projected final quantity is equal 
to the original budget quantity +/- the quantity adjustments.  The quantity adjustment can be used to record take off errors and other types of 
adjustments.  It does not affect the budgeted dollars but does affect the unit cost projections. In the Property and Equipment system, this is the 
amount you expect to receive in cash or trade-in allowance when you dispose of an asset at the end of its useful life. It is required for the 
straight line method of depreciation.

The cumulative prior year-end balance. The system uses this amount as the beginning balance for balance sheet and job cost 
accounts. NOTE: Do not confuse this amount with the prior year-end net posting amount. The prior year-end net posting amount includes only the 
postings from the prior year. It does not include the ending balance of the previous year. The prior year-end net postings are typically used for profit 
and loss statement comparisons.

The prior year-end net postings.  The system uses this number for profit and loss statement comparisons. NOTE: Do not confuse this 
number with the prior year-end cumulative balance. The prior year-end cumulative balance is typically used for balance sheet and job cost 
carry-forward amounts.

A code that specifies the ledger type with which to track amounts in the Account Balances table (F0902). Valid values are:   
BA/BU Requested budget from Budget by Business Unit or Account. When you update this field, the system updates BAPR (Approved Budget) and BORG 
(Final or original budget to expedite budget changes.)   PA/PU Pending commitments from purchase orders. The Repost Committed Cost 
program (R00932) uses processing options to determine the status code for pending (unapproved) purchase orders. (Total commitments are 
posted to the Original Budget field BORG, and open commitments update the monthly or period amounts.) The Fixed Assets system also 
uses this field in the Asset Account Balances File table (F1202) to record transfers. Debit journal entries to asset cost accounts and credits to 
accumulated depreciation accounts with Document Type AT (Asset Transfer) update this field in the Fixed Asset Post program (R12800).

This field tracks the following amounts in the Account Balances file (F0902):        Ledger type - BA/BU. Approved Budget from Budget by 
Business Unit or by Account. (Changes to this field also update the Final/Original Budget field BORG to expedite entry of the final budget.) Fixed 
Assets also uses this field in the Item Balances file (F1202) to record transfers out.  Credit journal entries to asset cost accounts and debits to 
accumulated depreciation accounts with Document Type AT (Asset Transfer) update this field in the F/A Post program.

Field that tracks amounts for an annual budget amount by ledger type in the Account Balances file (F0902).

The dollar amount (or quantity) required in addition to the budget (original +actual) to complete an item.

A number that specifies what percentage you want the system to use when calculating depreciation. You must use whole numbers. For 
example, enter 10 for 10%. The system uses a percentage when computing the following methods of depreciation: 06 Fixed % on Declining 
Balance. (This method of depreciation is commonly used by Canadian and utility companies.) 11 Fixed % Luxury Car - Foreign. 15 Fixed % of 
Cost. 16 Fixed % on Declining Balance to Cross-Over. The system also uses this field to compute any user defined depreciation method in which 
you specify a percentage.