B03B0001

A number that the system assigns from Next Numbers to identify and track payment records.

For Auto Bank Statement, this code identifies the payment/receipt or reference number.  NOTE:   Bank Statement Detail section:  The 
payment/receipt number was originally stored in the DOCM field of F09617.  Due to size limitations of DOCM, it is now also stored in CKNU.  For 
display purposes, the data item used for payment/receipt number on this grid is CKNU. Account Ledger section:  This reference number was 
originally stored in the R1 field of F0911.  Due to size limitations, it is now also stored in CKNU. For display purposes, the data item used for 
Reference1 on this grid is CKNU. 

A number that identifies an entry in the Address Book system, such as employee, applicant, participant, customer, supplier, tenant, or 
location.

The address book number of the person or company that sends the payment.

The actual amount of the receipt or payment.

The date on a payment or the date on which a receipt was entered.  In Accounts Payable, the manual payment date and the general ledger 
date that the system uses when it posts payments. The system also uses this date to retrieve the exchange rate for foreign payments from 
the Currency Exchange Rates table (F0015).  In Accounts Receivable, the date on the check or the date that you enter the receipt into the 
system. The receipt date is used for information and reporting purposes only.

A date that identifies the financial period to which the transaction will be posted. You define financial periods for a date pattern code that you 
assign to the company record. The system compares the date that you enter on the transaction to the fiscal date pattern assigned to the 
company to retrieve the appropriate fiscal period number, as well as to perform date validations.

A number indicating the current accounting period.  This number, used in conjunction with the Company Constants table (F0010) and the 
General Constants table (F0009), allows the user to define up to 14 accounting periods. See General Ledger Date.  The current period number 
is used to determine posted before and posted after cut off warning messages.  It is also used as the default accounting period in the 
preparation of financial reports.

In the Customer Ledger table (F03B11), a code that specifies whether revision records exist for an invoice. Valid values are: Blank No 
revision records exist for the invoice. 1 One or more records exist for the invoice in the Invoice Revisions table (F03B112). In the Receipts Header 
(F03B13) and Draft Remittance (F03B672) tables, a code that specifies whether the system creates one journal entry for each batch of 
transactions that is posted or one journal entry for each transaction that is posted. Valid values are: Blank The system creates one Account Ledger 
record (F0911) for each batch of receipt and draft records that is posted. 1 The system creates one Account Ledger record for each receipt and 
draft record that is posted.  Note: Although the field exists, the system does not update it in the A/R Notifcation History Detail table (F03B21) or 
the Auto Debit Invoice Select and Build table (F03B575). 

A code that determines the trade account that the system uses as the offset when you post invoices or vouchers. The system concatenates 
the value that you enter to the AAI item RC (for Accounts Receivable) or PC (for Accounts Payable) to locate the trade account. For 
example, if you enter TRAD, the system searches for the AAI item RCTRAD (for receivables) or PCTRAD (for payables).  You can assign up to four 
alphanumeric characters to represent the G/L offset or you can assign the three-character currency code (if you enter transactions in a 
multicurrency environment). You must, however, set up the corresponding AAI item for the system to use; otherwise, the system ignores the G/L 
offset and uses the account that is set up for PC or RC for the company specified.  If you set up a default value in the G/L Offset field of the 
customer or supplier record, the system uses the value during transaction entry unless you override it.  Note: Do not use code 9999. It is reserved for 
the post program and indicates that offsets should not be created.

A number that the system assigns to each general ledger account in the Account Master table (F0901) to uniquely identify it. 

A number that identifies the fiscal year. Generally, you can either enter a number in this field or leave it blank to indicate the current fiscal 
year (as defined on the Company Setup form). Specify the year at the end of the first period rather than the year at the end of the fiscal period. 
For example, a fiscal year begins October 1, 1998 and ends September 30, 1999. The end of the first period is October 31, 1998. Specify the 
year 98 rather than 99.

The calendar century associated with the year. Enter is the first two digits of the year. For example, 19 indicates any year beginning with 19 
(1998, 1999), 20 indicates any year beginning with 20 (2000, 2001), and so on.

A code that identifies a specific organization, fund, or other reporting entity. The company code must already exist in the Company 
Constants table (F0010) and must identify a reporting entity that has a complete balance sheet. At this level, you can have intercompany 
transactions. Note: You can use company 00000 for default values such as dates and automatic accounting instructions. You cannot use company 00000 
for transaction entries.

A code that specifies the system and type of transactions entered in a batch. The system assigns the value when you enter a transaction. 
Valid values are set up in user defined code table 98/IT. You cannot assign new values. All batch types are hard coded.

A number that identifies a group of transactions that the system processes and balances as a unit. When you enter a batch, you can either 
assign a batch number or let the system assign it using the Next Numbers program.

The date of the batch. If you leave this field blank, the system date is used.

The address book number of the parent company. The system uses this number to associate a particular address with a parent company 
or location. Any value that you enter in this field updates the Address Organizational Structure Master table (F0150) for the blank structure 
type. This address number must exist in the Address Book Master table (F0101) for validation purposes. Examples of address book records 
that would have a parent number include:   o  Subsidiaries with parent companies     o  Branches with a home office     o  Job sites with a general 
contractor 

The amount of an invoice or voucher pay item that is unpaid.

An option that specifies whether the system displays amounts in the domestic or foreign currency. On  The system displays amounts in the 
foreign currency of the transaction. Off  The system displays amounts in the domestic currency of the transaction.

A code that identifies the currency of a transaction. 

A number (exchange rate) that a foreign currency amount is multiplied by to calculate a domestic currency amount.  The number in this field 
can have a maximum of seven decimal positions. If more are entered, the system adjusts to the nearest seven decimal positions. 

The amount of a foreign currency receipt.

The unpaid foreign amount of a transaction.

The number of the bank account (general ledger account) to be updated automatically when receipts or disbursements are entered. The 
bank account number is assumed to be the same for every document in a batch. Therefore, it is not cleared from entry to entry. However, if 
you leave the bank account number blank, the system retrieves a default bank account number from the Automatic Accounting Instructions file 
(F0012), item number RB for Accounts Receivable and PB for Accounts Payable.

A code that indicates which of the three general ledger account numbers is being used for data entry. Valid codes are:    1   The short 
account ID number    2   The standard long account number    3   The long (unstructured, 24-byte) account number    7   The first character of the 
account number indicates the format of the account number You can also define special characters in the Accounting Constants file (F0009) to 
facilitate data entry. For example:    /       For the unstructured account number    *       For the short account ID number    blank For the business 
unit.object.subsidiary number For example, if the account mode is 7 and the first character of the account number is *, the account number was 
entered as the short account ID number.

A user defined code (03B/TI) that indicates the type of receipt record in the Receipts Header (F03B13) and Receipts Detail (F03B14) 
tables. Valid values are: A Applied receipt. D Draft receipt. G General ledger receipt. L Logged receipt. R Receipt rounding record. The system 
generates this record for balancing purposes when the payment of foreign invoices produces a small amount difference that occurs from 
rounding. U Unapplied receipt.

The date that the payment amount was debited or credited to the bank account. The value date is not the date the bank reconciled the 
payment. Automatic payments populate this field automatically. If you are making manual payments and have set a processing option to display 
the value date field, you can manually enter the value date here.

A name or remark that describes the purpose for using an account or conveys any other information that the user wants about the 
transaction.

The user defined code (00/PY) that specifies how payments are made by the customer. For example: C Check   D Draft   T Electronic funds 
transfer  

The text that names or describes an address. This 40-character alphabetic field appears on a number of forms and reports. You can enter 
dashes, commas, and other special characters, but the system cannot search on them when you use this field to search for a name.

The person who originally entered the transaction.

The code that identifies a user profile.

The number that identifies the batch or interactive program (batch or interactive object). For example, the number of the Sales Order Entry 
interactive program is P4210, and the number of the Print Invoices batch process report is R42565. The program ID is a variable length value. 
It is assigned according to a structured syntax in the form TSSXXX, where: T The first character of the number is alphabetic and identifies the 
type, such as P for Program, R for Report, and so on. For example, the value P in the number P4210 indicates that the object is a 
program. SS The second and third characters of the number are numeric and identify the system code. For example, the value 42 in the number P4210 
indicates that this program belongs to system 42, which is the Sales Order Processing system. XXX The remaining characters of the numer are 
numeric and identify a unique program or report. For example, the value 10 in the number P4210 indicates that this is the Sales Order Entry 
program.

The date that specifies the last update to the file record.

The time that specifies when the program executed the last update to this record.

The code that identifies the work station ID that executed a particular job.

An option that specifies whether a customer or company is eligible to process receipts in the Accounts Receivable system using the 
automatic receipt processing programs.  On Receipts can be processed automatically for the customer or company. Off Receipts cannot be 
processed automatically for the customer or company. The option must be activated for both the customer and the company in the Accounts 
Receivable constants for the system to process automatic receipts.

This account number is used specifically in the Receipts and Adjustments program to record non-Accounts Receivable (General Ledger) 
receipts.  The video screen provides for the display/entry of the 26-digit account input number, which is interpreted and stored as the 8-digit 
account ID number (see Account Input Number - ANI).

A code that indicates which of the three general ledger account numbers is being used for data entry. Valid codes are:    1 The short ID 
number    2 The standard long account number    3 The long (unstructured, 24-byte number) You can also define special characters in the 
Accounting Constants file (F0009) to facilitate data entry. For example:    /     For the short account ID number    *     For the the unstructured account 
number    blank For the business unit-object-subsidiary number

An alphanumeric code that identifies a separate entity within a business for which you want to track costs. For example, a business unit 
might be a warehouse location, job, project, work center, branch, or plant. You can assign a business unit to a document, entity, or person for 
purposes of responsibility reporting. For example, the system provides reports of open accounts payable and accounts receivable by 
business unit to track equipment by responsible department. Business unit security might prevent you from viewing information about business units 
for which you have no authority.

A user defined code (00/ST) that is used with the Subledger field to identify the subledger type and how the system performs subledger 
editing. On the User Defined Codes form, the second line of the description controls how the system performs editing. This is either hard-coded 
or user defined. Valid values include: A Alphanumeric field, do not edit   N Numeric field, right justify and zero fill   C Alphanumeric field, right 
justify and blank fill  

A code that identifies a detailed, auxiliary account within a general ledger account. A subledger can be an equipment item number or an 
address book number. If you enter a subledger, you must also specify the subledger type.

An 8-digit number that uniquely identifies an asset.

A code that represents the currency of the company for a transaction. For a foreign currency transaction, this is the currency code of the 
domestic side of the transaction.

A value that specifies which method to use when converting from one currency to another. Valid values are:  Y  Multiplier method. The 
system multiplies the foreign amount by the multiplier exchange rate to calculate the domestic amount. Z Divisor method. The system divides the 
foreign amount by the divisor exchange rate to calculate the domestic amount.

An option that specifies the type of processing for an event.