WritePaymentWorkfileRecord

The Payment Control Group Number is used to group all payments and payment detail together in the A/P payments work files.  This 
number identifies a group of payments run for the same bank account, payment instrument, DREAM Writer version, Originator ID and currency.

The Check Control Number is used to group all A/P payment transactions for each individual check.

A user defined program used to print A/P payments. Only programs set up in user defined codes for 04/PP may be entered.

The number of the bank account (general ledger account) to be updated automatically when receipts or disbursements are entered. The 
bank account number is assumed to be the same for every document in a batch. Therefore, it is not cleared from entry to entry. However, if 
you leave the bank account number blank, the system retrieves a default bank account number from the Automatic Accounting Instructions file 
(F0012), item number RB for Accounts Receivable and PB for Accounts Payable.

The address book number of the recipient of the payment.

A value that names or describes an address in the Address Book system. The system uses this 40-character field for alphabetizing, and it 
appears on many forms and reports. You can enter dashes, commas, and other special characters, but the system ignores them when you 
use this field to search by name.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

This field is used in processing the A/P Checkwriter Work File. As the work file is being built, the number of detail entries for each check is 
accumulated.  The total number for the check is moved to this field when writing the summary record (record type 2) to the work file (F04550).

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

The amount by which an invoice or voucher is reduced if paid by a specific date. The discount taken does not have to be the same as the 
discount available.

In the Accounts Payable system, the amount of the payment. In the Accounts Receivable system, the amount of the receipt. This amount 
must balance to the total amount applied to the invoice pay items.

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to group address book 
records for reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples of category codes 
include: Category code 01   Location or Branch Category code 02 Salesperson Category code 03   Product Category code 04   Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Account Representative  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

A user defined code (00/PS) that indicates the current payment status for a voucher or an invoice. Examples of codes include: A Approved 
for payment but not yet paid   H Held pending approval   P Paid   Note: Some of the payment status codes are hard coded; the system assigns 
the code.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A code that the system uses to sequence the printing of payments. Available values are in user defined table 00/HC.

This field is used in processing the A/P Checkwriter Work File. As the work file is being built, the number of detail entries for each check is 
accumulated and then the number of check stubs required for the check is moved to this field when writing the summary record (record type 2) 
to the work file (F04500).  This total is then used on the check stub itself to indicate 'Stub XX of XX'.

This field is used during A/P payments to indicate whether attachments to the payment should be printed. Valid values are: blank     no 
attachment 1     attachment

The code that identifies a user profile.

The date that specifies the last update to the file record.

The time that specifies when the program executed the last update to this record.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

A document that authorizes the delivery of specified merchandise or the rendering of certain services.

A value that is hard-coded in the originating programs and passed to the Accounts Payable system. In Accounts Receivable, the document 
type on the purchase order issued by the customer can be entered directly into the Accounts Receivable Ledger (F03B11)

For purchase orders, a code that differentiates a record from another with the same document number, document type, and G/L date.  If you 
are using the Next Numbers by Company/Fiscal Year feature of the software, the Next Numbers program (X0010) uses the document 
company to retrieve the next number. If two or more original documents have the same document number and type, you can use the document 
company to locate the correct record.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

A generic field that you use for a remark, description, name, or address.

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

This is a next number used to identify payments to be printed or updated.

The number of the matching document, such as a receipt, payment, adjustment,or credit. You apply a matching document (DOCM) against 
an original document (DOC), such as an invoice or voucher.

A date that identifies the financial period to which the transaction will be posted. You define financial periods for a date pattern code that you 
assign to the company record. The system compares the date that you enter on the transaction to the fiscal date pattern assigned to the 
company to retrieve the appropriate fiscal period number, as well as to perform date validations.

A description, remark, name or address.

A description, remark, name or address.

A code that distinguishes external bank accounts from internal bank accounts. Valid values are: B  Valid bank transit numbers C  Customer 
bank accounts D  Default bank account for Accounts Receivable drafts and auto debits G  Internal general ledger bank accounts H Dutch bank 
accounts M  General ledger bank account and business unit that is used to define print information in Accounts Payable payments  P Auto 
reciepts payor V  Supplier bank account for payment via bank tape X Alternate bank account for a supplier Y Multiple bank accounts for a 
supplier Note: When you use bank type B, no other bank types are allowed. When you use bank type V, no other V bank types are allowed. When you 
use bank type D, no other D bank types are allowed.

The version ID for the Accounts Payable payment print program that you are using for a particular payment control group.

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.