F03B21Insert

This field is a unique number used to identify a record in a file.

This field is used to create a unique key within a file and should be used with a next number approach.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

A number that identifies the original document, such as a voucher, invoice, or journal entry. On entry forms, you can assign the document 
number or let the system assign it using the Next Numbers program (P0002). Matching document numbers (DOCM) identify related documents 
in the Accounts Receivable and Accounts Payable systems. Examples of original and matching documents are: Accounts Payable     o 
Original document - voucher     o Matching document - payment  Accounts Receivable     o Original document - invoice     o Matching document - 
receipt  Note: In the Accounts Receivable system, the following transactions simultaneously generate original and matching documents: 
deductions, unapplied receipts, chargebacks, and drafts.

A user defined code (00/DT) that identifies the origin and purpose of the transaction.  PeopleSoft reserves several prefixes for document 
types, such as, vouchers, invoices, receipts, and timesheets. The reserved document type prefixes for codes are: P Accounts payable 
documents R Accounts receivable documents  T Time and Pay documents I Inventory documents  O Purchase order documents  S Sales order 
documents 

A number that, with the document number, document type and G/L date, uniquely identifies an original document, such as invoice, voucher, 
or journal entry. If you use the Next Numbers by Company/Fiscal Year feature, the Automatic Next Numbers program (X0010) uses the 
document company to retrieve the correct next number for that company. If two or more original documents have the same document number and 
document type, you can use the document company to locate the desired document.

A number that identifies the pay item for a voucher or an invoice. The system assigns the pay item number. If the voucher or invoice has 
multiple pay items, the numbers are sequential.

In Accounts Receivable, the date that the net payment is due. In Accounts Payable, the date that the payment is due to receive a discount 
or, if no discount is offered, the net due date. The system calculates the due date based on the payment term entered, or you can enter it 
manually. If you enter a negative voucher or invoice (debit or credit memo), the system might use the G/L date as the due date regardless of the 
payment term entered. A processing option in the master business function (P0400047 for vouchers and P03B0011 for invoices) controls how 
the system calculates the due date for debit and credit memos.

In the Accounts Receivable system, the date that the invoice must be paid to receive the discount. The system calculates the discount due 
date based on the payment term. If the payment term does not specify a discount, the system completes this field with the net due date. In the 
Accounts Payable system, the date that the voucher is due.

A date that identifies the financial period to which the transaction will be posted. You define financial periods for a date pattern code that you 
assign to the company record. The system compares the date that you enter on the transaction to the fiscal date pattern assigned to the 
company to retrieve the appropriate fiscal period number, as well as to perform date validations.

The date that either you or the system assigns to an invoice or voucher. This can be either the date of the supplier's invoice to you or the 
date of your invoice to the customer.

The date that a statement, delinquency notice, or delinquency fee was generated for the customer.

A generic field that you use for a remark, description, name, or address.

Accounts Payable - A code the system uses to determine the order in which A/P payments are printed. The value of the field differs 
depending on how you print checks. For example, if checks are printed by job, the field contains the job number. If checks are printed by contract 
number, the field contains the contract number.  Accounts Receivable - A number that identifies the statement on which the invoice appears.

This field specifies the number of delinquency notices that have been generated for an invoice pay item. 

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A code that represents the currency of the company for a transaction. For a foreign currency transaction, this is the currency code of the 
domestic side of the transaction.

A code that represents the currency of a receipt when it is different from the base currency of the company for which the receipt was entered.

A user defined code (00/PS) that indicates the current payment status for a voucher or an invoice. Examples of codes include: A Approved 
for payment but not yet paid   H Held pending approval   P Paid   Note: Some of the payment status codes are hard coded; the system assigns 
the code.

A code that specifies the terms of payment, including the percentage of discount available if the invoice is paid by the discount due date. 
Use a blank code to indicate the most frequently-used payment term. You define each type of payment term on the Payment Terms Revisions 
form. Examples of payment terms include: Blank Net 15 001      1/10 net 30 002      2/10 net 30 003      Due on the 10th day of every month 006     
Due upon receipt  This code prints on customer invoices.

In the Customer Ledger table (F03B11), a code that specifies whether revision records exist for an invoice. Valid values are: Blank No 
revision records exist for the invoice. 1 One or more records exist for the invoice in the Invoice Revisions table (F03B112). In the Receipts Header 
(F03B13) and Draft Remittance (F03B672) tables, a code that specifies whether the system creates one journal entry for each batch of 
transactions that is posted or one journal entry for each transaction that is posted. Valid values are: Blank The system creates one Account Ledger 
record (F0911) for each batch of receipt and draft records that is posted. 1 The system creates one Account Ledger record for each receipt and 
draft record that is posted.  Note: Although the field exists, the system does not update it in the A/R Notifcation History Detail table (F03B21) or 
the Auto Debit Invoice Select and Build table (F03B575). 

The amount of an invoice or voucher pay item that is unpaid.

The amount by which an invoice or voucher is reduced if paid by a specific date. The discount taken does not have to be the same as the 
discount available.

The total domestic amount of the receipts that were applied to invoices.

The domestic amount by which an invoice was changed or the domestic amount of the receipt write-off.

The sum of the write-off, deduction, and chargeback amounts.

The total domesitc amount that was due at the time the statement was generated.

The total amount of open invoices that appeared on the previous statement after payments and discounts were applied.

The amount on which taxes are assessed.

The amount assessed and payable to tax authorities. It is the total of the VAT, use, and sales taxes (PST).

The total value of the open draft amounts.  Outstanding drafts are considered all drafts in Italy and only drafts not yet due in France.

The unpaid foreign amount of a transaction.

The amount of the discount, expressed in the foreign currency of the transaction, that was taken or granted during the application of a 
payment to an open invoice or voucher.

The total amount of the foreign currency receipts that were applied to invoices for the period that is included on the statement.

The adjustment amount for the foreign currency that appears on an invoice or receipt. This is the amount by which the foreign gross, foreign 
discount, or foreign tax amount changed from the original document.

The adjustment amount of the foreign currency on the receipt.

The total amount of open foreign currency invoices that appeared on the previous statement after payments and discounts were applied.

The total amount of open foreign currency invoices that appeared in previous statement notification periods. 

That portion of the sale that is subject to tax in foreign currency.

The foreign amount associated with this document which is not subject to sales, use or value-added tax due to the nature of the transaction 
and not due to the nature of the parties to the transaction (as in tax exemption).

The tax amount in foreign currency.  This can be the sales, use, or VAT tax. 

The total value of the foreign open draft amounts.

The amount by which an invoice is reduced if paid by a specific date. The discount taken does not have to be the same as the discount 
available.

The amount of the receipt expressed in the transaction (foreign) currency.

An amount that the system subtracts from the open amount of the invoice and does not require the customer to pay.

A number that specifies the aging category. The system updates this field with the value of the aging category to which the invoice is 
assigned based on the aging date in the processing options for either the Statement Notification Refresh program (R03B500X), for statement 
records, or the Print Delinquency Notices program (R03B525), for delinquency notice records. Valid values are 1 through 8. 

This field is used to process the A/P Checkwriter Work File. Two record types are created when building the work file:    1 The detail entry for 
each voucher/pay item which appears on the check stub    2 The summary of the detail entries giving the check amount and the number of 
check stubs for each check.  There will be one type 2 record for each check written.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

The number of the sales document

Sales Document Type

Document Company (Sales Order)

In the A/R and A/P systems, a code that corresponds to the pay item. In the Sales Order and Procurement systems, this code identifies 
multiple transactions for an original order. For purchase orders, the code is always 000. For sales orders with multiple partial receipts against an 
order, the first receiver used to record receipt has a suffix of 000, the next has a suffix of 001, the next 002, and so on.

The code that identifies a user profile.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The date that specifies the last update to the file record.

The time that specifies when the program executed the last update to this record.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

The amount upon which taxes are not assessed. This is the portion of the transaction not subject to sales, use, or VAT taxes because the 
products are tax-exempt or zero-rated.