F03B20Insert

This field is a unique number used to identify a record in a file.

Accounts Payable - A code the system uses to determine the order in which A/P payments are printed. The value of the field differs 
depending on how you print checks. For example, if checks are printed by job, the field contains the job number. If checks are printed by contract 
number, the field contains the contract number.  Accounts Receivable - A number that identifies the statement on which the invoice appears.

A number that the system assigns to each policy record to identify it.

A number that identifies multiple occurrences, such as line numbers on a purchase order or other document. Generally, the system assigns 
this number,but in some cases you can override it.

The address book number of the company to which the customer's payment should be sent.

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

An internal number that the system assigns to activity records (F03B31) to uniquely identify them.

The date that a statement, delinquency notice, or delinquency fee was generated for the customer.

A code that designates which aging categories the system uses to assign invoices. The system uses the date specified in the Age as of 
Date field (DAG) and the value specified in the Date Aging Based On field (AGE) to calculate the aging for each invoice, and then assigns 
them to the aging category specified by this code. Valid codes are: 1 Aging days. The system assigns invoices to the aging categories 
specified in the Aging Days fields. The aging categories are user defined. 2 Fiscal periods. The system uses the fiscal periods defined by the date 
pattern assigned to the company record as the aging categories. 3 Calendar. The system uses each calendar month as an aging category.

A code that specifies which date on the invoice record to use to calculate aging. The system compares the date specified on the invoice 
record to the date entered in the Age as of Date field (DAG) to determine the aging, and then updates the aging category based on the method 
specified in the Aging Method field (AGEM). Valid values are: I Invoice date   D Due date   G G/L date   S Statement date

A value used in conjunction with the value of AGR1 to define the number of days in the current aging category.

A value used in conjunction with CRDY and AGR2 to define the current and first aging categories.

A value used in conjunction with AGR1 and AGR3 to define the first and second aging categories.

A value used in conjunction with AGR2 and AGR4 to define the second and third aging categories.

A value used in conjunction with AGR3 and AGR5 to define the third and fourth aging categories.

A value used in conjunction with AGR4 and AGR6 to define the fourth and fifth aging categories.

A value used in conjunction with AGR5 and AGR7 to define the fifth and sixth aging categories.

A value used in conjunction with AGR6 to define the sixth aging category.

The amount of an invoice or voucher pay item that is unpaid.

The amount by which an invoice or voucher is reduced if paid by a specific date. The discount taken does not have to be the same as the 
discount available.

The total domestic amount of the receipts that were applied to invoices.

The domestic amount by which an invoice was changed or the domestic amount of the receipt write-off.

The sum of the write-off, deduction, and chargeback amounts.

The total domesitc amount that was due at the time the statement was generated.

The total amount of open invoices that appeared on the previous statement after payments and discounts were applied.

The amount on which taxes are assessed.

The amount upon which taxes are not assessed. This is the portion of the transaction not subject to sales, use, or VAT taxes because the 
products are tax-exempt or zero-rated.

The amount assessed and payable to tax authorities. It is the total of the VAT, use, and sales taxes (PST).

The total value of the open draft amounts.  Outstanding drafts are considered all drafts in Italy and only drafts not yet due in France.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A code that represents the currency of a receipt when it is different from the base currency of the company for which the receipt was entered.

The amount by which an invoice is reduced if paid by a specific date. The discount taken does not have to be the same as the discount 
available.

The amount of the receipt expressed in the transaction (foreign) currency.

An amount that the system subtracts from the open amount of the invoice and does not require the customer to pay.

A code that specifies the terms of payment, including the percentage of discount available if the invoice is paid by the discount due date. 
Use a blank code to indicate the most frequently-used payment term. You define each type of payment term on the Payment Terms Revisions 
form. Examples of payment terms include: Blank Net 15 001      1/10 net 30 002      2/10 net 30 003      Due on the 10th day of every month 006     
Due upon receipt  This code prints on customer invoices.

The name of the collection manager responsible for managing this customer's account. You must set up the collection manager in the 
address book, and then create an entry in the user defined code table 01/CM. When you set up the user defined code value, you must also enter 
the address book number of the collection manager in the Description 02 field. You enter the user defined code that represents the collection 
manager in this field.

A field that identifies a predefined letter in the Letter Text table (F03B28). This field is case sensitive, so you must enter the letter name as it 
was created in the table, such as Letter1. You can add letter text in a foreign language. 

A code that is used to identify and organize the text that prints on statements or delinquency notices. The value that you specify must exist in 
UDC 03B/LT. For example, you might set up letter types for any of the following reasons:   o  To represent the process in which the letter 
(text) is used, such as deliquency notices or statements.   o  To identify a customer base, such as preferred.   o  To indicate a severity level. For 
example, LETTER1 might be used for the least severe notification text and LETTER5 for the most severe.

The total amount of the invoices that is due prior to the first aging category defined when the Credit Analysis Refresh program (R03B525) 
was last run. Aging information can be set up in the Accounts Receivable constants or the Credit Analysis Refresh program. For example, if the 
first aging category is -30, the date on the invoice that you use to age (invoice date, due date, statement date, or G/L date) must be more 
than 30 days in the future.

The total open invoice amount that is in the current aging category as defined in either the Accounts Receivable constants or the 
processing options of Credit Analysis Refresh. If you age by days, the system determines the current aging category by using the days defined in the 
first two aging categories. For example, if the first aging category is -30 and the second aging category is 0, the date on the invoice that you 
use to age (invoice date, due date, statement date, or G/L date) must be equal to or before the aging date that you define.

The total open invoice amount that is in the first category as defined in either the Accounts Receivable constants or the processing options 
of Credit Analysis Refresh. If you age by days, the system determines the first aging category by using the days defined in the second and 
third aging categories. For example, if the second aging category is 0 and the third aging category is 30, the date on the invoice that you use 
to age (invoice date, due date, statement date, or G/L date) must be equal to but no more than 30 days after the aging date that you define.

The total open invoice amount that is in the second category as defined in either the Accounts Receivable constants or the processing 
options of Credit Analysis Refresh. If you age by days, the system determines the second aging category by using the days defined in the third 
and fourth aging categories. For example, if the third aging category is 30 and the fourth aging category is 60, the date on the invoice that you 
use to age (invoice date, due date, statement date, or G/L date) must be between 30 and 60 days after the aging date that you define.

The total open invoice amount that is in the third category as defined in either the Accounts Receivable constants or the processing options 
of Credit Analysis Refresh. If you age by days, the system determines the third aging category by using the days defined in the fourth and 
fifth aging categories. For example, if the fourth aging category is 60 and the fifth aging category is 90, the date on the invoice that you use to 
age (invoice date, due date, statement date, or G/L date) must be between 60 and 90 days after the aging date that you define.

The total open invoice amount that is in the fourth category as defined in either the Accounts Receivable constants or the processing 
options of Credit Analysis Refresh. If you age by days, the system determines the fourth aging category by using the days defined in the fifth and 
sixth aging categories. For example, if the fifth aging category is 90 and the sixth aging category is 120, the date on the invoice that you use to 
age (invoice date, due date, statement date, or G/L date) must be between 90 and 120 days after the aging date that you define.

The total open invoice amount that is in the fifth category as defined in either the Accounts Receivable constants or the processing options 
of Credit Analysis Refresh. If you age by days, the system determines the fifth aging category by using the days defined in the sixth and 
seventh aging categories. For example, if the sixth aging category is 120 and the seventh aging category is 150, the date on the invoice that you 
use to age (invoice date, due date, statement date, or G/L date) must be between 120 and 150 days after the aging date that you define.

The total open invoice amount that is in the sixth category as defined in either the Accounts Receivable constants or the processing options 
of Credit Analysis Refresh. If you age by days, the system determines the sixth aging category by using the days defined in the seventh 
and eighth aging categories. For example, if the seventh aging category is 150 and the eighth aging category is 180, the date on the invoice that 
you use to age (invoice date, due date, statement date, or G/L date) must be between 150 and 180 days after the aging date that you 
define.

The total open invoice amount that is in the seventh category as defined in either the Accounts Receivable constants or the processing 
options of Credit Analysis Refresh. If you age by days, the system determines the seventh aging category by using the days defined in the 
eighth aging category. For example, if the eighth aging category is 180, the date on the invoice that you use to age (invoice date, due date, 
statement date, or G/L date) must be more than 180 days after the aging date that you define.

The total amount that you allow the customer to spend on purchases before the system sends a workflow message. This value is used 
throughout the credit management programs. The system maintains the credit limit at the customer (child) level, not the parent level. The system 
sends workflow messages for each customer who is over their credit limit. When you set up or change the credit limit, the system sends a 
workflow message to the credit manager that the change is pending approval. The change to the credit limit is not reflected in the customer 
record until it is approved by the credit manager.

A system-assigned code that indicates the status of a statement, deliquency notice, or delinquency fee. Valid values 
are: Blank Processed 1 Pending Approval   2 Approved   3 Rejected   4 Proof Mode   5 Error   6 Reprint   7 Reset      

A key identification number used internally to identify a composite key structure.  The actual key items must be stored in another file and 
given this serial number.  This is to avoid repeating a very large key structure with repeating data items.

This is an internally assigned number that groups transaction records with a batch header record based on a particular execution of the G/L 
Post for that batch.

The program selected to produce the statement or delinquency notice.

The version of the statement print program that was used to print statements. The system uses the print program and version specified to 
reprint statements unless you override the version. 

The code that identifies a user profile.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The date that specifies the last update to the file record.

The time that specifies when the program executed the last update to this record.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

The date that the last statement was processed. The system displays this information from the A/R Statistical Summary table (F03B16S).

A code that indicates whether the transaction is a statement (ST) or a delinquency notice (DL).