F03012CustomerMasterInfo

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

A code that determines the A/R trade account that the system will use as the offset when you post invoices. The system concatenates the 
value that you enter to the AAI item RC to locate the trade account. For example, if you enter TRAD, the system searches for the AAI item 
RCTRAD to locate the account to use for the offset. The value in this field can be alphanumeric or can match the object code of the G/L account 
number. If you leave this field blank, the system uses the account that is set up for RC to locate the account number. The value in this field can 
also be used to locate the offset for unapplied receipts if you specify its use in the processing options for Standard Receipts Entry or the draft 
entry programs. Otherwise, the system uses the account that is set up for RCUC.  You can override the value of this field when you enter the 
transaction. Note: Do not use class code 9999; it is reserved for the post program and indicates that offsets should not be created.

The business unit for the journal entry account number for a customer (A/P). The system uses this business unit number, the default object 
account number (OBAR), and the default subsidiary account number (AIDR) to create the journal entry account number.

Object is a synonym for the General Ledger Account Number. The data entry programs will use this object, plus the default subsidiary 
(AIDR) plus the default business unit (MCUR) entered in data entry to create the journal entry account number for a customer.

An accounting term referring to an account which is a subdivision of an object account.  You may establish subsidiary accounts to keep 
more detailed records of the accounting activity related to an object account. The data entry programs will use this subsidiary, plus the default 
object (OBAR), plus the default business unit (MCUR) entered in data entry to create the journal entry account number for a customer.

A number that, along with A/R Model Document Type (DTAR) and A/R Model Document Number (DCAR), uniquely identifies the model 
journal entry to use for a particular customer.

A code that identifies the document number of the model journal entry to use for a particular customer.

A code that identifies the type of model journal entry to use for a particular customer.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A code that identifies a tax or geographic area that has common tax rates and tax authorities. The system validates the code you enter 
against the Tax Areas table (F4008). The system uses the tax rate area in conjunction with the tax explanation code and tax rules to calculate tax 
and G/L distribution amounts when you create an invoice or voucher.

A hard-coded user defined code (00/EX) that controls the algorithm that the system uses to calculate tax and G/L distribution amounts. The 
system uses the tax explanation code in conjunction with the tax rate area and tax rules to determine how the tax is calculated. Each 
transaction pay item can be defined with a different tax explanation code.

The total amount that you allow the customer to spend on purchases before the system sends a workflow message. This value is used 
throughout the credit management programs. The system maintains the credit limit at the customer (child) level, not the parent level. The system 
sends workflow messages for each customer who is over their credit limit. When you set up or change the credit limit, the system sends a 
workflow message to the credit manager that the change is pending approval. The change to the credit limit is not reflected in the customer 
record until it is approved by the credit manager.

An option that allows you to prevent anyone from entering invoices manually. Valid values are: On Hold invoices. The system issues an 
error message if you attempt to enter invoices using the Speed Invoice Entry (P03B11SI) or Standard Invoice Entry (P03B11) programs. Off Do 
not hold invoices.  The system ignores this field if invoices are generated from the Sales Order Management system.

A code that indicates the default payment terms for a customer. Payment terms determine the due date, discount amount, and discount due 
date that the system assigns when you create an invoice. Use a blank code for the payment terms that you use most frequently.  Examples 
of payment terms include: Blank Net 15   1 1/10 net 30   2 2/10 net 30   D Due upon receipt   N Net 30   P Prox 25th  

A code that identifies the billing address to print on statements. Valid values are: C Customer (AN8)   P Parent (PA8)   R Payor (PYR)   1 First 
address number (AN81)   2 Second address number (AN82)   3 Third address number (AN83)   4 Fourth address number (AN84)   5 Factor/Special 
Payee (AN85)   6 Fifth address number (AN86)

The user defined code (00/PY) that specifies how payments are made by the customer. For example: C Check   D Draft   T Electronic funds 
transfer  

An option that specifies whether to print statements for the customer or company. Valid settings are:  On Print statements. Off Do not print 
statements. Note: This option exists in both the Customer Master Information program (P03013) and the Accounts Receivable Constants program 
(P0000). In the Accounts Receivable Constants program, the option controls whether statements are printed for invoices entered for a specific 
company. In the Customer Master Information program, the option controls whether statements are printed for invoices entered for the 
customer. 

A person or company other than the customer that the system assigns to the Payor field (PYR) on Customer Ledger records (F03B11) that 
you enter for the customer. If you leave this field blank, the system assigns the customer number as the payor. If you change the value of this 
field after invoices have been entered for the customer, you must run Update A/R from Address Book (R03B802) to update the value on the 
invoice records. The system does not use this value as a default for the Payor field (ALKY) in the receipt or draft entry programs; however, you 
can select invoice records to pay based on the value of Payor.

An option that specifies whether a customer or company is eligible to process receipts in the Accounts Receivable system using the 
automatic receipt processing programs.  On Receipts can be processed automatically for the customer or company. Off Receipts cannot be 
processed automatically for the customer or company. The option must be activated for both the customer and the company in the Accounts 
Receivable constants for the system to process automatic receipts.

A code that identifies the billing name and address to print on the invoice. Valid codes are: C Customer (AN8)   N Do not print. The Real 
Estate Management system (15) ignores this value; it uses the value of the Print Invoice field (INVP) from the billing record or lease.    P Parent 
(PA8)   R Payor (PYR) 1 1st Address Number (AN81)   2 2nd Address Number (AN82)   3 3rd Address Number (AN83)   4 4th Address Number (AN84)  
5 Factor Special/Payee (AN85)   6 5th Address Number (AN86) Note: With the exception of Payor, which you set up in the customer record in 
the Alternate Payee field (AYPR), all of the above codes correspond to related address information that you set up in the address book 
record.  Note: If you have a Who's Who entry that is set up with type code B (for billing), the system overrides the billing name with the entry from the 
Who's Who record.

A user defined code that identifies a temporary credit status. Generally, you assign the code when an account becomes past due. The 
system automatically updates the temporary credit message based on the notification instructions that you set up for the policy that you assign to 
the customer. The system can automatically reset the temporary credit message back to the credit message if you activate the option in 
the policy. You can also manually enter and update the temporary credit message on the customer record.  If you leave this field blank, the 
system assigns the value of the Credit Message field when you run Credit Analysis Refresh (R03B525). The system displays the temporary 
credit message on the transaction entry forms in the Accounts Receivable and Sales Order Management systems. 

The date on which the credit manager last examined this customer's payment record and assigned a credit status to the account.

An option that specifies whether to print delinquency notices for the customer or company based on the notification instructions that are set 
up for the policy that you assign to the customer.  On Print delinquency notices. Off Do not print delinquency notices. Note: This option exists in 
both the Customer Master Information program (P03013) and the Accounts Receivable Constants program (P0000). In the Accounts 
Receivable Constants program, the option controls whether notices are printed for invoices that are entered for a specific company. In the Customer 
Master Information program, the option controls whether notices are printed for a customer.

The review date for the customer's credit information.

The name of the credit manager responsible for approving changes to the credit limit. You must set up the credit manager in the address 
book, and then create an entry in the user defined code table 01/CR. When you set up the user defined code value, you must also enter the 
address book number of the credit manager in the Description 02 field. You enter the user defined code that represents the credit manager in 
this field.

The name of the collection manager responsible for managing this customer's account. You must set up the collection manager in the 
address book, and then create an entry in the user defined code table 01/CM. When you set up the user defined code value, you must also enter 
the address book number of the collection manager in the Description 02 field. You enter the user defined code that represents the collection 
manager in this field.

The date of the last deliquency notice that was sent to the customer. The system displays this information from either the A/R Statistical 
Summary table (F03B16S) or the A/R Statistical History table (F03B16), depending on the form. The system displays information from the 
F03B16S table on the Account Statistical Summary form and information from the F03B16 table on the Periodic Statistics form.

An option that specifies whether the customer's overdue invoices are eligible to appear on the collection report that you send to an external 
agency. Valid settings are:  On The customer is eligible for external collections. To update invoices for collection, you must run the program 
Update A/R from Address Book (R03B802) after you turn on this option.   Off Customer is not eligible for external collections.

An option to specify whether to process delinquency fees for the customer. On Process delinquency fees  Off Do not process delinquency 
fees

The date that the last statement was processed. The system displays this information from the A/R Statistical Summary table (F03B16S).

The G/L date of the first invoice generated.

The G/L date of the last invoice generated for the customer.

The date of the last premium payment.

The currency in which amounts are stored in the address book. For example, the credit limit, invoiced this year, invoiced prior year, and so 
on. The currency you specify is used to record and store transaction history.

The amount of the last payment applied to invoices based on the G/L date of the Receipt Detail record (F03B14). The system displays this 
information from either the A/R Statistical Summary table (F03B16S) or the A/R Statistical History table (F03B16), depending on the form. 
The system displays information from F03B16S on the Account Statistical Summary form and information from F03B16 on the Periodic Statistics 
form.

The date that the customer record was created.

A number that the system assigns to each policy record to identify it.

The name assigned to a list of algorithms that define the order in which the programs should be run.

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to group address book 
records for reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples of category codes 
include: Category code 01   Location or Branch Category code 02 Salesperson Category code 03   Product Category code 04   Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Account Representative  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01 - Location or 
Branch  Category code 02 - Salesperson  Category code 03 - New tenant  Category code 04 - Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user-defined (system 01, types 01 through 30). Examples: Category code 01               Location 
or Branch Category code 02               Salesperson Category code 03               New tenant Category code 04               Credit officer

One of 30 reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Category Code 07 is used in the 1099 process to 
identify the box on the 1099 form in which a voucher or pay item should be reported. Examples include: 01 Rents 13 Nontaxable 
distributions 61  Interest income A7  Nonemployee compensation

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer

One of thirty reporting codes that you can assign to an address in the Address Book system. Use these codes to identify addresses for 
reports, mailings, and so on. Category codes are user defined (system 01, types 01 through 30). Examples:    Category code 01               Location 
or Branch    Category code 02               Salesperson    Category code 03               New tenant    Category code 04               Credit officer