A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

A number that indicates the tax ID. In the United States, the tax ID is the social security number. In Canada, it is the social insurance number. 
If you add employee information for a non-US or non-Canadian company, you can leave this field blank. However, if the international code is 
set to Y and the default company is non-Canadian and non-United States, you can enter a 16-character number for the tax ID. The system 
does not permit duplicate tax ID numbers. Also, the number cannot include dashes. For example, if a social security number of nn-nn-nnnn is 
used, the number should be entered as follows: 123456789.

An alternate employee number, typically the number from the employee tracking system that your organization used prior to converting to 
the J.D. Edwards system. To search using this number, preface the number with a slash (/).

Valid codes are: M Male   F Female  

A user defined code (system 06, type MS) that specifies the employees' federal marital status code as retrieved from the W-4 form. This 
code is used in the computation of all federal income tax.  You can add codes if needed.

The employee's "Work" state marital status code as retrieved from the state W-4. This code is used in the computation of all state payroll 
taxes associated with the state in which the employee performed work. If you leave this field blank, the Federal status is used.

A value that identifies out-of-state employees for whom an employer must withhold tax for the state of residence. Valid values are: N 
(Default) The system uses the employee residence state to calculate taxes. Because the work state has a reciprocal agreement with the employee 
state of residence, the system uses the employee residence state from the Employee Master Information table (F060116).  W The system 
uses only the work state to calculate taxes.

A code that specifies whether the employee qualifies for the earned income credit and elects for the employer to give him or her the 
advance. Valid values are:    N The employee does not qualify (default).    Y The employee qualifies and the employee is single/head of 
household.    M The employee qualifies and is married without spouse filing certificate.     B The employee qualifies and his or her spouse also 
qualifies.

Number of dependents for insurance purposes. See also the definitions for federal and state tax exemptions.

A user defined code (07/ES) that specifies an employee's status within the company. You can change the default codes or set up new 
codes to meet the needs of your company. Sample valid values include the following:    Blank Full-time regular.    1        Full-time temporary    2        
Part-time temporary    3        Part-time regular    4        Seasonal    5        Casual

Employee classification determines the type of employee to the system.  It identifies them as an independent contractor, a regular 
employee, or a Step Progression employee.  Values are:  Y Independent Contractor  N Regular Employee  S  Employee using Step Progression 

A code that identifies both the geographical location and the tax authorities for the employee's residence. Authorities include employee 
and employer statutory requirements. This code is synonymous with GeoCode. Refer to Vertex System's Master GeoCode File for valid codes 
for your locations.

A code that identifies a geographical location and the tax authorities for an employee work site, including employee and employer statutory 
requirements. In the Vertex payroll tax calculation software, the tax area code is synonymous with GeoCode. To determine the valid codes 
for your location, refer to the documentation for the tax calculation software that you are using.

The employee's home state for tax reporting purposes. This code designates the state in which the employee resides. Note: For W-2 
reporting, use the numeric value equivalent of the designated state. For example: 06 - Colorado, 05 - California. Otherwise, the system produces 
undesirable report results. If you leave this field blank, the system uses the value in the Tax Area (Resident) field on Pay and Tax Information 
as the employee's resident (base) state.

The employee's work state for tax reporting purposes. This code indicates the state in which the employee normally works. The system 
uses this code to compute state income tax withholding. You can override this code during time entry, if necessary.

The location or city where the employee resides.

A code identifying the city in which the employee works.

A code identifiying the county in which the employee works.

The company number where the employee records generally reside.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

The number of the business unit in which the employee generally resides.

The last business unit (job) number associated with this employee. This field is used for distribution of paychecks and in the generation of 
journal entries. When you process a payroll cycle that includes the employee, the system automatically updates this field.

A user defined code (07/CR) that specifies the check routing or mail-stop code. Use this code to sequence the printing of payroll checks to 
facilitate their handling and delivery.

The code used to indicate whether an employee's pay status is active or inactive. Codes for active pay status employees are numeric, 
and codes for inactive pay status employees are alphabetic. The system omits all employees with alphabetic pay status codes from the 
payroll run. See also Employment Status (EST) and Change Reason (TRS).

A user defined code (07/PF) that indicates how often an employee is paid. Valid codes are: B Biweekly   W Weekly   S Semimonthly  
M Monthly   A Annually   C European Annualized  The system uses the value in the Description-2 field on user defined codes to calculate the amount per 
pay period for a salaried employee.

A code that specifies how an employee is paid. Valid codes are: H Hourly S Salaried P Piecework

The number of pay cycles (that is, paychecks) bypassed. This is normally specified during the interim check process and would be used 
for short-term absences such as vacations and jury duty.  A normal paycheck will only be printed for an employee if this number is zero.  For 
Flexible Spending Accounts Auto Deposit Instructions Only: This field is used to provide a count for the number of Pay cycles you want to 
bypass the auto deposit feature so that you can write a manual check. Reasons for bypassing pay periods might be the employee's involvement 
in jury duty, vacation, or leave of absence. 

The number of pay cycles (paychecks) that you want the system to bypass the benefit calculations. Typically, you specify this information 
during the interim check process. If you leave this value blank when you enter an interim check, the system bypasses the same number of 
cycles that you enter in the Replace Next N Checks field. This number must be equal to or greater than the number of pay bypasses. If you 
specify less than this number, the system bypasses the same number of pay cycles that you entered in the Replace Next N Checks field. When 
you enter a value in this field, the system updates the employee's master record. If you change or delete the other information on the interim 
check,the system does not remove or adjust the bypass count. You must use the Change action on Additional Parameters to change the value 
in the Employee Master table. However, if you delete the interim check the system also deletes the value from the Employee Master table.

A user defined code (06/UN) that represents the union or plan in which the employee or group of employees work or participate.

A user defined code (07/G) that defines the jobs within your organization. You can associate pay and benefit information with a job type and 
apply that information to the employees who are linked to that job type.

A user defined code (07/GS) that designates a specific level within a particular job type. The system uses this code in conjunction with job 
type to determine pay rates by job in the Pay Rates table.

A user defined code (07/J) that specifies classifications established by the U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) or the 
Canadian Employment Equity Occupational Group (EEOG) for use in reporting levels of minority employment. Do not change any of the 
codes provided by J.D. Edwards. You can add codes if needed.

A user defined code (07/M) that designates minority classifications according to U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) 
and Canadian Employment Equity Occupational Group (EEOG) standards. The predefined codes that J.D. Edwards provides are 
hardcoded. The system uses these codes to generate EEO reports and to compile Canadian Employment Equity information. Do not change these 
predefined codes. You can add codes, if necessary.

A code that indicates the reason for one of the following:   o  Changing an active employee's record   o  Terminating an employee   o  
Recommending a change in salary or rate This is a user defined code (06/T). If you are reactivating an employee, the code must be numeric. The 
code for new hires is the default reason code.

A user defined code (00/W) that represents a workers' compensation insurance (WCI) code. This code should correspond to the 
classifications on your periodic workers' compensation insurance reports.

A code that indicates whether the employee fits the rules of the Fair Labor Standards Act (FLSA) and thus does not have to be paid for 
working overtime. Valid codes are: Y Yes, the employee fits the rules and does not have to be paid for working overtime. N No, the employee 
does not fit the rules and is to be paid for working overtime.

A user defined code to designate intra-pay period work schedules. This code can be used for reporting and to select employees to be 
included in a payroll run. For example:    A Monday through Friday    B Saturday through Wednesday    C Monday through Thursday (4 x 10 hrs)

A user defined code (00/SH) that identifies daily work shifts. In payroll systems, you can use a shift code to add a percentage or amount to 
the hourly rate on a timecard. For payroll and time entry: If an employee always works a shift for which a shift rate differential is applicable, 
enter that shift code on the employee's master record. When you enter the shift on the employee's master record, you do not need to enter the 
code on the timecard when you enter time. If an employee occasionally works a different shift, you enter the shift code on each applicable 
timecard to override the default value.

Controls whether the labor costs include a flat burden for payroll taxes and benefits. Valid values are:    0   The flat burden factor is always 
1.0000, so the resulting amount for the flat burden is zero.    1   The flat burden factor is always greater than 1.0000, so the labor costs include a 
flat burden.

A number that specifies the rate that the system uses to bill for labor services. This rate is often referred to as the billing or recharge rate. 
The system charges the resulting amount, based on this rate, to the primary distribution account for the timecard. The system also enters an 
offset to an account that is derived from automatic accounting instructions. This rate does not affect employee payroll. To allow billing rates in 
time entry, the employee record type must be set to 2 (payroll and recharge processing) or 3 (recharge processing only) with the Employee 
Payroll program (P0801PRL).

A multiplier to load direct labor costs with burden.  For example, a factor of 1.32 would load every dollar of labor cost with 32 cents worth of 
burden.

The amount that an employee is paid in one year, assuming that the employee is paid every pay period of the year. For WorldSoftware: For 
the employee's primary job, the system stores the annual salary in the Employee Master Information table (F060116) and the Employee 
Jobs table (F060118). For secondary jobs, the system stores the annual salary only in the Employee Jobs table (F060118). Depending on how 
the value that is entered in the Display Salary (Annual/Effective) field in the HR History Constants table (F08040), this field displays one of the 
following:   o  Annual salary. For salaried employees who are not linked with a contract calendar, the user enters the amount or the system 
retrieves the amount from the Pay Grade/Salary Range Table (F082001). For employees who are linked with a contract calendar, the system 
calculates this amount using the following formula: (((current salary minus salary paid before change) divided by number of periods to pay) 
multiplied by pay frequency).   o  Effective salary. For employees whose jobs are linked with a contract calendar, the system recalculates the 
effective salary when you enter a mid-calendar salary adjustment. After you enter a mid-calendar adjustment, the effective salary equals the 
salary that is paid to the employee from the time of the adjustment through the end of the contract. The system calculates this amount using 
the following formula: ((annual salary divided by pay frequency) times periods to pay). 

The employee's hourly rate, which is retrieved during time entry. If you enter a rate in this field on any other form, that rate can override the 
value in the Employee Master table. In the Employee Master table, this number is the employee's base hourly rate. In the Union Rates table, it 
is the straight time rate. NOTE: If you change the number of the data display decimal digits for this field, you must also change fields Rate - 
Base Hourly (BHRT) and Rate - Hourly (SHRT) so that they have exactly the same number of data display decimal digits.

The rate paid for the type of component (piece) produced.  If you enter a rate in this field, this rate overrides the rate in the Employee Master 
file.

This will be the employee's new piecework rate of pay for all payroll entries input or automatically generated FOR THE PAYROLL PERIOD 
AFTER his Date of Next Raise from his employee master record. See definition for "Date - Next Raise" (NRDT)

The base hourly rate increase for an employee. The following will be added together to determine recommended hourly increase for an 
employee:     o Hourly Rate (see data item, HRTN),     o Cost of Living (see data item, AMT6),     o Local Cost of Living (see data item, AMT7),     o 
Merit Increase (see data item, AMT8), and     o Promotion (see data item, AMT9).

This will be the employee's new hourly billing rate for all payroll entries input or automatically generated FOR THE PAYROLL PERIOD 
AFTER his Date of Next Raise from his employee master record. See definition of "Date - Next Raise" (NRDT)

The employee's new annual salary for all payroll entries manually entered or automatically generated for the payroll period after the Date 
of Next Raise from the employee's master record. See the definition for data item NRDT (Date - Next Raise).

The standard number of hours that you want to pay an hourly employee for in each payroll, regardless of whether the employee works 
more or less hours. If you leave this field blank, the system bases it on time entry only.

The number of hours that the employee normally works in one day. If you leave this field blank, the default is the standard number of hours 
per day that you defined in the payroll company constants (company options, in OneWorld). For example, if, in the payroll company constants 
(company options), you specified 8 as the standard number of hours per day, but a few employees normally work 7 hours per day, enter 7 in 
this field for those employees.

The number of workdays in a year. The number of standard days per year multiplied by the number of hours per day equals the standard 
hours per year. When you set up the human resources constants (System Options, in OneWorld) and you use the pay grade step table as the 
default source for the pay rate,the system calculates the salary for an employee by multiplying the standard days per year by the 
employee's hourly rate.

This code is a combination of the IBM user ID and the batch number assigned to a prepayroll selection. It is used to prohibit one employee 
from being processed in more than one concurrent payroll cycle. It also locks out everyone but the user who is running the payroll (or 
prepayroll) from updating the employee's master file or time records until either the the cycle is complete or a reset of the payroll lockout is 
executed.

This indicator in the employee master is under program control. It is set to Y when anything is added, changed or deleted related to the 
employee including the master file itself, the employee's pay/deduction/benefit/accrual transaction profile, his current time and pay detail 
transactions or interim check information. The principal use of this indicator is to determine whether the employee needs to be reprocessed during 
a pre-payroll rerun. The pre-payroll process automatically resets this flag to blank.

This code is used to determine the source for obtaining the tax area code for the employee's work location.    N Use time entry, job master, 
employee labor rules or employee master to determine Tax Area.    E Always use the Work Tax Area from the employee master on time 
record. When blank the system assumes N.

The first letter of the employee's first (given) name. This is primarily used to facilitate certain statutory reporting requirements.

The first letter of the individual's middle name. This is primarily used to facilitate certain statutory reporting requirements.

The employee's date of birth.

The date on which the employee was originally hired by the company. If the employee was terminated and subsequently rehired, the new 
start date will be represented by the data in the Date Started (DST) field.

The date that the employee was terminated, if applicable.

The date on which the employee actually reported to work for the most recent period of hire. When an employee initially begins working, 
the default is the original hire date. If no original hire date exists, the system uses the current date. This field can be updated multiple times if, for 
example, an employee is a seasonal worker. For the calculation tables in the Payroll system and the eligibility tables and date codes in the 
Human Resources system, the system also uses this date as a start date when it calculates deductions, benefits, and accruals.

The date that an employee may begin participating in the company's benefit plans or may be included in payroll processing. You can also 
use this field to provide a beginning date for seasonal employees or for employees who work only part of the year (such as a teacher who 
works only nine months of the year).

The date when an employee should no longer be included in a payroll cycle or the date when an employee stops participating in the 
company's benefit plans. You can use this date for terminated employees, seasonal employees, or employees who work only part of the year 
(such as a teacher who works only nine months of the year). See also data item PSDT. This date may also be the date that a deduction, benefit, 
or accrual instruction stops.

The date that the hourly or annual pay rate for the employee increases. The new rate goes into effect after a payroll cycle completes with a 
pay period end date on or after the date of the next raise.

The date on which the new billing rate for an employee goes into effect. The new rates actually go into effect AFTER THE PAYROLL 
PROCESSING RUN that has a payroll date on or after this date.

The date on which the new piecework rate for an employee goes into effect. The new rates actually go into effect AFTER THE PAYROLL 
PROCESSING RUN that has a payroll date on or after this date.

The date of the last payroll check issued to the employee. The system automatically updates this field when you run a payroll.  If you leave 
this field blank, the system uses the check date as the default.

The date of the employee's last raise. For the stand-alone HR system, this is the date when you update salary and wages. If you also have 
the Payroll system, this date is automatically updated when a payroll is run. You define pay effective dates using the Pay Rate Information 
screen.

The date you last contacted a temporary, seasonal, or laid-off employee, or an employee on furlough or leave of absence.

The date on which an employee's paid or unpaid leave of absence expires.

The date an employee is to receive a bonus.  This date is also part of the supplemental data for a bonus review.

The date the employee started the current position.

A code that specifies the tax method that the Vertex payroll-tax calculation system uses to calculate certain taxes. The codes are defined in 
UDC 07/TM. This code can also determine the form that the employee receives for year-end tax reporting. For example, when you enter C, 
a contract employee receives IRS Form 1099-M rather than IRS Form W-2. If a form is not specified in Description 2, the system generates 
IRS Form W-2. For employees who are paid multiple times within one pay period, the system should review previous payments within the same 
pay period and then adjust tax amounts. To specify this function, enter S. If a tax method exists for an employee in addition to the normal tax 
method that is set up in the Employee Master Information table (F060116), the system can use the alternative tax method to interactively 
process interim payments. To specify this function, enter Z. Some values, such as S and Z, might require additional setup in the UDC table.

A category code that defines payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for information such as Division, Supervisor, Branch office, Health insurance plan, Stock plan, and so on. 
Note: When setting up category codes in the Workforce Management system, you should coordinate information with the payroll department 
to insure that information is not duplicated or overwritten.

A category code which specifies payroll system needs. You may define the use and description of this code to fit your organization.  For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan  Work Force Management: Coordinate the use of this category code with the payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code  unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan  This category code is shared by HR 
and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code that specifies employee eligibility for or participation in various user-defined plans or programs. For example, you might use these 
codes to designate the following:   o  Voluntary Accidental Death or Dismemberment Insurance (Y/N)   o  Overtime Call Up (Y/N)   o  Profit 
Sharing (Y/N)   o  Political Action Committee (Y/N)   o  Coffee Fund (Y/N)   o  U.S. Citizen (Y/N)

A code that specifies employee eligibility for or participation in various user-defined plans or programs. For example, you might use these 
codes to designate the following:   o  Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)   o  Overtime Call Up (Y/N)   o  Profit 
Sharing (Y/N)   o  Political Action Committee (Y/N)   o  Coffee Fund (Y/N)   o  U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code that specifies employee eligibility for or participation in various user-defined plans or programs. For example, these codes might 
be used to designate the following:   o  Voluntary Accidental Death or Dismemberment Insurance (Y/N)   o  Overtime Call Up (Y/N)   o  Profit 
Sharing (Y/N)   o  Political Action Committee (Y/N)   o  Coffee Fund (Y/N)   o  U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The code that identifies a user profile.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

A code that indicates the reason for one of the following:   o  Changing an active employee's record   o  Terminating an employee   o  
Recommending a change in salary or rate This is a user defined code (06/T). If you are reactivating an employee, the code must be numeric. The 
code for new hires is the default reason code.

A future date when all changes will take effect or the date when the changes went into effect. If you do not enter a date in this field, the system 
uses the current date as the effective date.

A code that specifies the action that is performed. Valid values are: A Add C Change

A user-defined code in UDC 06/SD that determines the school district tax for taxation purposes. Vertex automatically calculates the school 
district tax. This feature is primarily used by the public sector.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

A number that indicates the tax ID. In the United States, the tax ID is the social security number. In Canada, it is the social insurance number. 
If you add employee information for a non-US or non-Canadian company, you can leave this field blank. However, if the international code is 
set to Y and the default company is non-Canadian and non-United States, you can enter a 16-character number for the tax ID. The system 
does not permit duplicate tax ID numbers. Also, the number cannot include dashes. For example, if a social security number of nn-nn-nnnn is 
used, the number should be entered as follows: 123456789.

An alternate employee number, typically the number from the employee tracking system that your organization used prior to converting to 
the J.D. Edwards system. To search using this number, preface the number with a slash (/).

Valid codes are: M Male   F Female  

A user defined code (system 06, type MS) that specifies the employees' federal marital status code as retrieved from the W-4 form. This 
code is used in the computation of all federal income tax.  You can add codes if needed.

The employee's "Work" state marital status code as retrieved from the state W-4. This code is used in the computation of all state payroll 
taxes associated with the state in which the employee performed work. If you leave this field blank, the Federal status is used.

A value that identifies out-of-state employees for whom an employer must withhold tax for the state of residence. Valid values are: N 
(Default) The system uses the employee residence state to calculate taxes. Because the work state has a reciprocal agreement with the employee 
state of residence, the system uses the employee residence state from the Employee Master Information table (F060116).  W The system 
uses only the work state to calculate taxes.

A code that specifies whether the employee qualifies for the earned income credit and elects for the employer to give him or her the 
advance. Valid values are:    N The employee does not qualify (default).    Y The employee qualifies and the employee is single/head of 
household.    M The employee qualifies and is married without spouse filing certificate.     B The employee qualifies and his or her spouse also 
qualifies.

Number of dependents for insurance purposes. See also the definitions for federal and state tax exemptions.

A user defined code (07/ES) that specifies an employee's status within the company. You can change the default codes or set up new 
codes to meet the needs of your company. Sample valid values include the following:    Blank Full-time regular.    1        Full-time temporary    2        
Part-time temporary    3        Part-time regular    4        Seasonal    5        Casual

Employee classification determines the type of employee to the system.  It identifies them as an independent contractor, a regular 
employee, or a Step Progression employee.  Values are:  Y Independent Contractor  N Regular Employee  S  Employee using Step Progression 

A code that identifies both the geographical location and the tax authorities for the employee's residence. Authorities include employee 
and employer statutory requirements. This code is synonymous with GeoCode. Refer to Vertex System's Master GeoCode File for valid codes 
for your locations.

A code that identifies a geographical location and the tax authorities for an employee work site, including employee and employer statutory 
requirements. In the Vertex payroll tax calculation software, the tax area code is synonymous with GeoCode. To determine the valid codes 
for your location, refer to the documentation for the tax calculation software that you are using.

The employee's home state for tax reporting purposes. This code designates the state in which the employee resides. Note: For W-2 
reporting, use the numeric value equivalent of the designated state. For example: 06 - Colorado, 05 - California. Otherwise, the system produces 
undesirable report results. If you leave this field blank, the system uses the value in the Tax Area (Resident) field on Pay and Tax Information 
as the employee's resident (base) state.

The employee's work state for tax reporting purposes. This code indicates the state in which the employee normally works. The system 
uses this code to compute state income tax withholding. You can override this code during time entry, if necessary.

The location or city where the employee resides.

A code identifying the city in which the employee works.

A code identifiying the county in which the employee works.

The company number where the employee records generally reside.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

The number of the business unit in which the employee generally resides.

The last business unit (job) number associated with this employee. This field is used for distribution of paychecks and in the generation of 
journal entries. When you process a payroll cycle that includes the employee, the system automatically updates this field.

A user defined code (07/CR) that specifies the check routing or mail-stop code. Use this code to sequence the printing of payroll checks to 
facilitate their handling and delivery.

The code used to indicate whether an employee's pay status is active or inactive. Codes for active pay status employees are numeric, 
and codes for inactive pay status employees are alphabetic. The system omits all employees with alphabetic pay status codes from the 
payroll run. See also Employment Status (EST) and Change Reason (TRS).

A user defined code (07/PF) that indicates how often an employee is paid. Valid codes are: B Biweekly   W Weekly   S Semimonthly  
M Monthly   A Annually   C European Annualized  The system uses the value in the Description-2 field on user defined codes to calculate the amount per 
pay period for a salaried employee.

A code that specifies how an employee is paid. Valid codes are: H Hourly S Salaried P Piecework

The number of pay cycles (that is, paychecks) bypassed. This is normally specified during the interim check process and would be used 
for short-term absences such as vacations and jury duty.  A normal paycheck will only be printed for an employee if this number is zero.  For 
Flexible Spending Accounts Auto Deposit Instructions Only: This field is used to provide a count for the number of Pay cycles you want to 
bypass the auto deposit feature so that you can write a manual check. Reasons for bypassing pay periods might be the employee's involvement 
in jury duty, vacation, or leave of absence. 

The number of pay cycles (paychecks) that you want the system to bypass the benefit calculations. Typically, you specify this information 
during the interim check process. If you leave this value blank when you enter an interim check, the system bypasses the same number of 
cycles that you enter in the Replace Next N Checks field. This number must be equal to or greater than the number of pay bypasses. If you 
specify less than this number, the system bypasses the same number of pay cycles that you entered in the Replace Next N Checks field. When 
you enter a value in this field, the system updates the employee's master record. If you change or delete the other information on the interim 
check,the system does not remove or adjust the bypass count. You must use the Change action on Additional Parameters to change the value 
in the Employee Master table. However, if you delete the interim check the system also deletes the value from the Employee Master table.

A user defined code (06/UN) that represents the union or plan in which the employee or group of employees work or participate.

A user defined code (07/G) that defines the jobs within your organization. You can associate pay and benefit information with a job type and 
apply that information to the employees who are linked to that job type.

A user defined code (07/GS) that designates a specific level within a particular job type. The system uses this code in conjunction with job 
type to determine pay rates by job in the Pay Rates table.

A user defined code (07/J) that specifies classifications established by the U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) or the 
Canadian Employment Equity Occupational Group (EEOG) for use in reporting levels of minority employment. Do not change any of the 
codes provided by J.D. Edwards. You can add codes if needed.

A user defined code (07/M) that designates minority classifications according to U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) 
and Canadian Employment Equity Occupational Group (EEOG) standards. The predefined codes that J.D. Edwards provides are 
hardcoded. The system uses these codes to generate EEO reports and to compile Canadian Employment Equity information. Do not change these 
predefined codes. You can add codes, if necessary.

A code that indicates the reason for one of the following:   o  Changing an active employee's record   o  Terminating an employee   o  
Recommending a change in salary or rate This is a user defined code (06/T). If you are reactivating an employee, the code must be numeric. The 
code for new hires is the default reason code.

A user defined code (00/W) that represents a workers' compensation insurance (WCI) code. This code should correspond to the 
classifications on your periodic workers' compensation insurance reports.

A code that indicates whether the employee fits the rules of the Fair Labor Standards Act (FLSA) and thus does not have to be paid for 
working overtime. Valid codes are: Y Yes, the employee fits the rules and does not have to be paid for working overtime. N No, the employee 
does not fit the rules and is to be paid for working overtime.

A user defined code to designate intra-pay period work schedules. This code can be used for reporting and to select employees to be 
included in a payroll run. For example:    A Monday through Friday    B Saturday through Wednesday    C Monday through Thursday (4 x 10 hrs)

A user defined code (00/SH) that identifies daily work shifts. In payroll systems, you can use a shift code to add a percentage or amount to 
the hourly rate on a timecard. For payroll and time entry: If an employee always works a shift for which a shift rate differential is applicable, 
enter that shift code on the employee's master record. When you enter the shift on the employee's master record, you do not need to enter the 
code on the timecard when you enter time. If an employee occasionally works a different shift, you enter the shift code on each applicable 
timecard to override the default value.

Controls whether the labor costs include a flat burden for payroll taxes and benefits. Valid values are:    0   The flat burden factor is always 
1.0000, so the resulting amount for the flat burden is zero.    1   The flat burden factor is always greater than 1.0000, so the labor costs include a 
flat burden.

A number that specifies the rate that the system uses to bill for labor services. This rate is often referred to as the billing or recharge rate. 
The system charges the resulting amount, based on this rate, to the primary distribution account for the timecard. The system also enters an 
offset to an account that is derived from automatic accounting instructions. This rate does not affect employee payroll. To allow billing rates in 
time entry, the employee record type must be set to 2 (payroll and recharge processing) or 3 (recharge processing only) with the Employee 
Payroll program (P0801PRL).

A multiplier to load direct labor costs with burden.  For example, a factor of 1.32 would load every dollar of labor cost with 32 cents worth of 
burden.

The amount that an employee is paid in one year, assuming that the employee is paid every pay period of the year. For WorldSoftware: For 
the employee's primary job, the system stores the annual salary in the Employee Master Information table (F060116) and the Employee 
Jobs table (F060118). For secondary jobs, the system stores the annual salary only in the Employee Jobs table (F060118). Depending on how 
the value that is entered in the Display Salary (Annual/Effective) field in the HR History Constants table (F08040), this field displays one of the 
following:   o  Annual salary. For salaried employees who are not linked with a contract calendar, the user enters the amount or the system 
retrieves the amount from the Pay Grade/Salary Range Table (F082001). For employees who are linked with a contract calendar, the system 
calculates this amount using the following formula: (((current salary minus salary paid before change) divided by number of periods to pay) 
multiplied by pay frequency).   o  Effective salary. For employees whose jobs are linked with a contract calendar, the system recalculates the 
effective salary when you enter a mid-calendar salary adjustment. After you enter a mid-calendar adjustment, the effective salary equals the 
salary that is paid to the employee from the time of the adjustment through the end of the contract. The system calculates this amount using 
the following formula: ((annual salary divided by pay frequency) times periods to pay). 

The employee's hourly rate, which is retrieved during time entry. If you enter a rate in this field on any other form, that rate can override the 
value in the Employee Master table. In the Employee Master table, this number is the employee's base hourly rate. In the Union Rates table, it 
is the straight time rate. NOTE: If you change the number of the data display decimal digits for this field, you must also change fields Rate - 
Base Hourly (BHRT) and Rate - Hourly (SHRT) so that they have exactly the same number of data display decimal digits.

The rate paid for the type of component (piece) produced.  If you enter a rate in this field, this rate overrides the rate in the Employee Master 
file.

This will be the employee's new piecework rate of pay for all payroll entries input or automatically generated FOR THE PAYROLL PERIOD 
AFTER his Date of Next Raise from his employee master record. See definition for "Date - Next Raise" (NRDT)

The base hourly rate increase for an employee. The following will be added together to determine recommended hourly increase for an 
employee:     o Hourly Rate (see data item, HRTN),     o Cost of Living (see data item, AMT6),     o Local Cost of Living (see data item, AMT7),     o 
Merit Increase (see data item, AMT8), and     o Promotion (see data item, AMT9).

This will be the employee's new hourly billing rate for all payroll entries input or automatically generated FOR THE PAYROLL PERIOD 
AFTER his Date of Next Raise from his employee master record. See definition of "Date - Next Raise" (NRDT)

The employee's new annual salary for all payroll entries manually entered or automatically generated for the payroll period after the Date 
of Next Raise from the employee's master record. See the definition for data item NRDT (Date - Next Raise).

The standard number of hours that you want to pay an hourly employee for in each payroll, regardless of whether the employee works 
more or less hours. If you leave this field blank, the system bases it on time entry only.

The number of hours that the employee normally works in one day. If you leave this field blank, the default is the standard number of hours 
per day that you defined in the payroll company constants (company options, in OneWorld). For example, if, in the payroll company constants 
(company options), you specified 8 as the standard number of hours per day, but a few employees normally work 7 hours per day, enter 7 in 
this field for those employees.

The number of workdays in a year. The number of standard days per year multiplied by the number of hours per day equals the standard 
hours per year. When you set up the human resources constants (System Options, in OneWorld) and you use the pay grade step table as the 
default source for the pay rate,the system calculates the salary for an employee by multiplying the standard days per year by the 
employee's hourly rate.

This code is a combination of the IBM user ID and the batch number assigned to a prepayroll selection. It is used to prohibit one employee 
from being processed in more than one concurrent payroll cycle. It also locks out everyone but the user who is running the payroll (or 
prepayroll) from updating the employee's master file or time records until either the the cycle is complete or a reset of the payroll lockout is 
executed.

This indicator in the employee master is under program control. It is set to Y when anything is added, changed or deleted related to the 
employee including the master file itself, the employee's pay/deduction/benefit/accrual transaction profile, his current time and pay detail 
transactions or interim check information. The principal use of this indicator is to determine whether the employee needs to be reprocessed during 
a pre-payroll rerun. The pre-payroll process automatically resets this flag to blank.

This code is used to determine the source for obtaining the tax area code for the employee's work location.    N Use time entry, job master, 
employee labor rules or employee master to determine Tax Area.    E Always use the Work Tax Area from the employee master on time 
record. When blank the system assumes N.

The first letter of the employee's first (given) name. This is primarily used to facilitate certain statutory reporting requirements.

The first letter of the individual's middle name. This is primarily used to facilitate certain statutory reporting requirements.

The employee's date of birth.

The date on which the employee was originally hired by the company. If the employee was terminated and subsequently rehired, the new 
start date will be represented by the data in the Date Started (DST) field.

The date that the employee was terminated, if applicable.

The date on which the employee actually reported to work for the most recent period of hire. When an employee initially begins working, 
the default is the original hire date. If no original hire date exists, the system uses the current date. This field can be updated multiple times if, for 
example, an employee is a seasonal worker. For the calculation tables in the Payroll system and the eligibility tables and date codes in the 
Human Resources system, the system also uses this date as a start date when it calculates deductions, benefits, and accruals.

The date that an employee may begin participating in the company's benefit plans or may be included in payroll processing. You can also 
use this field to provide a beginning date for seasonal employees or for employees who work only part of the year (such as a teacher who 
works only nine months of the year).

The date when an employee should no longer be included in a payroll cycle or the date when an employee stops participating in the 
company's benefit plans. You can use this date for terminated employees, seasonal employees, or employees who work only part of the year 
(such as a teacher who works only nine months of the year). See also data item PSDT. This date may also be the date that a deduction, benefit, 
or accrual instruction stops.

The date that the hourly or annual pay rate for the employee increases. The new rate goes into effect after a payroll cycle completes with a 
pay period end date on or after the date of the next raise.

The date on which the new billing rate for an employee goes into effect. The new rates actually go into effect AFTER THE PAYROLL 
PROCESSING RUN that has a payroll date on or after this date.

The date on which the new piecework rate for an employee goes into effect. The new rates actually go into effect AFTER THE PAYROLL 
PROCESSING RUN that has a payroll date on or after this date.

The date of the last payroll check issued to the employee. The system automatically updates this field when you run a payroll.  If you leave 
this field blank, the system uses the check date as the default.

The date of the employee's last raise. For the stand-alone HR system, this is the date when you update salary and wages. If you also have 
the Payroll system, this date is automatically updated when a payroll is run. You define pay effective dates using the Pay Rate Information 
screen.

The date you last contacted a temporary, seasonal, or laid-off employee, or an employee on furlough or leave of absence.

The date on which an employee's paid or unpaid leave of absence expires.

The date an employee is to receive a bonus.  This date is also part of the supplemental data for a bonus review.

The date the employee started the current position.

A code that specifies the tax method that the Vertex payroll-tax calculation system uses to calculate certain taxes. The codes are defined in 
UDC 07/TM. This code can also determine the form that the employee receives for year-end tax reporting. For example, when you enter C, 
a contract employee receives IRS Form 1099-M rather than IRS Form W-2. If a form is not specified in Description 2, the system generates 
IRS Form W-2. For employees who are paid multiple times within one pay period, the system should review previous payments within the same 
pay period and then adjust tax amounts. To specify this function, enter S. If a tax method exists for an employee in addition to the normal tax 
method that is set up in the Employee Master Information table (F060116), the system can use the alternative tax method to interactively 
process interim payments. To specify this function, enter Z. Some values, such as S and Z, might require additional setup in the UDC table.

A category code that defines payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for information such as Division, Supervisor, Branch office, Health insurance plan, Stock plan, and so on. 
Note: When setting up category codes in the Workforce Management system, you should coordinate information with the payroll department 
to insure that information is not duplicated or overwritten.

A category code which specifies payroll system needs. You may define the use and description of this code to fit your organization.  For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan  Work Force Management: Coordinate the use of this category code with the payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

A category code which specifies payroll system needs. You can define the use and description of this code to fit your organization. For 
example, you can set up a category code for any of the following categories:   o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance 
Plan     o Stock Plan   Work Force Management: Coordinate the use of this category code with your payroll department.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code  unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan  This category code is shared by HR 
and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

Your may define the use and description of this code to fit the needs of your organization.  You can, for example, set up a category code for 
any of the following categories:     o Division     o Supervisor     o Branch Office     o Health Insurance Plan     o Stock Plan  This category code is 
shared by HR and Payroll.  You should not change the definition of this category code unless both HR and Payroll are aware of the change.

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code that specifies employee eligibility for or participation in various user-defined plans or programs. For example, you might use these 
codes to designate the following:   o  Voluntary Accidental Death or Dismemberment Insurance (Y/N)   o  Overtime Call Up (Y/N)   o  Profit 
Sharing (Y/N)   o  Political Action Committee (Y/N)   o  Coffee Fund (Y/N)   o  U.S. Citizen (Y/N)

A code that specifies employee eligibility for or participation in various user-defined plans or programs. For example, you might use these 
codes to designate the following:   o  Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)   o  Overtime Call Up (Y/N)   o  Profit 
Sharing (Y/N)   o  Political Action Committee (Y/N)   o  Coffee Fund (Y/N)   o  U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code that specifies employee eligibility for or participation in various user-defined plans or programs. For example, these codes might 
be used to designate the following:   o  Voluntary Accidental Death or Dismemberment Insurance (Y/N)   o  Overtime Call Up (Y/N)   o  Profit 
Sharing (Y/N)   o  Political Action Committee (Y/N)   o  Coffee Fund (Y/N)   o  U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

A code to specify an employee's eligibility for or participation in various user defined plans or programs. For example, these codes can be 
used to designate the following:    Voluntary Accidental Death/Dismemberment Insurance (Y/N)    Overtime Call Up (Y/N)    Profit Sharing 
(Y/N)    Political Action Committee (Y/N)    Coffee Fund (Y/N)    U.S. Citizen (Y/N)

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The code that identifies a user profile.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

A code that indicates the reason for one of the following:   o  Changing an active employee's record   o  Terminating an employee   o  
Recommending a change in salary or rate This is a user defined code (06/T). If you are reactivating an employee, the code must be numeric. The 
code for new hires is the default reason code.

A future date when all changes will take effect or the date when the changes went into effect. If you do not enter a date in this field, the system 
uses the current date as the effective date.

A code that specifies the action that is performed. Valid values are: A Add C Change

A user-defined code in UDC 06/SD that determines the school district tax for taxation purposes. Vertex automatically calculates the school 
district tax. This feature is primarily used by the public sector.