WriteRecToJDECache_2

For OneWorld: A code that indicates one of the following conditions:    Blank The payment was processed in a regular payroll cycle.    I         
The payment was processed as an interim. Interim payments can include replacements for both regular voided payments and manually 
voided payments.    X        The payment is an original payment that has been voided. For World: An internal code that indicates one of the following 
conditions:     o The time and pay record is for an interim payment.     o The record in the Payment table (F07350) is an interim payment.     o An 
employee has an interim payment in the Payment table for the current pay period. Valid codes are:    X The payment has been voided.    V 
The payment is a void of a previously-entered payment.    I  The payment was processed as an interim check.    Blank The payment was 
processed in a regular payroll cycle.

The lowest amount to be generated as a check, bank advice, or payslip. The system does not allow zero amount checks if you have 
specified a minimum check amount. You can leave this field blank. Generally, this field's value will specify the minimum amount that must be paid 
to the employee.

A series of codes that identify occupational titles and their definitions. These codes are used in one or more states in the preparation of 
unemployment reports.

This is the user id by which the interim check was entered. This is needed to control the tax, deduction and benefit calculations for the 
interim check. The code is blanked after the calculations are performed.

This is the terminal from which the interim check was entered. This is needed to control the tax, deduction and benefit calculations for the 
interim check. The code is blanked after the calculations are performed.

This data item for future use.

A region within a state.  This field is intended for use in preparation of unemployment reports for some states.

A quantity that identifies the number of optional pay increments, if any, available within each pay grade.

The number of work hours in the year. When you do not set your payroll company constants to use the Pay Grade Step table as the 
pay-rate source, the system uses this number to compute the hourly rate when you supply the annual salary (or to compute the annual salary when 
you supply the hourly rate). When you set your constants to use the Pay Grade Step table as the pay rate source, the system uses the 
following sequence to search for the standard number of hours that it uses to calculate the salary or hourly rate per pay period:     o Employee entry 
forms (this field)     o Pay Grade Step table (hours per day multiplied by days per year)     o Payroll company constants for the employee's 
company     o Payroll company constants for the default company (company 00000)     o Data dictionary     o System default value of 2080 
standard hours per year

A user defined code list 00/CN that indicates the country in which the employee resides.

A code that lets you test the deposit instructions for one pay period before actually processing a deposit. Adding an employee to this form 
automatically activates this person in the automated deposit system. The system prenotes this employee in the next applicable payroll run 
to test the auto deposit instructions you have set up before actually depositing a check. In the prenote test, the system creates a no-dollar 
entry for this employee and sends it to the employee's bank account. In addition, the employee receives a check for this amount. After the test, 
the system changes this field to N. To repeat this test, enter P in this field. If you leave this field blank, the system uses the default value of P. If 
you change an employee's automatic deposit instructions, the system creates a prenote. If you do not want a prenote, you must change the 
value in the Prenote Flag field to N. You cannot use this field for Canadian employees.

A code which specifies whether the employee is defined as a Third Country Nationalist.

A code which specifies whether the employee is designation as a Craft or  Staff employee. This field is reserved for future usage for 
EEO/Certified Payroll reporting.

A code that specifies whether this employee receives or claims tips and should be included in any necessary Tip Processing programs. 
This field applies to U.S. Payroll Only. This field must contain Y for tip processing.

A code that identifies whether the employee is to be handled through the Recharge processing option for the Payroll Journal Entry 
program. Valid codes are:    1   Payroll Processing Only    2   Payroll and Recharge Processing    3   Recharge Processing Only  After a timecard has 
been added, you cannot change its record type.

An hourly rate to be used when charging 'burden' associated with the actual billing (recharge) amounts.

The employee's new burden billing rate for all payroll entries input or automatically generated FOR THE PAYROLL PERIOD AFTER the 
Date of Next Raise from the employee master record. See the definition for "Date - Next Raise" (NRDT).

A code that specifies any special circumstances associated with the workers compensation insurance (WCI) code, resulting in multiple 
rates for the same WCI code due to location or risk, for example. The subclass should remain blank if multiple rates do not exist. Default codes 
are: Blank There are no special circumstances associated with this code. F There are special circumstances associated with this code.

A flag used to designate whether to print address on the pay check.

A user defined code (system 06, type MS) that specifies the marital status code for the state of residence. It is used for tax computations. 
This code is related to specific VERTEX system codes (see the VERTEX Tax Manual for their explanation). Also, two special codes have 
been provided: one designates single for Federal and married for State, and the other designates married for Federal and single for State.

The employee's Local marital status code as retrieved from the locality's W-4. This code is used in the computation of all local (city, county) 
payroll taxes associated with the state in which the employee performed work. If you leave this field blank, the Federal status is used.

A flag to identify the language preference of the employee. Codes are:    E English    F French 

The amount of Net Pay which was rounded in or out in order to pay the employee a whole dollar versus dollars and cents. Any amount 
within this field will automatically be applied to any subsequent cash payment in order to reduce the accumulator to zero. Therefore, if an 
employee has a cash accumulator of .87  and a Net Pay amount of 1.14, the accumulator will be reduced to .01 and the employee will receive a 
Payslip in the amount of 2.00.

A flag to indicate whether the employee wishes to accumulate cents within the Cash Basis Accumulator field(0) or adjust the Federal Tax up 
or down for the amount of the non whole dollar(1).

A code that identifies the values for a master payroll cycle.

The date on which the employee can be recalled for employment, if known.

The date on which an employee's paid or unpaid leave of absence begins. Use this date to indicate the leave for the Family and Medical 
Leave Act.

The date the employee began participating in the company deferred income or stock option plan. This date must be later than the Date 
Started date.

A flag used to indicate how the employee is to be paid. This field may be used to override all Net Pay Instructions for the employee or 
simply indicate that the employee wishes to be paid in cash. The valid values include:    C        Override all Net Pay Instructions and generate a 
payslip(CASH).    O        Override all Net Pay Instructions and generate a check.    Blank Standard default logic for Net Pay Instructions. *Special 
Use for Canadian Payrolls on the F06210 file: A flag used to indicate if, for Unemployment Insurance purposes, hours worked in multi-week 
pay cycles are to be evaluated on a weekly basis or on a total pay period basis for Qualify Weeks determination:    O        Override Pay Period 
Basis and use weekly evaluation    Blank Use Total Pay Period for U/I Qualifying Weeks evaluation 

This code is used in the final update process to determine if an employee's records have been upated completely, or if the employee must 
be run through final update again.

The date and time which the transaction is being, or was processed, through Final Update.

The address book number for the supplier who receives the final payment. In Benefits administration, this is the address book number of the 
company that issues the plan and receives premium payments for it. For wage attachments, payee is the address book number of the 
agency, company, individual, or court that is to receive the payment of the check.

The number of the pay period from the beginning of the year. For instance, a monthly payroll cycle beginning in January has a total of 12 
periods with October being the 10th period. Typical values are:        001-052 (Weekly Payroll Cycle)        001-026 (Biweekly Payroll Cycle)        
001-024 (Semimonthly Payroll Cycle)        001-012 (Monthly Payroll Cycle)        001-004 (Quarterly Payroll Cycle)        001-001 (Annual Payroll Cycle)

This data item contains the date the pay cycle was processed.

A code (flag) specifying whether a BENEFIT will print on a check, auto deposit or payslip. The valid codes are:    Y  Yes, print the benefit on 
a check, auto deposit, or payslip.    N  No, do not print the benefit on a check, auto deposit or payslip.

The month in which the employee was born.

The month in which the employee started working.

The salary that was previously attached to an employee. This field is updated by the HR History Monitor whenever a change is made to 
the Salary field.

A unique identifier for secondary employee numbers, such as an employee's health insurance plan ID number.

A value in the user defined code table 00/CM that indicates the credit status of a customer or supplier. Examples are: 1 Over credit 
limit 2 Requires purchase order 3 Not on contract maintenance agreement The credit message displays on inquiry and transaction entry forms in the 
Accounts Payable, Sales Order Management, and Procurement systems. The system displays the temporary credit message in the Accounts 
Receivable system.

You can use this field to calculate deductions, benefits, and accruals (DBAs) for an employee's life insurance premium. Any table method 
that begins with an I (Insurance) uses this field.

The benefit group to which the employee is assigned. Benefit groups facilitate employee enrollment by categorizing benefit plans and 
allowing enrollment rules for those categories. For example, assigning an employee to an executive (EXEC) benefit group automatically links the 
employee to the benefits available to executives in your organization.

A flag to identify whether the employee ownes stock in the company and therefore is allowed to vote.

The number of prior years which have been accumulating from pension vesting purposes.

The address book number of the supervisor.

A code that designates a category for grouping employees according to pay ranges. For each pay grade, you enter a pay range that 
includes a minimum, a midpoint, and a maximum pay rate. The system uses these pay ranges to calculate compa-ratios for the employees that 
you assign to pay grades. After you enter a pay grade for an employee, the system displays either an error or a warning message if you enter 
a rate for the employee that is not within the pay range for the employee's pay grade. To set up pay grades, use Pay Grades by Class 
(P082001). If you have set up your system to use rates in the Pay Grade Step table as the default pay rates for employees, changing an 
employee's pay grade step causes the system to automatically update the following fields:   o  Salary   o  Hourly Rate   o  Hours per day   o  Hours per 
year   o  Days per year  

A code that identifies a pay grade and pay step. You can use this code to determine an employee's pay rate. If you have set up your 
system to use rates in the Pay Grade Step table as the default pay rates for employees, changing an employee's pay grade step causes the 
system to automatically update the following fields:     o Salary     o Hourly Rate     o Hours per day     o Hours per year     o Days per year 

A user defined code (07/SL) that defines the different salary localities within an organization.  For example, you can compare salaries for 
employees on the East Coast with employees in the Midwest.

The date on which the employee is scheduled for the next performance or salary review. This field is for information only. It is not used by 
any programs or processes in the system.

A user defined code (06/RV) that specifies the type of performance review to be completed for the next review period.

A code indicating the method used to verify that this employee is eligible to work in the United States. Valid codes are:    Y I9 form on file    P 
Passport used for verification    L Driver's license and Social Security card    V Visa (worker's permit)    B Birth certificate    N Waiting for 
verification

A code that indicates the veteran status of the employee for EEO reporting purposes.  Valid values are: N This employee is not a 
veteran. Y This employee is a veteran. V This employee is a Vietnam veteran. O This employee is a veteran, classified as Other as defined by the U.S. 
Department of Labor.  

A code indicating whether this employee is a disabled veteran.  Valid codes are: Y Yes, this employee is a disabled veteran. N No, this 
employee is not a disabled veteran. This field is used to generate the Veterans Employee (VETS-100) report.

A code indicating whether this employee has a mental or physical disability. Valid codes are: Y Yes, this employee has a mental or 
physical disability. N No, this employee does not have a mental or physical disability. U Unknown

A code that you use for budgetary (position) control purposes. The position ID consists of:   o  Position (position code and its description)     
o  Fiscal year     o  Home business unit  For example, you can identify position A0-1 as Accounting Manager for fiscal year 2005-2006, for 
home business unit 41. You might choose to set up positions so that the position IDs are the same as the corresponding job IDs. Within a home 
business unit, positions appear in the alphanumeric sequence of their position IDs. For example, position A0-1 appears before position A0-2.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a visa or green card.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user defined date. Because this field is not linked to any specific function or application within the system, you can use this date for any 
purpose needed by your company. For example, you can use this date field to track the expiration of a license or certification.

A user-defined date in a field that can hold a date which is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization 
needs to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that 
date information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date that is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization needs 
to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that date 
information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date which is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization 
needs to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that 
date information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date which is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization 
needs to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that 
date information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date which is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization 
needs to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that 
date information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date that is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization needs 
to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that date 
information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date that is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization needs 
to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that date 
information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date that is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization needs 
to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that date 
information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date that is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization needs 
to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that date 
information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

A user-defined date in a field that can hold a date that is not already defined in the Payroll system. For example, if your organization needs 
to track the date when an employee received a particular certification or license, you can set up this user-defined date field to track that date 
information. If you use this field, you can change the appropriate screen text as needed.

The number of the department in which the employee resides.

For World: The age of the employee as of a certain date (for example, January 1st) for a given year. You can manually update this field or 
update it each year using the future data facility. For One World: The age of the employee as of a certain date (for example, January 1st) for a 
given year. You can manually update this field or the system can update this field when you run the Update Employee Master Age report 
(R083495).

You can use this field to calculate deductions, benefits, and accruals (DBAs) for a spouse's life insurance premium. Any table method that 
begins with an F uses this field.

The date the employee was rehired by the company. If the employee terminated and subsequently returned, this date represents the date 
his/her most recent service began.

A calculation used to compare an employee's salary/wage against a midpoint amount set up within a pay grade or salary range.

The number of points calculated for a specific job using any job evaluation method. A job is defined as the combination of job type and job 
step. You can calculate the points manually and enter them at the Job Master Information level, or you can assign points to each individual 
factor that has been defined within the evaluation method.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

The code that identifies a user profile.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The date that specifies the last update to the file record.

The non-discrimination testing code that you use to identify owners and officers of the company.

The non-discrimination testing code that identifies the top 20% most highly compensated employees for the previous year.

The non-discrimination testing code that identifies the employees who were highly-compensated in the previous year.

The non-discrimination testing code that identifies the top 20% most highly compensated employees for the determination year.

The non-discrimination testing code that identifies the 100 employees who were paid the most during the determination year.

The non-discrimination testing code that identifies the 10 employees who were paid the most during the determination year.

The non-discrimination testing code that identifies the employees who were highly-compensated in the determination year.

A code that indicates an employee has worked the minimum number of hours required for participating in your organization's 401(k) plan. 
When you run the Determine Eligibility by Hours program (P083675), the system automatically completes this field with "yes" for each 
employee who has worked at least the minimum number of hours.

This non-discrimination test field is currently not being used.

This non-discrimination test field is currently not being used.

This code is used specifically to designate the default pay type to be used in the generation of autopay in those instances where the 
system does not use the employee labor distribution instructions. If nothing is entered in this field, then pay type 001 will be used.

A code that specifies whether the employee is eligible to participate in the company's retirement plan. When you process W-2 information 
for employees, the code that you enter in this field determines whether the system places an X, indicating employee eligibility, in the 
Retirement plan box of the employee's W-2 form.

A code to specify whether an employee is participating in the Oregon Industrial Insurance program. The Oregon SUI continuation report 
reads this field to determine what is to be entered into the appropriate box on the tax return. NOTE:  This data item is no longer required, as of 
January 1, 1996.

A user defined code (06/EA) that specifies an employee status, such as new hire or rehire. The system uses this value as it searches and 
tests for benefits eligibility. An * indicates that the guidelines refer to all employee statuses that are not otherwise specified. Do not change the 
codes that are hard-coded, such as A (Active) and X (Terminated). These are required codes in the system.

The full-time equivalent (FTE) amount. This figure is the portion of a full-time worker that an employee represents within the business unit. 
For example, an employee who works 20 hours per week would represent .50 (1/2 FTE). This number cannot be greater than 1 for any 
employee.

A value in this field represents the number of pay periods that this check is to cover. This is used by the Payroll system to direct the Vertex 
payroll tax program to treat the pay as a vacation advance. The computed taxes are automatically averaged over the number of pay periods. 
See the Vertex system manual for an explanation of the method of calculating tax on vacation advances.

Use this field to specify the work tax area that is used for SUI reporting. You can specify that the system use either the resident state or the 
work state, regardless of where the employee worked. FUI is calculated in the same state where SUI is calculated. Weeks Worked are the 
number of weeks the employee worked in the taxed state.  Valid values are:    N   Use the work tax area in the time entry record to determine 
SUI. This is the default value.    R   Always use residence tax area from Employee Master table even if the time entry record is different.    W  
Always use work tax area from Employee Master table even if the time entry record is different.

A date in the future when it is expected the employee will be given a salary change. This date is used by the position budget module to 
determine if employee position assignments will result in effective budgeted salary amounts being exceeded. It is also used to include future 
forecast salary changes in generating position budgets when the Create Next Year's Position Budget program (P081820) is used. In both 
cases, the future rate values are held in either the pay rate table (F06xxx) or the pay grade step table (F081002).

The number of periods in the year during which the employee will be paid the salary amount. The system uses this number to calculate the 
annual salary and pay period gross amount for a job that lasts for only part of a year. For employees with contract calendars attached, 
update this value in the contract calendar window.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The code that identifies a user profile.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

A code that indicates the reason for one of the following:   o  Changing an active employee's record   o  Terminating an employee   o  
Recommending a change in salary or rate This is a user defined code (06/T). If you are reactivating an employee, the code must be numeric. The 
code for new hires is the default reason code.

A future date when all changes will take effect or the date when the changes went into effect. If you do not enter a date in this field, the system 
uses the current date as the effective date.

The date on which the new burden billing rate for an employee takes effect. The new rates actually go into effect AFTER THE PAYROLL 
PROCESSING RUN that has a payroll date on or after this date.

A code that specifies the action that is performed. Valid values are: A Add C Change

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

This code is a combination of the IBM user ID and the batch number assigned to a prepayroll selection. It is used to prohibit one employee 
from being processed in more than one concurrent payroll cycle. It also locks out everyone but the user who is running the payroll (or 
prepayroll) from updating the employee's master file or time records until either the the cycle is complete or a reset of the payroll lockout is 
executed.